58. Организационное обеспечение унификации текстов документов.

Унификация текстов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:

- государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов РБ по делопроизводству;

- общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации РБ, Общегосударственного классификатора РБ «Унифицированные документы»;

- унифицированных систем документации;

- уставов (положений) организаций;

- распорядительных документов руководства организации;

- инструкций по ДОУ;

- табеля форм документов, создаваемых в организации;

- номенклатуры дел организации.

Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1)Работники службы ДОУ;

2) Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

-цели унификации и ее место в ДОУ;

-специфика ОДС;

-требования к композиционной структуре документов;

-основные методы унификации текстов управленческих документов;

-формы представления унифицированных текстов и др.

Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:

1)определение объекта унификации;

2)анализ текстов документов и обобщение его результатов;

3)подготовка унифицированных форм документов;

4)формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

5)утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

59. Формы представления текста унифицированных документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде:

- связного текста (типовой текст);

- трафаретного текста (трафарет);

- анкеты;

- таблицы;

- соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации.

Связный текст содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов.

В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, используется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа.

Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. Следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная инфор-ия в док-те представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию.

Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для заполнения их переменной информацией, расположены вертикально.

Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.

Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.

Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.