71. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в отраслях непроизводственной сферы (образование, здравоохранение, культура).

Особенности повторения документной информации учреждений непроизводственной сферы деятельности (отрасли образования, здравоохранения, культуры) также определены спецификой этих отраслей и их управления.

Специфика управления в области образования проявляется также в характере взаимоотношений государства и граждан, степени регулирования процесса обучения и воспитания детей со стороны органов управления, развитии общественных начал в управлении отраслью. Одна из ведущих функций деятельности учреждений системы образования – функция методического обеспечения – связана с разработкой методической документации, обобщением передового педагогического опыта, его распространением по всей системе учреждений отрасли. Это приводит к широкой повторяемости информации в таких видах документов, как рекомендации, разъяснения, особенно в областном и районном звеньях управления. Доклады учителей об опыте их работы могут дублироваться в методических кабинетах рай(гор)отделов образования и институтов переподготовки и повышения квалификации. Методическое обеспечение педагогического процесса тесно связано с обобщением передового опыта и широким анализом первичных документов, а, следовательно, и с аналитико-синтетическими формами повторяемости. Другая ведущая функция – контроль в области образования – тесно связана с постоянным наблюдением за учебно-воспитательной работой в школах и дошкольных учреждениях. Для основного комплекса информационно-аналитической документации, создающейся в результате осуществления этой функции, особенно характерны такие формы повторяемости, как внутриотраслевая дублетность, суммирование, обобщение.

Значительно повторение документной информации в ведомственных изданиях. Значительными тиражами издаются программные и ведомственные документы, подлинники которых находятся в фондах министерства образования и в НИИ в области образования.

Повторяемость документной информации системы учреждений здравоохранения особенно характерна для учетно-отчетной документации (статистическая отчетность является основой для системы здравоохранения и отличается большим разнообразием форм). Одни документы (истории болезни, медицинские карты, бланки анализов) отражают оперативный характер выполнения медицинскими учреждениями их основных функций. Другие документы (статистические отчеты) являются итоговыми документами и предполагают суммирование и обобщение информации первичных источников. При этом характер и степень обобщения определяются как уровнем конкретного звена системы, где документ был создан, так и целями создания документов. Статистические отчеты учреждений здравоохранения обобщаются в вышестоящих и других звеньях системы, что приводит к их повторению не только в документации учреждений здравоохранения, занимающихся вопросами управления в данной отрасли, но и в лечебно-методических центрах, принимающих непосредственное участие в подготовке этих отчетов. Происходит также широкое использование данных статотчетов в обзорах, справках, где анализируется информация, содержащая социально-экономические, санитарно-гигиенические характеристики определенной территории или отдельных групп населения. На основе статотчетов подготавливаются обзоры с анализом состояния различных областей здравоохранения.

¶В области культуры документная информация раскрывает единую культурно-воспитательную функцию общества и в то же время – многообразие форм ее проявления, отраженное в документах государственных учреждений, общественных объединений и личных фондах деятелей литературы и искусства. На явления повторяемости документной информации в области культуры оказывает влияние такой фактор, как управление отраслью в целом при широком участии в этом процессе художественной общественности. Следствием этого является многократное повторение документной информации госучреждений и творческих союзов как итог положительного решения многих вопросов художественного творчества в совместных документах. Управленческая документация, образующаяся в этой области, имеет специфику, так как управление культурой тесно соприкасается с художественным творчеством и его организацией. Это находит отражение в документах художественных советов, созданных при учреждениях культуры, в частичном повторении их информации в ОРД госучреждений культуры. Наблюдается определенная специфика повторяемости информации в документах коллегиальных органов учреждений культуры. Здесь наряду с традиционной повторяемостью информации в управленческих документах, отражающих стадию подготовки и предварительного обсуждения вопросов в рамках данного учреждения, происходит частичное повторение информации различных творческих конференций и совещаний, предшествующих проведению коллегии Министерства культуры. Это связано с тем, что в руководстве в области культуры большая роль принадлежит квалифицированным рекомендациям, основанным на глубоком анализе явлений культурной жизни и обобщении опыта работы с творческой интеллигенцией.

Коллегиальность и широкая общественная гласность в решении вопросов управления культурой обуславливают специфику образования документной информации и ее широкое повторение в фондах творческих союзов. Документная информация госучреждений и творческих союзов частично повторяется в ведомственных изданиях, широкой печати и т.д. С созданием произведений искусства связана и воспитательная сторона деятельности учреждений культуры, широкая пропаганда лучших произведений искусства через СМИ. Отсюда – широкое повторение документной информации в фондах учреждений культуры, в печатных изданиях (решения коллегии, статьи к каталогам, выступления художников и искусствоведов на творческих дискуссиях, стенограммы творческих съездов и т.д.).

Повторение информации имеет место и в других сферах общественной деятельности. Однако в таких отраслях, как сельское хозяйство, промышленность это не находит такого широкого распространения, как в области образования и культуры.