52. Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав усд, содержание работ по унификации документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Основные задачи УСД:

1) систематизация форм документов;

2) взаимосвязь содержащихся в них технико-экон. показателей;

3) регламентация состава, видов и разновидностей документов;

4) рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей.

УСД включают:

унифицированные формы документов (совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке);

документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями СНГ;

стандарты и руководящие документы РБ, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

При унификации документации проводят следующие работы: устанавливают номенклатуру действующих форм; строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; устанавливают общие синтаксические правила построения документа; устанавливают методы контроля исполнения документов.

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные системы документации: организационно-распоряд-ой; первичной учетной документации; банковской; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.

53. Унифицированная система орд.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция УСОРД.

УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Организационно­-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

В настоящее время в состав УСОРД  входят:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;

пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;

альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию дея­тельности организации;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:

акт;

график;

докладную записку;

объяснительную записку;

должностную инструкцию;

заявление;

положение;

представление;

правила;

письмо-­запрос;

протокол;

приказ;

структуру и штатную численность;

решение;

уведомление;

устав.