3.Формальні і неформальні комунікації
Формальна комунікація – існує для передачі повідомлень, які є в організації офіційними, тобто вони формуються у відповідності з ієрархією влади в організації. Найчастіше вони передаються по вертикальним каналам і в письмовій формі. Неформальна комунікація – виникає, коли у робітника з’являється потреба в спілкуванні з таким індивідом, з яким у нього немає формальних каналів комунікації, тобто це ті комунікації, які не санкціоновані менеджментом. Неформальні комунікації переслідують дві цілі: вони дають змогу робітникам організації задовольнити потреби у соціальній взаємодії; вони можуть покращити діяльність організації при створенні альтернативних каналів обміну інформацією (які, як правило є найбільш ефективними).
Неформальні комунікації є підтримуючою системою для формальних комунікацій.
За характером направленості розрізняють наступні типи організаційних комунікацій: міжрівневі; горизонтальні або бокові; діагональні.
В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: низхідні і висхідні.
Низхідні комунікації – це передача інформації з вищих рівнів на нижчі. Вони використовуються для направлення, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою низхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, про конкретні задачі і т.і.
Висхідні комунікації – це передача інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою цих комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про процеси досягнення цілей організації; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації і т.і. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок і т.і. Висхідні комунікації мають більшу тенденцію до викривлення, ніж низхідні.
Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або членами одного рівня. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.
Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.
Комунікаційна мережа – відображує спосіб поєднання вертикальних горизонтальних і діагональних комунікацій та їх конфігурацію.
43- Комунікаційний процес, етапи і елементи процесу комунікацій
У вузькому розумінні під комунікацією розуміється обмін ідеями, думками, почуттями між двома або більшою кількістю людей. Слід мати на увазі, що сам факт обміну інформацією ще не є свідоцтвом комунікації тому, що інформація, яка передається може бути незрозумілою для того, хто її отримує.
З цієї точки зору, в теорії управління під процесом комунікації розуміється процес обміну інформацією між двома або більшою кількістю людей, що забезпечує їх взаєморозуміння.
З визначення слідує, що для здійснення процесу комунікації необхідні чотири умови (див.рис.7.1): наявність мінімум двох чоловік: відправника – особи, яка генерує інформацію, що передбачена для передачі; отримувача – особи, для якої передбачена інформація передається; наявності повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, що передбачена для передачі; наявності каналу комунікації, тобто засобу за допомогою якого буде передано інформацію; наявності зворотного зв’язку, тобто передачі назад відправнику повідомлення про те, як він сприйняв отриману інформацію.
Відправник
–
генератор ідеї
або особа, що збирає і передає інформацію
Повідомлення
– інформація, закодована в символах
Канал
–
засіб передачі
інформації
Одержувач
– особа, якій адресована інформація
Рис. 7.1. Елементи процесу комунікації
В процесі комунікації можливо виділити слідуючи етапи: формування концепції обміну інформацією; кодування і вибір каналу; передача повідомлення через канал; декодування; усвідомлення змісту ідеї відправника; зворотній зв’язок.
44- Бар'єри комунікаційного процесу
Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації, основними з яких є:
Фільтрація. Коли робітник говорить те, що хоче чути його керівник, тобто він фільтрує інформацію. Фільтрація є функцією: а) конфлікту між сферами компетенції; б) конфлікту інтересів і потреб відправника; в) висоти структури організації (чим вище рівень управління, тим більше умов для фільтрації); г) досвід, який склався при попередніх негативних комунікаціях.
Вибіркове сприйняття. Отримувач сприймає краще ту інформацію, яка відповідає його потребам, мотивації, досвіду та іншим особистим характеристикам. Інтерес отримувача до інформації визначається його очікуваннями та визначає характер декодування інформації.
Семантичні бар’єри. Однакові слова мають різне значення для різних людей. Вік, освіта, культурне середовище – три найбільш важливих змінних, які впливають зміст та значення слів, що використовуються.
Поганий зворотній зв’язок.
Культурні відмінності між відправником і отримувачем в процесі обміну інформацією (візитки японців, посмішки американців).
Інформаційні перевантаження. Вони є об’єктивним слідством неможливості ефективно реагувати на всю інформацію.
Причини неефективних комунікацій: недостатнє розуміння керівниками важливості комунікацій; несприятливий психологічний клімат в колектив; особистісні характеристики – до думки оточуючих; неповнота інформації, яка сприймається; погана структура повідомлень; відсутність зв’язку.
Для підвищення ефективності комунікації менеджер повинен вирішити дві проблеми: він повинен вдосконалити свої повідомлення; він повинен вдосконалювати механізм розуміння того, що інші намагаються передати йому в процесі комунікації.
Керівництво та лідерство
45- Поняття вплив, влада і лідерство
Для розуміння сутності лідерства важливо визначити наступні категорії: повноваження; вплив; влада.
Повноваження являють собою формально санкціоноване право здійснювати взаємодії, тобто впливати на поведінку підлеглих робітників.
Вплив – це така поведінка однієї особи, яка вносить зміни в поведінку другої особи. З точки зору керування важливим є не вплив взагалі, а такі дії керівника на підлеглого, які забезпечують досягнення цілей організації.
Влада – це можливість впливати на поведінку інших людей (див.табл.8.1).
Таблиця 8.1
Форми влади
Основні форми влади |
||
|
|
Влада, яка базується на примушенні – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має можливість покарати так, що завадить вдоволенню життєвих потреб виконавця |
|
|
|
|
|
Влада, яка базується на винагороді – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має можливість задовольнити його життєві потреби |
|
|
|
|
|
Експертна влада – виконавець вірить, що той, хто має вплив, володіє спеціальними знаннями, які дозволяють задовольнити потреби виконавця |
|
|
|
|
|
Еталонна влада (влада прикладу) – характеристики або властивості того, хто має вплив, настільки привабливі для виконавця, що він хоче бути схожим на того, хто впливає |
|
|
Традиційна влада – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має право віддавати накази і його обов”язок – виконувати їх |
З’ясовуючи сутність влади, часто використовується поняття елементарної одиниці влади, яку складають дві особи. Її можливо представити наступним чином:
Однак, і підлеглі мають владу над керівником в таких питаннях як: подання необхідної інформації для прийняття рішень; неформальні контакти з робітниками в других підрозділах; вплив, який підлеглі можуть здійснювати на своїх колег у колективі.
Більш того, підлеглі можуть відмовитись виконувати розпорядження керівника, тим самим практично скасовуючи його повноваження. Отже, використання керівником своєї влади в повному обсязі може спонукати підлеглих продемонструвати свою владу, а це, в свою чергу, буде відбиватися на рівні досягнення цілей. Тому, розумний керівник повинен підтримувати баланс влади.
Одним з дієвих способів впливу – це переконання тобто ефективна передача своєї точки зору (див. табл.8.2). Переконання засновано на владі експерту та владі прикладу, але відрізняється від них тим, що виконавець повністю розуміє що він робить і для чого. Другий тип впливу – через участь. Керівник у цьму випадку не приймає зусиль щоб нав’язати виконавцю свою волю або думку. Він лише напрявляє зусилля підлеглого і сприяє вільному обміну інформацією.
Другий вид впливу більш успішний тому, що виконавці більш наполегливо досягають тієї мети, яка була сформульована за їх участю. Тут сильний вплив керівник має на потреби більш високого рівня – влади, самоповаги, компетентності. Даний тип впливу буде ефективним тоді, коли такі потреби є активними мотивуючими факторами діяльності підлеглих (див.табл.8.2).
Таблиця 8.2
Форми впливу
Основні форми впливу |
||
|
|
Переконання – ефективна передача своєї точки зору. Базується на владі прикладу чи владі експерта, але відрізняється тим, що виконавець повністю розуміє що він робить і навіщо |
|
|
|
|
|
Вплив через участь – менеджер залучає підлеглого до прийняття рішень і сприяє вільному обміну інформацією |
|
|
|
Загалом повноваження, вплив і влада виступають інструментами управління, застосовувати які можливо по-різному. Таким чином, результативність управління залежить від способу реалізації менеджером наданих йому повноважень в інтересах досягнення цілей організації за участю та через своїх підлеглих. Для характеристики цього використовується поняття лідерство.
Лідерство – це здатність чинити вплив на окремих працівників та їхні групи в процесі спрямування їх діяльності на досягнення цілей організації.
46- Форми влади і впливу
Таблиця 8.1
Форми влади
Основні форми влади |
||
|
|
Влада, яка базується на примушенні – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має можливість покарати так, що завадить вдоволенню життєвих потреб виконавця |
|
|
|
|
|
Влада, яка базується на винагороді – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має можливість задовольнити його життєві потреби |
|
|
|
|
|
Експертна влада – виконавець вірить, що той, хто має вплив, володіє спеціальними знаннями, які дозволяють задовольнити потреби виконавця |
|
|
|
|
|
Еталонна влада (влада прикладу) – характеристики або властивості того, хто має вплив, настільки привабливі для виконавця, що він хоче бути схожим на того, хто впливає |
|
|
Традиційна влада – виконавець вірить, що той, хто має вплив, має право віддавати накази і його обов”язок – виконувати їх |
З’ясовуючи сутність влади, часто використовується поняття елементарної одиниці влади, яку складають дві особи. Її можливо представити наступним чином:
Однак, і підлеглі мають владу над керівником в таких питаннях як: подання необхідної інформації для прийняття рішень; неформальні контакти з робітниками в других підрозділах; вплив, який підлеглі можуть здійснювати на своїх колег у колективі.
Більш того, підлеглі можуть відмовитись виконувати розпорядження керівника, тим самим практично скасовуючи його повноваження. Отже, використання керівником своєї влади в повному обсязі може спонукати підлеглих продемонструвати свою владу, а це, в свою чергу, буде відбиватися на рівні досягнення цілей. Тому, розумний керівник повинен підтримувати баланс влади.
Одним з дієвих способів впливу – це переконання тобто ефективна передача своєї точки зору (див. табл.8.2). Переконання засновано на владі експерту та владі прикладу, але відрізняється від них тим, що виконавець повністю розуміє що він робить і для чого. Другий тип впливу – через участь. Керівник у цьму випадку не приймає зусиль щоб нав’язати виконавцю свою волю або думку. Він лише напрявляє зусилля підлеглого і сприяє вільному обміну інформацією.
Другий вид впливу більш успішний тому, що виконавці більш наполегливо досягають тієї мети, яка була сформульована за їх участю. Тут сильний вплив керівник має на потреби більш високого рівня – влади, самоповаги, компетентності. Даний тип впливу буде ефективним тоді, коли такі потреби є активними мотивуючими факторами діяльності підлеглих (див.табл.8.2).
Таблиця 8.2
Форми впливу
Основні форми впливу |
||
|
|
Переконання – ефективна передача своєї точки зору. Базується на владі прикладу чи владі експерта, але відрізняється тим, що виконавець повністю розуміє що він робить і навіщо |
|
|
|
|
|
Вплив через участь – менеджер залучає підлеглого до прийняття рішень і сприяє вільному обміну інформацією |
Загалом повноваження, вплив і влада виступають інструментами управління, застосовувати які можливо по-різному. Таким чином, результативність управління залежить від способу реалізації менеджером наданих йому повноважень в інтересах досягнення цілей організації за участю та через своїх підлеглих. Для характеристики цього використовується поняття лідерство.
Лідерство – це здатність чинити вплив на окремих працівників та їхні групи в процесі спрямування їх діяльності на досягнення цілей організації.
47- Теорії лідерства. Типологія лідерів