Учётные регистры

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта.

Роль учетных регистров в бухгалтерском учете

Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Таблица. Применяемые учетные регистры

Наименование учетного регистра	Объект учета	Вид учета
Карточка по видам активов	Нематериальные активы	Аналитический
Карточки складского учета	Материалы	Аналитический
Лицевые счета	Расчеты с персоналом по оплате труда	Аналитический
Накопительные ведомости	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	Аналитический
Книги	Кассовая книга, Главная книга	Синтетический
Журналы-ордера	Используются для хронологических и синтетически записей на основании учетных регистров аналитического и синтетического учета	Комбинированный
Машинограммы, магнитные ленты, диски, дискеты	Аналогично накопительным ведомостям, но с помощью вычислительных машин и компьютеров	Синтетический, аналитический и комбинированный

Карточка № 12 складского учета материалов

5.2. Документооборот и его стадии. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документооборот и его основные этапы

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:

» Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.

» Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

» Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

» Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.

» Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.

Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.

Сроки хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):

- Первичные учетные документы,

- регистры бухгалтерского учета,

- бухгалтерская (финансовая) отчетность

подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

- Документы учетной политики,

- стандарты экономического субъекта,

- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи

подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013 г.) (далее Закон № 125-ФЗ).

Сроки хранения отдельных документов:

- Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная),  –  хранится постоянно

б) годовая - пост.

в) квартальная - 5 лет, при отсутствии годовой - пост.

- Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.

- Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним - пост.

- Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) - 5 лет.

- Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним - 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

- Счета-фактуры - 4 года.

- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - пост.

- Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.

- Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.

- Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения - пост.