48. Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации вкл.

Система докумен-ции, как и документ – следствие исторического развития. С развитием государства и его аппарата управления отдельные докуме6нты приобретают новое качественное значение. Постепенно из некогда единой системы документации в силу развития специализации и дифференциации управления в отраслевых и функциональных направлениях выделились спец. системы документации, обслуживающие отдельные функции или отрасли деятельности государства. Процесс дифференциации систем документации применительно к дифференциации управления привел к выделению системы общего делопроизводства. Документирование по общим вопросам управления охватывает основную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникших при документальном оформлении этой деятельности – общая документация. Параллельно выделяются спец. системы документации, в которых отражаются отдельные функции управления: система учетной, военной, судебной, финансовой документации и др. Складывание в Беларуси спец. систем документации относится к 15-16 вв. Отсутствие в ВКЛ центральных спец. органов управления государством обусловило отсутствие отраслевых систем документации за исключением судебной документации в некоторой степени. Спец. системы документации носили функциональный характер. Усложнение задач управления привело к изменениям в составе и содержании систем.

В XV-XVIII вв. практически сформировались системы специальной документации – учетной, военной, дипломатической. Особое развитие получила судебная документация.

Судебная документация в ВКЛ получила широкое распространение, правила ее оформления, движения, хранения регламентировались законом. Ее состав не исчерпывался позвами, выписками, выроками и пр. К судебной документации относилось огромное количество разнообразных документов: «листы заповедные» (разрешение на отсрочку явки в суд), «листы к отволоченыо права» (предписание прекратить судебное разбирательство или отложить его), «листы поминательные» («напоминание» ответчику самостоятельно совершить правосудие в своем имении и возместить ущерб без вызова в суд), «листы отвороные» (имели различное значение: информировали о невозможности явки стороны в суд по болезни; направлялись господарю при оказании сопротивления суду; посылались в соседний повет на исполнение судебного постановления др.), «листы умоцованые» (доверенность адвокату на право представлять сторону в суде) и многие другие.

Копии основных документов, возникавших в процессе судебного разбирательства, вписывались в специальные судебные книги. Запись документа в книгу придавала ему юридическую силу.

Доминирующее значение судебной документации в делопроизводстве ВКЛ определялось, главным образом, особенностями организации государственной власти, ограничивавшей свое вмешательство в частную жизнь шляхетского, городского сословий, духовенства, в силу чего большую часть своих проблем они должны были решать не в органах государственного управления (центральных или местных), а в суде, отстаивая там свои интересы.

Укрепление государства, развитие хозяйственно-экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по двум основным направлениям: бухгалтерский и статистико-экономический учет. Бухгалтерский учет показывает состояние денежных и материальных ценностей, статистический – количественные показатели массовых явлений. Обе подсистемы учетной документации находились еще в стадии формирования, тесно переплетаясь друг с другом, поэтому говорить о реальном выделении бухгалтерской и статистической документации можно лишь ближе к XVIII в., хотя определенные тенденции в этой области наметились уже в XVI в.

Бухгалтерская документация в 16 в. состояла из двух групп документов: приходно-расходных книг (книги аренд, реестры отправ, мытные книги и др.) и оправдательных документов («квиты» (ассигнации), «квитации», «вызнанья» (расписка)).

В отличие от бухгалтерского учета, статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни. Основные функции, которые выполняли документы статистического учета в ВКЛ, – определение предполагаемых доходов государства и частных лиц, контроль хозяйственной деятельности, определение военных возможностей государства. Зарождение статистического учета в ВКЛ относится к XVI в. В это время видами статистических документов были всевозможные «полисы», «реестры», «инвентари» и т.д.

Главной особенностью внешнеполит-их отношений ВКЛ явилось то, что они, начиная с XVI в., ограничивались исключительно Московским государством и Крымским ханством. Все это, естественно, повлияло на характер и содержание дипломатической документации ВКЛ в XVI-XVIII вв. Основной вид дипломатических документов и это время – договорные грамоты с иностранными государствами. Обязательными реквизитами договорных грамот были господарская подпись и печать. Взаимные отношения государств фиксировались кроме договорных грамот в листах «докончальных», или «перемирных», «присяжных», «отказных», «утверженьях» (ратификационных грамотах) и др. Документация послов включала в себя «науки» (инструкции) послам и гонцам, отправлявшимся за границу, «верющие», «глейтовные» и «опасные» (охранные) листы, выдававшиеся иностранным послам, а также ответы послам.

В XVII и, особенно, XVIII вв. на формы дипломатической документации оказали влияние нормы международного права. В документировании отношений с иностранными государствами появляются такие виды документов, как конвенции (соглашения по отдельным вопросам), протоколы (различные приложения к договорам), ноты и меморандумы (документация дипломатических представителей) и др.

Военная документация получила значительное развитие в ВКЛ, что было связано с непрерывными войнами, которые пришлось вести государству. Письменное делопроизводство по военной части велось служащими государственной канцелярии Великого княжества, в архиве которой хранились и все основные документы. В целом можно выделить три основные категории документов военного характера: 1) военное законодательство (в форме господарских устав и сеймовых ухвал, выдававшихся гетману при выступлении войска в поход); 2) организационно-распорядительные документы («листы военные» (повестки), донесения гетманов о наказании и поощрении шляхтичей за службу, листы, выданные негодным к военной службе, подтверждающие листы, выдававшиеся гетманами заболевшим в походе шляхтичам при замене их слугами); 3) документы по учету личного состава (реестры военнослужилой шляхты).