62. Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов.

Отмечая объективные факторы возрастания объема документооборота, необходимо определить причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов:

1) неупорядоченность систем документации и систем документирования. Одним из действенных способов упорядочения систем документации и систем документирования является унификация и стандартизация документов. На сегодняшний день согласно ОК РБ 010-95 «Унифицированный документ» предусмотрено функционирование 13 унифицированных систем документации, определены 67 видов управленческих документов. Однако на практике продолжают применяться виды документов, в которых нет необходимости: так, администрации производственных объединений и предприятий издают всякого рода руководства, циркуляры.

2) возможности в управлении непредвиденной ситуацией отклонения от определенных норм. Письмо – это наиболее свободная форма документа, составленного не по установленной схеме. Формализовать письмо крайне сложно. Не случайно УСОРД содержит лишь одну УФ письма, а в ОК РБ письмо как вид документа отсутствует вовсе.

4) дополнительный документооборот возникает в связи с некачественной подготовкой проектов документов. Большой поток документов возникает при издании или принятии некачественных НПА, вызывающих лавину запросов и разъяснений. В 2000 г. Министерством труда была утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек, согласно которой трудовая книжка должна заверяться гербовой печатью, однако негосударственные организации не имеют права на использование гербовых печатей, в связи с чем в Министерство труда последовало огромное количество запросов;

5) несовершенство нормативной регламентации процесса документирования и документооборота: В Законе «О нормативных правовых актах Республики Беларусь говорится об утверждении некоторых НПА другими НПА. До введения этой нормы использовался гриф утверждения должностным лицом. Теперь же необходимо готовить лишний документ, не содержащий дополнительной информации для управления, регистрировать его в установленном порядке и т.д.

6) желание перестраховаться при принятии управленческого решения: внешнее согласование осуществляется много раз, нередки случаи, когда согласование – это перестраховка, не вызванная деловой необходимостью;

7) низкая квалификация работников, их незаинтересованность в результатах труда отражается в незнании работниками аппарата управления требований, предъявляемых к делопроизводству, неумении грамотно готовить и оформлять документ, в недостаточной квалификации руководителей служб ДОУ, в их неумении и нежелании внедрять и применять оптимальные приемы и методы организации документооборота и в целом делопроизводства. В результате документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях.

63. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов.

Выявление факторов, определяющих необходимый комплекс документов, нужно для того, чтобы иметь возможность влиять на процессы документообразования. Среди таких факторов нужно назвать следующие:

1) реализация функций управления, которыми наделен соответствующий орган управления (круг вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности). Например, право принимать решения, обязательные для исполнения, которым наделен любой орган управления, приводит к созданию распорядительных документов. Чем больше функций у органа, тем большее количество управленческих решений будет им приниматься и фиксироваться в документах.

2) организационные формы управления (порядок решения вопросов в организации): на основе коллегиальности или на основе единоначалия;

3) объем и характер взаимосвязей с другими организациями;

4) необходимость юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления. Это предопределяет создание группы документов, в том числе договорной документации, документации, регулирующей трудовые отношения. Значение этих документов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении юридических действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение.

5) законодательство. Необходимость документального юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления и в других сферах, во многих случаях диктуется законодательством. В ряде НПА закреплена необходимость создания определенного минимума документов. Совершенствование законодательства – один из путей сокращения документооборота;

6) необходимость обеспечения реализации законных прав и интересов граждан. Например, документы, создаваемые согласно трудовому законодательству необходимы не только для закрепления действующих трудовых отношений, но используются для начисления пенсий, пособий, исполнения социально-правовых запросов граждан. В связи с этим безусловна необходимость предоставления от ликвидируемой организации справки о сдаче документов в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного или распорядительного органа. До введения этой нормы в 1997 г. многие документы коммерческих организаций были уничтожены или утеряны, в связи с чем работники не могут подтвердить стаж и размер пенсий;

7) необходимость оперативного восприятия документированной информации. Стремясь к сокращению документооборота, ряд организаций создает сложные документы. Они передаются сотрудникам, что вызывает необходимость снятия копий и т.д.;

8) фактор информационной емкости документа, полноты отражения в документе информации, необходимой для осуществления управленческих функций. Документ должен содержать необходимый минимум информации для осуществления управления

9) объем и характер компетенции организации