46. Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.

Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.

Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо).

В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Различаются два вида сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.

графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.

47. Понятие «система документации». Признаки системы документации.

Система документации – совокупность взаимоувязанных док-ов, применяемых в определенной сфере деятельности. СД представляет собой комплекс взаимосвязанных док-ов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее – отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов гос. власти: министерство, концерн, предприятие. В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры и т.д. Таким систем столько, сколько существует отраслей. Причем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается. В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.

Признаки:

1) деление системы на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой документации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы: 1) Организация методологии планирования, 2) Перспективного планирования, 3) Текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

2) взаимосвязь внутри и между системами. Взаимосвязи внутри системы между ее элементами проявляются в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из низ занимает определенное место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко – взаимное проникновение друг в друга. ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.

3) наличие внутренней организации;

4) автономность элементов системы проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно.

5) способность к развитию.