69. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией.

Изучение природы повторяемости документной информации и установление основных положений отбора предполагает выявление объективных факторов, влияющих на повторение и конкретные формы его проявления в документах.

Всем документам системы в целом присущи общие черты, обусловленные единством принципов управления:

1) централизации управления;

2) последовательно-поэтапной его организацией в соответствии с иерархией различных уровней управления;

3) двойным характером подчинения;

4) цикличным характером управления (в соответствии с организацией выполнения долгосрочных, перспективных, годовых планов);

5) единой системой планирования, финансирования, учета, отчетности;

6) единством общих правил документирования управления.

На возникновение документов с повторяющейся информацией оказывают существенное воздействие, прежде всего, характер и направленность связей управления, руководства и подчинения, соподчинения, координации и взаимного согласования, а также характер документируемых функций управления.

Под связью руководства и подчинения понимаются прямые и обратные связи по вертикали между управляющими органами и управляемыми объектами.

Соподчинение – связи учреждений с функциональными органами и органами общей компетенции (районные и городские исполнительные комитеты и т.д.).

Координации и взаимного согласования – связи между однотипными учреждениями и структурными подразделениями.

Связи между учреждениями отрасли строятся на основе тесного взаимодействия управляющего органа и управляемых объектов. Их конкретным выражением является движение документов от управляющих органов через другие нижестоящие звенья управления и управляемые объекты и наоборот. Т.о., принцип централизации управления (раскрывающий связи руководства и подчинения) и принцип двойного подчинения (характеризующий связи соподчинения и координации) раскрывают основные законы в области управления и оказывают воздействие на распределение информации в любой системе управления.

Общей чертой для всех систем является проведение в жизнь директивных программных документов Президента, правительства, вышестоящих органов отрасли. При передаче информации наблюдается ее широкое повторение, главным образом в форме цитирования, изложения с последующей конкретизацией задач для каждого звена управления (документация каждого последующего звена конкретизирует задание директивного документа в пределах своей компетенции и является основой для принятия соответствующего решения нижестоящим звеном).

Каждому звену управления присущи свой необходимый оптимальный уровень информации и соответствующая степень ее концентрации. В процессе осуществления связи руководства и подчинения происходит развертывание информации внутри звена, т.е. по горизонтали (распределение информации в территориальном разрезе), в результате чего происходит ее повторяемость между учреждениями одного звена территориального управления, а также и в пределах структурных подразделений учреждения.

Следует учитывать, что уровень централизации различных отраслей не одинаков. В результате осуществления связей соподчинения, координации и взаимного согласования происходит повторение документной информации между отраслевыми учреждениями различных систем, между отраслевыми и функциональными учреждениями и т.д. На основании анализа характера связей и отношений документов в процессе внутреннего и внешнего документооборота устанавливается уровень повторяемости документной информации:

Ø внутриучрежденческий; Ø внутриотраслевой; Ø межотраслевой.

Единая организация управления обуславливает общность ведущих функций управления для всех отраслей экономики независимо от их специфики. При их документировании создается значительный комплекс документов с повторяющейся информацией на всех уровнях отраслевого управления. Повторение информации в системах ОРД, плановой документации, учетно-отчетной документации имеет свои особенности, играющие определенную роль при отборе. ОРД содержит и передает информацию законодательных актов и иных нормативных правовых актов. На этой основе создается и передается в системе отраслевого управления новая информация, развивающая и конкретизирующая информацию директивного документа и информация по его исполнению. Повторяемость информации плановых и учетно-отчетных документов – в результате строгой периодичности ее возникновения и подчиненности нижестоящих звеньев управления вышестоящим. Эти документы отличаются строгим единообразием оформления плановых, учетно-отчетных показателей, преемственностью этих показателей.

Различие в характере, видах и формах повторяемости документной информации объясняется также многообразием целей ее использования в процессе управления. Одна и та же информация первичного документа может быть использована с различной степенью полноты в управленческом решении, докладе, письме, что приводит к ее многократному повторению, но различного характера, вида и формы. Характерно, что чем выше централизация управления системой, чем определеннее и четче каналы движения информации и формы ее документирования, тем стабильнее формы ее повторяемости.

Единство принципов в организации государственного управления требует, чтобы конкретные функции управления оформлялись определенными видами (разновидностями) документов. Вследствие этого с определенными видами (разновидностями) документов связаны те или иные формы повторения. Так, функция планирования осуществляется посредством плановых документов. Для плановых и учетно-отчетных документов характерна аналитико-синтетическая переработка их данных на всех стадиях работы с документами на всех уровнях управления. Для ОРД характерна зависимость тех или иных форм повторения от связей учреждений в системе управления, в результате которых эти документы создаются. Если распорядительный документ создается во исполнение директивного документа, поступившего из вышестоящего учреждения, то наблюдается цитирование или изложение информации инициативного документа с последующей конкретизацией. Если распорядительный документ создается на основе аналитических документов, то имеют место, как правило, более сложные формы повторения, например, обобщение.

Повторяемость документной информации в процессе управления – не стихийный процесс.