66. Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования. Создание баз и банков данных. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Возможности регулирования процессов документообразования в определенной мере связаны с регламентацией документационных процессов в социально-экономических системах управления. Эта регламентация отражается в правовых актах. Правовое регулирование процессов документообразования осуществляется на общегосударственном, ведомственном (отраслевом), и локальном (конкретная организация) уровнях.

Формы правового регулирования:

1) на общегосударственном уровне: законодательство Республики Беларусь. Основу нормативной регламентации делопроизводства в современных условиях составляет Инструкция по делопроизводству. Комплексное регулирование жизненного цикла документа осуществляется Инструкцией. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 года «Об электронном документе». Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10 января 2000 г. (с изм. и доп. от 4 января 2002 г.). Кроме актов законодательства регулирование осуществляется через нормативно-правовые акты РБ, гос. стандарты, общегосударственные классификаторы документов, УСД, единый тарифно-квалификационный справочник должностей и служащих.

2) на отраслевом уровне (ведомственном): ведомственные инструкции по делопроизводству для организаций данной системы на основе Инструкции по делопроизводству. Типовые могут быть использованы в однотипных организациях отрасли, а на основании примерной инструкции подчиненные органы разрабатывают свои конкретные инструкции. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, отраслевые документы, УСД, классификаторы информации и документов, квалификационные справочники должностей работников и т.д.

3) уровень организации (локальный): устав организации (положение об организации). Инструкции по делопроизводству данной организации. Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работника, табели, альбомы форм документов, классификаторы направлений деятельности организации и т.п. Они утвержд-ся руков-ем и приобретают статус правовых актов.

Реальным методом сокращения объема документации является также построение эффективных ИПС. Согласно Закону РБ «Об информатизации» База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных в определенном порядке на машинных носителях. Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько БД и систему управления ими. Возможность легкого доступа работников организации к таким данным и оперативного поиска необходимых документов позволяет не только существенно сократить время на поиск информации, но и избежать создания дублетных копий документов. Например, в организации, как правило, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами по месту их формирования: в отделе кадров или канцелярии (первый экземпляр), а копии – в бухгалтерии, отделе труда и заработной платы, возможно, в планово-экономическом отделе. Причина такой многотиражности заключается в трудности поиска.

Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, а при использовании компьютеров дает возможность получить любую информацию на своем рабочем месте по сети.

Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

– при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

– при решении оперативных вопросов по телефону на инициативный письменный документ (на нем и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении документа (указывается, каким образом решен вопрос) и направлении в дело).