67. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.

Ценность документа – информационные возможности документа, обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение (Словарь современной архивной терминологии социалистич. стран 1982).

Согласно «Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, внешнюю политику государства, работу госаппарата, а также производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный определенным сроком хранения (документы постоянного хранения). Другие документы содержат сведения, необходимые для текущей практической деятельности учреждений и отдельных граждан. Документы научного значения должны храниться вечно в государственных архивах. Док-ты справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении срока возможного их использования уничтожаются.

Работа по отбору док-ов начала проводиться в 1 половине XIX века в связи с переполнением ведомственных архивов документами. Тогда ЭЦД не называлась экспертизой и не была ею в современном понимании этого слова. Задачи ЭЦД были несравненно уже. На хранение отбирались те документы, которые не потеряли практического значения для деятельности учреждения. Остальное уничтожалось, тем самым хранилища освобождались от «излишних» документов. Такая ЭЦД именовалась «разработкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг». Док-ты подвергались «разработке» не систематически, а по мере накопления. Каждое ведомство имело свои правила хранения и уничтожения «решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, разработано не было (начали формулироваться в 20-х годах ХХ по 70-е).

Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов. Департаментом по архивам и ДП ведутся общие списки организаций – источников пополнения государственных архивов.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д. Насколько информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

2) значение лица в жизни общества;

3) время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

1) значимость события, явления, предмета, отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;

3) целевое назначение, вид и разновидность документа;

4) подлинность.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов (наличие подписей, дат, политические, художественные, языковые и другие особенности);

2) особенности материальной основы документа и его физического состояния.