Розділ 2. Алгоритм роботи зі зверненями громадян

2.1 Складання та подання звернень громадян до установ

До звернень громадян законом висуваються певні вимоги. Вони містяться уст. 5 Закону України «Про звернення громадян». Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненні питань.

Мова звернень може бути українською чи іншою, прийнятною для сторін. Рішення щодо звернення громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог чинного законодавства про мови.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання [ 12, с.23].

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через

уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подана як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинне бути підписана заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлена без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження[ 14, с.11].

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб або на підрозділ службового апарата.

15

Порядок діловодства за зверненнями громадян, що містять відомості, які становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Керівники організацій несуть особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян.

Всі звернення громадян централізовано реєструються у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з зверненням[ 7, с.75].

Журнальна форма допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 звернень і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Облік особистого прийому громадян ведеться так само на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Обліковуються також письмові звернення, подані на особистому прийомі.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації звернень, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення

Автоматизовані реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою [ 11, с.14].

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса,

16

місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст,

індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись організацією. склад зазначених елементів може бути за потреби розширений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання та інше.).

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа. Він складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшли. Реєстраційний індекс може бути доповнено й іншими позначками, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень.

Повторні звернення отримують черговий реєстраційний індекс, а у реєстраційно-контрольній картці при цьому зазначається номер першого звернення. На верхньому полі першого аркуша звернення робиться позначка «повторно» і додається все попереднє листування [ 1, с.14].

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж

організації (дублетні) обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з доданням порядкового номера через дріб .

В організаціях ведуться картотеки у разі використання карткової форми реєстрації звернення (за автоматизованої форми реєстрації формуються автоматизовані банки даних).

Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що існують в організації (вид та кількість картотек визначаються потребами забезпечення ї обліку, довідкової роботи, контролю за виконанням доручень за зверненнями, їх аналізом).

17

Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли звернення, за тематикою порушених у них питань[ 10, с.140].

У разі коли про результати розгляду письмових звернень необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

Після звернення громадян, після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за зверненнями, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Забороняється формування та зберігання справ у виконавця[ 3, с.35].

Документи у справах можуть бути розташовані у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення вкладається разом з відповідними

документами і повторними зверненнями у м'яку обкладинку, яка оформлюється за встановленою формою Обкладинка справи оформляється за встановленою формою.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Відповідальність за схоронність документів покладається на керівників організацій або інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.

18

Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичної довідки. В міру потреби складаються й поточні аналітичні довідки.

Організації зберігають звернення для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків[ 6, с.146].

Термін зберігання звернень як правило, становить 5 років, але загалом цей термін визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших звернень громадян.

Справи можуть зберігатися постійно (понад 10 років) або тимчасово (до 10років). Справи, що підлягають постійному зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Знищення звернень строк зберігання яких закінчився, проводиться у порядку, встановленому Державним комітетом архівів.

Класифікатор звернень громадян.

1. Характеристика звернень

1. За формою надходження

1.1. Поштою

1.2. На особистому прийомі

1.3. Через уповноважену особу

1.4. Через органи влади

19

1.5. Через засоби масової інформації

1.6. Від інших органів, установ, організацій

2. За ознакою надходження

2.1. Первинне

2.2. Повторне

2.3. Дублетне

2.4. Неодноразове

2.5. Масове

3. За видами

3.1. Пропозиція (зауваження)

3.2. Заява (клопотання)

3.3. Скарга

4. За статтю авторів звернень

4.1. Чоловіча

4.2. Жіноча

5. За суб'єктом

5.1. Індивідуальне

5.2. Колективне

5.3. Анонімне

6. За типом

6.1. Телеграма

6.2. Лист

6.3. Усне

Таблиця 2.1. Основні питання, що порушуються в зверненні

10	Промислова політика
20	Аграрна політика і земельні відносини
30	|Транспорт і зв'язок
40	|Економічна, цінова, інвестиційна, зовнішньоекономічна,регіональна політика та будівництво, підприємництво
50	Фінансова, податкова, митна політика
60	Соціальний захист
70	Праця і заробітна плата
80	Охорона здоров'я
90	Комунальне господарство
100	Житлова політика
110	Екологія та природні ресурси
120	Забезпечення дотримання законності та охорони правопорядку, реалізація прав і свобод громадян
130	Сім'я, діти, молодь, ґендерна рівність, фізична культура і спорт
140	Культура та культурна спадщина, туризм
150	Освіта, наукова, науково-технічна, інноваційна |діяльність та інтелектуальна власність
160	Інформаційна політика, діяльність засобів масової інформації
170	Діяльність об'єднань громадян, релігія та міжконфесійні відносини
180	Діяльність Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України
190	Діяльність центральних органів виконавчої влади
200	Діяльність місцевих органів виконавчої влади
210	Діяльність органів місцевого самоврядування
220	Обороноздатність, суверенітет, міждержавні і міжнаціональні відносини
230	Державне будівництво, адміністративно-територіальний Устрій
240	Факти корупції
250	Інше

Отже, можна зробити висновок, що звернення може бути усною чи письмовою, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Також звернення може бути подана як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). Письмове звернення повинна бути підписана заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлена без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб або на підрозділ службового апарата.