60. Необходимость регулирования процессов документообразования.

Каждый документ выполняет в той или иной мере социальную функцию. Социальные свойства документа неотделимы от его информационного свойства (информационной функции). По своей сути оба свойства являются двумя сторонами одного предмета, который не может существовать без какого-либо из них. Информационные свойства документа исследуются разными науками. В документоведении они используются в первую очередь в социально-экономическом управлении. Под социально-экономическим управлением понимается деятельность различных органов государственного, хозяйственного, общего управления, направленная на выполнение закрепленных за ними функций общественного и экономического управления. Информационная функция документов в социально-экономическом управлении реализуется в процессе делопроизводства и архивного хранения. Процесс делопроизводства является информационным процессом или, по крайней мере, составной частью информационного процесса, обеспечивающим социальную функцию управления, а именно организацию и координацию отношений людей в общественном производстве.

Суть управления заключается в принятии решений на основе полученной и переработанной информации и в передаче их управляемым объектам. В настоящее время управленческие решения принимаются преимущественно в виде документов, получаемых на основе перерабатываемой информации, поступающей как от управляемой части системы, так и от других смежных систем (в виде документов).

Функции управления в широком смысле отражают цели и содержание деятельности органов управления и являются определяющим условием по отношению к составным элементам управленческой деятельности, к элементам правового статуса органа, к организационным формам субъекта управления. Составом функций и задач управления определяется содержание и состав документа. Совершенствование управления представляет собой решение комплекса различных задач, в число которых входит создание эффективного ДОУ. Суть управления заключается в принятии решений на основе получаемой и перерабатываемой информации, и передаче их управляемым объектам. Непрерывное усложнение производства, расширение его масштабов вызывает увеличение объемов информации, необходимой для успешного управления.

Совокупность документов, применяемых при оформлении действий органов управления во всех сферах экономики, называется управленческой документацией.

Одним из условий повышения уровня эффективности управленческого труда является совершенствование документации. Данные анализа, проведенного на промышленных предприятиях, показывают, что часто затраты труда на документирование составляют более 1/3 всех затрат времени управленческих работников в отделах и цехах. Возрастание масштабов производства, развитие специализации и кооперирование ведут к увеличению потока информации, к усложнению связей между подразделениями сферы управления. В этих условиях особое значение приобретает качество документа как носителя информации. На первый план выдвигаются требования повышения информативности, унификации документов как по форме, так и по содержанию. Результатом неупорядоченности документообразования является низкое качество документов в сфере управления, что снижает его действенность в осуществлении управленческих процессов. Таким образом, основную функциональную задачу документа, его социальную функцию, можно обозначить как оптимизацию документообразования в различных сферах деятельности.