Система учета запасов
Системы учета запасов бывают периодическими и непериодическими. В периодической системе физический подсчет составляющих в запасах производится через определенные периоды времени (раз в неделю или в месяц), для того чтобы определить объем заказов по каждому наименованию.
Многие мелкие торговые точки используют следующий подход: менеджер периодически проверяет количество товаров на прилавках и на складе, чтобы определить объем наличных запасов. Затем менеджер определяет количество товара, необходимое на период до следующей поставки и, соответственно, определяет объем будущего заказа. Преимущество данной системы заключается в том, что заказы на большинство товаров производятся одновременно, а это дает экономию расходов на осуществление о доставку заказов. Однако в таких периодических проверках есть и некоторые неудобства. Одно из них – отсутствие контроля над запасами в периоды между проверками. Другое – необходимость поддерживать резервный запас на случай нехватки товара. Третье – приходится определять нужный объем и заказывать товар при каждой новой проверке запасов.
Непрерывная система (или постоянно действующая) учета материальных запасов на любой данный момент.
Когда объем наличных запасов достигает заранее определенного минимума, то производится пополнение запасов на фиксированное количество Q.
Очевидное преимущество этой системы – контроль за уровнем запасов, обеспеченный постоянным отслеживанием использования запасов. Другое преимущество – фиксированный объем возобновления заказов; руководство предприятия может определить экономичной партии заказа. Один из недостатков этого подхода – дополнительные расходы на ведение учетной документации. Кроме того, все же необходимо периодически производить физический подсчет запасов, чтобы корректировать учетные данные, с учетом возможных ошибок, мелких хищений, порчи других факторов, которые могут снизить действительный объем запасов. Примеры постоянного отслеживания изменений уровня запасов – банковские операции типа ведения текущего счета клиента (поступление и снятие сумм со счета).
Непрерывные системы могут быть и очень простыми, и чрезвычайно сложными.
Самая элементарная – это двух-бункерная система – запасы хранятся в двух контейнерах; заказ возобновляется в тот момент, когда опустеет первый контейнер.
Такая система удобна тем, что не надо каждый раз контролировать расходы запасов. Ее недостаток в том, что заказной ордер может быть не задействован по ряду причин (например, потерян, забыт или не отправлен вовремя).
Непрерывные системы учета могут быть серийными или синхронными. В серийной системе данные о запасах собираются периодически, и затем вводятся в систему. В синхронных системах все изменения фиксируются моментально. К таким системам можно отнести учет товара с использованием сканеров, считывающих штрих – коды, напечатанные на ценнике товара или его упаковке.
Прогнозы спроса и сроки исполнения заказов
Запасы создаются для удовлетворения спроса, поэтому жизненно важно иметь достаточно точную оценку объема и времени спроса. Точно также совершенно необходимо знать время исполнения заказа. Кроме того, менеджер должен знать в какой степени могут меняться показатели спроса и сроков исполнения заказов. (Время между подачей и получением заказа). Чем больше потенциальные отклонения, тем больше и необходимость в резервном запасе для снижения риска нехватки товара в период между поставками. Таким образом, существует прямая или разрывная связь между прогнозированием и управлением запасами.