64. Типизация форм документов.

Одним из направлений повышения качества документной информации при сокращении количества форм стала типизация текстов документов. Исследователи считали, что использование типовых текстов дает экономию 40-50 % времени, затрачиваемого на составление документов. Еще более значительный эффект приносит использование трафаретных документов, время составления которых сокращается до 4-х раз. Количество же документов, нуждающихся в трафаретизации, оценивается для различных организаций до 45 % общего объема документации, в органах материально-технического снабжения – до 55 %.

В процессе типизации отбираются только те показатели, которые необходимы для осуществления процессов управления, закрепляется место их расположения в документе, вырабатываются требования к созданию документов на основании типовых форм.

Типизация – выделение одной типовой формы из нескольких документов. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

Работа по типизации документов получила свое логическое продолжение в деятельности по унификации и стандартизации документов и систем документации. Унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения, является основным методом упорядочения документообразования. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламента пользования ими. На сегодняшний день ОК РБ 010-95 предусмотрена разработка 13 УСД. В них определены 67 видов унифицированных документов.

65. Научная концепция межотраслевой унификации форм управленческих документов. Делопроизводственный и системный подходы.

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов: оригинальные (неповторяющиеся) и однотипные, т.е. повторяющиеся. Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме. Для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач могут быть разработаны как технологии их решения, так и формы представления информации.

Оптимизация процессов управления предполагает и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация.

Впервые идея унификации и стандартизации применяемых форм документов была реализована в ЕГСД. Значительные объемы видов и разновидностей документов в сфере управления привели к необходимости строгого ограничения системы документов, стандартизируемых в ЕГСД. В основу установления границ системы был положен «критерий политики», который предусматривает первоочередной отбор групп документов, имеющих наибольшее принципиальное значение в сфере управления. Этот критерий позволяет закрепить строго определенные формы деятельности аппарата управления, что является одним из условий успешного функционирования государственных органов.

При конкретном наполнении системы разработчики руководствовались тремя критериями:

1) правовая обусловленность издания данного вида документа. Главным образом этот критерий касается правовых актов, издание которых закреплено в соответствующих юридических нормах. Что касается внеправовых документов, для них определяющим моментом была наибольшая распространенность в управленческой деятельности;

2) перспективность документа с точки зрения развития способов документирования и внедрения машинной обработки информации. Например, стенограмма вытесняется магнитным или иным способом записи, т.о. стенограмма бесперспективна с точки зрения позиций стандартизации;

3) критерий историзма. Т.е. выявление и использование устойчивых форм документов, имеющих историческую традицию. Известно, что попытка внедрить в 1920-е гг. элементы формуляров документов, применявшихся в Германии, провалилась именно в силу исторической традиции в России (СССР).

Стандартами реализована не только межвидовая унификация формы документов, но, что особенно важно, сделана попытка нормализовать некоторые стороны управленческой деятельности. Она выражена, например, в определении конкретного состава информации документа.

Аналогичные принципы были реализованы позднее при создании ГСДОУ, Примерной инструкции по делопроизводству 1995 г. и т.п.

Делопроизводственный подход базировался на опыте предшествующих периодов и ориентировался на традиции делопроизводства и устоявшиеся методы работы с документами. Он характерен тем, что документы рассматривались преимущественно с точки зрения их организации (т.е. учета, хранения, поиска) в текущем делопроизводстве. Кроме того, что не менее важно, в орбиту изучения попадала лишь часть документов, так или иначе проходящих через делопроизводственные подразделения. А это преимущественно переписка и распорядительная документация. При делопроизводственном подходе информационная сущность документа не затрагивалась. Активное воздействие – лишь на процессы, происходящие с уже составленными документами.

В начале 1970-х гг. в документоведении на смену делопроизводственному приходит подход, получивший название системного.

При системном подходе документ рассматривается как информационная система, возникающая в качестве средства достижения тех или иных уровней управления заданной ему цели. Научные исследования направлены на информационную сущность документа, при чем каждый документ или вид документа рассматривается не изолировано, а в комплексе. Безусловно, вопрос организации документов по-прежнему остается в поле зрения документоведения. Подход заключается в переходе от использования только качественных, во многом интуитивно описательных характеристик документов к количественным, позволяющим более точно и с меньшей долей субъективности оценивать объект исследования и дающим возможность сопряжения документоведения с техническими и экономическими отраслями знаний. Например, количественные характеристики используются при построении формуляров документов и размещении реквизитов, при определении необходимости документированной информации и в установлении целесообразности тех или иных рационализаторских работ.