14. Оригинальность и подлинность документов.

Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает первоначальный, самобытный.

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов. Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. "Умноженные" оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу. С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление "двукратных оригиналов". При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов это не один и тот же документ.

По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом.

Беловик – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

Термин «под­линник» в переводе с латинского означает «достоверный, действительный».

Подлинник официального док-та – первый или единственный экз. официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.

Среди подлинников различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки) рукою автора.

С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов.

Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи.

15. Копийность документа. Соотношение понятий «подлинник» и копия» применительно к машинограммам и электронным документам.

Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.

путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «ко­пия копии с копии» и т.п.

Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).

Дипломатические копии – их название происходит от слова «дип­ломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копия ЭД создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего ЭД.

Согласно ГОСТ "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники» Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.

Копия документа на машинном носителе – документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.