- •1. Понятие документоведения. Объект и предмет документоведения. Методы исследования документоведческих проблем. Связь документоведения с другими дисциплинами.
- •4. Понятие «документ» в его историческом развитии. Современное содержание понятия «документ». Правовой, управленческий, исторический аспекты документа.
- •5. Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации.
- •6. Функции документов.
- •7. Понятия «метод», «способ» и «средства» документирования. Кодирование информации.
- •8. Развитие текстового документирования.
- •9. Техническое документирование.
- •10. Научно-техническая документация: понятие, виды.
- •11. Фотофонокинодокументирование. Аудиовизуальные документы.
- •12. Электронный документ: понятие, структура.
- •13. Современные способы документирования с использованием новых технологий. Материальные носители информации.
- •14. Оригинальность и подлинность документов.
- •15. Копийность документа. Соотношение понятий «подлинник» и копия» применительно к машинограммам и электронным документам.
- •16. Оригинальность и копийность аудиовизуальных документов.
- •17. Оригинальность и копийность электронных документов.
- •18. Формуляр документа: понятие, структура, виды.
- •19. Формуляр современного управленческого док-та и его составные части.
- •20. Формуляр текстового документа XVI – XVII вв. Обозначение вида, автора, адресата в документах XVI – XVII вв.
- •21. Оформление текста, места составления, даты, удостоверяющих реквизитов в документах XVI – XVII вв.
- •22. Формуляр текстового документа XVIII в. Обозначение вида и автора в документах XVIII в.
- •23. Оформление адресата, даты, удостоверяющих реквизитов, отметок в документах XVIII вв.
- •24. Формуляр текстового документа XIX – начала XX вв. Оформление текста, обозначение вида в документах XIX – начала XX вв.
- •25. Оформление автора, даты, адресата, удостоверяющих реквизитов и отметок в документах XIX – начала XX вв.
- •26. Формуляр текстового документа советской эпохи. Развитие формуляра в 20-30-ые гг.
- •27. Основные направления совершенствования документации в 60-80 гг. Хх в
- •28. Основные тенденции и направления в документировании и организации работы с документами в период вкл.
- •29. Особенности ведения делопроизводства, система документирования, методы работы с документами в приказах и коллегиях. Генеральный регламент.
- •30. Особенности ведения делопроизводства, система документирования, методы работы с документами в министерствах Российской империи.
- •31. Бланк документа. Виды бланков. Состав реквизитов бланка для письма.
- •32. Состав реквизитов общего бланка. Требования к оформлению, изготовлению и учету бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
- •33. Требования к оформлению реквизита «Адресат». Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.
- •34. Требования к оформлению реквизита «Подпись». Правила подписания различных видов документов.
- •35. Утверждение документов. Требования к оформлению реквизита «Гриф утверждения».
- •36. Внутреннее согласование документов. Требования к оформлению реквизита «Визы».
- •37. Внешнее согласование документов. Требования к оформлению реквизита «Гриф согласования».
- •38. Назначение реквизита «Заголовок к тексту документа». Требования к его оформлению.
- •40. Печать и ее назначение. Виды печатей. Порядок проставления печатей на документах.
- •39. Назначение реквизита «Резолюция», его место на документе. Требования к оформлению резолюции.
- •41. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.
- •42. Заверение копий. Особенности оформления реквизита «Отметка о заверении копии» при заверении различных видов копий.
- •44. Юридическая сила документов. Оформление реквизитов, которые придают юридическую силу документу.
- •45. Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.
- •46. Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.
- •47. Понятие «система документации». Признаки системы документации.
- •48. Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации вкл.
- •49. Развитие систем документации в Российской империи и на современном этапе.
- •50. Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов. Развитие унификации и стандартизации документов.
- •51. Принципы унификации и стандартизации документов.
- •52. Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав усд, содержание работ по унификации документации.
- •53. Унифицированная система орд.
- •54. Формуляр-образец: понятие, назначение, основные требования к построению.
- •56. Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые уфд, уфд предприятия. Альбом форм унифицированных документов.
- •57. Унификация текста документа: понятие, решаемые задачи, методы.
- •58. Организационное обеспечение унификации текстов документов.
- •59. Формы представления текста унифицированных документов.
- •60. Необходимость регулирования процессов документообразования.
- •61. Факторы, обуславливающие закономерности документообразования.
- •62. Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов.
- •63. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов.
- •64. Типизация форм документов.
- •65. Научная концепция межотраслевой унификации форм управленческих документов. Делопроизводственный и системный подходы.
- •66. Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования. Создание баз и банков данных. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.
- •67. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.
- •68. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости. Понятие «поглощенный документ».
- •69. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией.
- •70. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в отраслях промышленности и сельского хозяйства.
- •71. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в отраслях непроизводственной сферы (образование, здравоохранение, культура).
- •72. Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах. Выборочная оценка документов.
- •73. Специальные критерии оценки научно-технической документации.
- •74. Критерии ценности аудиовизуальных документов.
- •75. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы и комплекты специальной документации.
- •76. Сложные комплексы документов. Понятия «документальный фонд», «архивный фонд», «архивный фонд личного происхождения», «объединенный архивный фонд», «архивная коллекция».
- •77. Понятия «архив», «Национальный архивный фонд Республики Беларусь». Государственная и негосударственная части наф.
- •78. Виды архивов. Государственные и ведомственные архивы. Архивы негосударственной части наф.
- •79. Содержание понятия «управление документацией». Жизненный цикл документа, его основные стадии. Отечественный и иностранный опыт в управлении документацией
- •80. Приказы. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.
- •81. Приказы. Порядок составления и оформления приказов по личному составу.
- •82. Распоряжения. Порядок составления и оформления распоряжений по основной деятельности.
- •83. Указания. Порядок составления и оформления указаний.
- •84. Постановления и решения. Порядок составления и оформления постановлений и решений.
- •85. Протокол. Виды протоколов, порядок их составления и оформлении.
- •86. Акты. Порядок составления и оформления актов.
- •87. Справки. Виды справок, порядок их составления и оформления.
- •88. Докладные и объяснительные записки. Порядок их составления и оформления.
- •89. Письма. Виды писем, порядок их составления и оформления.
- •90. Телеграмма и телефонограмма. Порядок их составления и оформления.
57. Унификация текста документа: понятие, решаемые задачи, методы.
Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение эффект-ти функционирования документов в сфере управления.
Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:
- упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
- унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
- сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
- использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
- ускорить процессы принятия управленческих решений.
Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие этапы:
- определение объекта унификации;
- анализ текстов документов и обобщение его результатов;
- подготовка унифицированных форм документов;
- формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
- утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.
В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.
При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.
Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:
унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;
унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;
разработка унифицированных текстов в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.
Одним из средств унификации текста является формализация текста.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.