81. Приказы. Порядок составления и оформления приказов по личному составу.

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях.

Приказы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации, издающей документ;

- код организации - автора документа;

- название вида документа;

- дату и регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

Заголовок должен быть кратким, точным, раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с его названием. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании». Если приказ касается одного работника, то в заголовке указывается его фамилия. В конце заголовка точка не ставится.

К порядковым регистрационным номерам должны добавляться следующие дополнительные буквенные обозначения:

буква «к» (75 лет хранения) - к приказам о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных служебных командировках, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов), изменении фамилии;

буква «л» (3 года) - к приказам о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, служебных командировках.

Буквы «од» к регистрационным номерам приказов добавляться не должны.

В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п. Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не  указываются.

В некоторых случаях допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам, например, о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: «По личному составу».

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием является заявление работника о приеме на работу и трудовой договор, в других случаях  – соответствующие документы (заявления, докладные записки,  документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с  точкой.  Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных  документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству), исходя из их компетенции и содержания документа.

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен(а,ы)», после чего ставится двоеточие, личной подписи ознакомленного работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект  документа, а работнику после издания приказа  остается лишь расписаться в приказе и поставить дату. Виза ознакомления в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

 фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в винительном падеже, например: НИКОЛАЕВА Ивана Ивановича;

 наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника, НО: токарем 5 разряда.

 наименование структурного подразделения, в котором будет работать  принимаемый работник;

 дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.08.2001;

 вид приема – с предварительным испытанием, по контракту и др.;

 тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа или  делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

 фамилия, имя, отчество –  указываются в винительном падеже;

 наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

 наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится  (перемещается) работник.

 дата перевода (перемещения) – указывается с предлогом «с»;

 вид перевода;

 тарифная ставка (оклад);

 причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов «в связи».

Текст приказа об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:

 фамилия, имя, отчество – указываются в винительном падеже;

 наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

 дата увольнения,  указывается без предлога «с».

 причина  увольнения – указывается с использованием слов «в связи» и указанием пункта и статьи Трудового кодекса, по которым увольняется работник.

Кроме того, в тексте приказа об увольнении указываются основание прекращения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, по собственному желанию и др.) и период, за который использован очередной отпуск.

Текст приказа о предоставлении отпуска согласно УСОРД имеет следующую структуру:

 фамилия, имя, отчество – указываются в дательном падеже;

 наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

 вид отпуска (трудовой, социальный);

 количество календарных дней отпуска – указывается с предлогом «на»;

 даты начала и окончания отпуска – указываются с помощью предлогов «с» и «по»;

 период, за который предоставляется трудовой отпуск.