№ 11 Полное функциональное содержание управленческой деятельности

Содержательный смысл общие функции управления приобретают только применительно к объекту и предмету деятельности. В соответствии с этим можно сформировать полное функциональное содержание управленческой деятельности. В качестве объектов функционального управления выступают основные эле­менты процессов производственно-хозяйственной деятельности (ПХД), которые условно можно обозначить как кадры (К), техника (Т), материалы (М), финансы (Ф), информация (И), организационные условия деятельности (труда) (ОУД), готовая продукция (ГП). Таким образом, управление производственно-хозяйственной дея­тельностью можно рассматривать как системно-взаимосвязанное управление кадрами, техникой, материалами, финансами, информацией и организационными условиями деятельности и готовой продукции, т. е.

У(ПХД) = (У(К); У(Т); У(М); У(Ф); У(И); У(ОУД); У(ГП)} (1)

При этом под кадрами понимаются все категории работников, занятые в организационной деятельности.

Под техникой понимаются: технологическое оборудование машины, механизмы, транспортные средства, приспособления, технологическая оснастка, инструменты, средства малой механизации, контрольно-измерительные приборы, средства автоматики, оргтехника (вычислительные, копировальные, множительные ма­шины, средства связи и передачи информации, средства для хране­ния и уничтожения информации и т. п.).

Под материалами понимаются все категории материально-технических и энергетических ресурсов, используемых в произ­водственных процессах: сырье, материалы, конструкции, изделия, полуфабрикаты, комплектующие изделия, электроэнергия, вода, топливо и горюче-смазочные материалы, воздух, газы, спецодежда и т. п.

Под финансами понимаются все формы и виды капитала, де­нежных средств и их заменителей.

Под информацией понимается документированная (законсер­вированная, зафиксированная на каких-либо носителях) информа­ция различного вида: нормативно-справочная, регламентирующая, методическая, оперативная, планово-отчетная, техническая, конст­рукторская, технологическая и т. п.

Под организационными условиями деятельности понимаются: здания и помещения производственного, хозяйственного, бытово­го, административного назначения, помещения для питания, меди­цинского обслуживания, сооружения, транспортные и инженерные коммуникации, административная мебель, инвентарь и т. п.

Под готовой продукцией понимается результат производственно-хозяйственной деятельности в форме продукции, услуг, финансовых итогов хозяйственной деятельности.

Учитывая, что производственно-хозяйственная деятельность - это процесс в форме «жизненного цикла продукции» [жц (П)], соответственно ее можно представить как систему взаимосвязанных «жизненных циклов» основных элементов организационных процессов производственно-хозяйственной деятельности. Соответственно процесс «жизненного цикла» продукции можно рассматривать как процесс смены формы существования продукта по стадиям «жизненного цикла», а «жизненные циклы» элементов процессов производственно-хозяйственной деятельности - как этапы изменения формы существования этих элементов в процессе их «жизни».

Следовательно, управление процессом производственно-хозяйственной деятельности можно представить как системную совокупность процессов «жизненных циклов» элементов производственного процесса, т. е.

У_жц(П) = {У_жц (Т); У_жц (К); У_жц(М); У_жц (И); У_жц (Ф); У_жц (ОУД); У_жц (ГП) } (2)

Однако функциональное управление (У_функц) - это система функций управления, т. е. система функций текущего планирования (Пл), организации (О), координации (Коорд), регулирования (Рег), контроля (Контр), учета (Уч) и анализа (Ан), и ее можно представить в виде формулы:

У_функц = {Ф(Пл_тек;О;Коорд;Рег;Контр;Уч;Ан)} (3)

Таким образом, если рассматривать организационное функциональное управление производственно-хозяйственной деятельностью, с одной стороны, как управление совокупностью процессов «жизненных циклов» продукции и элементов производственного процесса (формула 2), а с другой - как систему функций управления (3), то можно получить матрицу функционального содержания управленческой деятельности по каждому этапу «жизненного цикла» каждого элемента производственной деятельности следующего вида.

№ 12. Методика проектирования информационного обеспечения системы управления

Если в классификатор функций, выполняемых системой управления, ввести полный комплект документации, разрабатываемой по каждой специфической функции, то можно получить документированное описание информационной системы функцио­нальной управленческой деятельности, отражаемой в документах.

Если же подобное описание дополнить операциональным содержанием по каждому документу, то можно получить детальное, формализованное, полное, содержательное, операциональное описание функциональной управленческой деятельности.

При составлении предварительного перечня документов необходимо исходить из понятий общих функций управления.

По функции «Текущее планирование» в качестве основных документов выступают календарные планы (на год, квартал и месяц), которые составляются только по тем элементам организационной деятельности и производственным подразделениям организации, которые имеют технико-экономическое описание и являются предметом организационно-экономической управленческой деятельности и целевое состояние которых планируется на конец плановых периодов.

По функции «Организация» документация, как правило, относится к описанию производственно-технологических и других организационных процессов, т. е. в документах отражаются взаимосвязи элементов в процессе производственной деятельности в расчетном технологическом проектном и текущем времени и про­странстве. Поэтому основу организационной документации составляет производственная (графиковая) и технологическая документация.

По функции «Координация» в качестве документов выступают только специальные координационные планы, обеспечивающие согласование направлений и усилий деятельности различных производственных, структурных подразделений организации или межорганизационные отношения, касающиеся всех или совокупности элементов организации. Поэтому для отдельных стадий «жизненного цикла» элементов организации документы по функции «Координация», как правило, не разрабатываются.

По функции «Регулирование (оперативное управление)» специальных документов не разрабатывается, а используется графиковая организационно-технологическая документация. По функции «Контроль» специальных документов, кроме тех­нологических документов типа карт операционного (технологического) контроля качества продукции или графиковых документов типа недельно-суточных графиков производства работ, не составляется. Иногда в системах контроля исполнения управленческих решений (контроля исполнения документов) разрабатываются спе­циальные карточки контроля или используется электронная информация.

По функции «Учет (отчет)» составляются все виды учетной (отчетной) документации, соответствующие плановым документам в разрезе календарного времени, технологическим документам по отдельным технологическим переделам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета.

По функции «Анализ» специальных отдельных документов по основным элементам организационной деятельности, как правило, не составляется, а разрабатываются специфические аналитические разделы в составе общего (сводного) анализа производственно-хозяйственной деятельности организации за определенный планово-отчетный период.

№ 13. Принципиальная схема разработки управленческой документации

На основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разрабатываются макеты рабочих форм документов.

Для окончательного формирования макетов документов необходимо осуществить операциональное описание разработки каждого документа в форме оперограмм. На основе оперограмм проектируется функциональное содержание и разрабатывается техническое обеспечение управленческой деятельности, а также нормативное проектирование систем управлении, т.е. расчет численности управленческого персонала.

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.

Оперограммы составляются по всем формам документов, предполагаемых к использованию проектом информационного обеспечения системы управления.

Проектирование информационного обеспечения нефункциональной управленческой деятельности - «стратегического управления» - именно вследствие нерегламентированности и неформализуемости этой деятельности может быть ограничено лишь перечнем необходимых документов.

№ 14. Структурный подход к организации

Если под структурой понимать принципиальную схему иерархически упорядоченной совокупности функционально взаимосвязанных элементов, обеспечивающих целостность системы, то очевидно, что в организации можно выделить целый комплекс взаимосвязанных структур (схем организационных структур).

Схематические формализованные описания организации как сложной социально-экономической системы различных видов деятельности различаются в зависимости от того, какие совокупности элементов выделяются в системе организационной деятельности и какие отношения этих элементов рассматриваются.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определённые функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов организационной структурой управления:

а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые – это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каком из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трёх и более уровнях в организационной структуре управления формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

Соответственно, если в качестве элемента организации принимается специализированное по операциям технологическое оборудование, то можно представить операциональную технико-технологическую структуру производственных процессов организации; если принимают технологические переделы, выделенные в отдель­ные относительно автономные производственные подразделения (цеха, участки, пролеты, филиалы), то представляют производственную структуру организации; и далее в такой же зависимости: если состав, взаимосвязи и функциональные характеристики ис­пользуемых финансовых средств - то структуру капитала органи­зации; если элементы или статьи затрат - то организационную структуру себестоимости продукции или структуру издержек производства; если документальные взаимосвязи отдельных структур­ных функциональных подразделений системы управления органи­зации - то организационную структуру документооборота; если операциональные функциональные информационные связи между должностными позициями в системе управления организации - то организационную технологическую функциональную структуру управленческой деятельности или структуру информационных связей, и т. д.

Однако в теории управления не рассматривается весь комплекс возможных организационных структур, характеризующих организацию как систему с различных сторон. Под организационной структурой всей организации понимается только структура системы управления, а точнее, форма построения аппарата управления или иерархия управленческого персонала на основе административных связей. Таким образом, к сожалению, в подавляющем большинстве публикаций под организационной структурой понимается лишь схема структуры системы управления, т. е. состав подразде­лений (отделов, служб) и должностных позиций высшего управ­ленческого персонала системы управления и административные связи соподчинения между ними.

Некорректность такого подхода к организационной структуре обусловлена тем, что неправомерно и бессмысленно рассматривать структуру системы управления без объекта управленческой деятельности - производственных процессов и их элементов. При этом организационная структура системы управления рассматривается крайне односторонне и бессистемно.

Чтобы упростить понятийно-категориальный аппарат в части организационных структур, примем следующие допущения. Организационные структуры отдельных элементов и характеристик организационной деятельности, таких как организационные структуры информационной системы, системы документооборота, технико-технологической системы и т. п., будем обозначать без определения «организационная» или заменять термином «организации», например, информационная система организации и т. д. Хотя многие структурные характеристики элементов организационной деятельности разворачиваются в рамках организационной структуры, тем не менее, они не идентичны ей и не могут быть заменены обобщенным понятием организационной структуры. Термин «организационная структура» в связи со сложившимся стереотипом словоупотребления будем использовать только применительно к форме построения организации и ее подсистем, где в качестве элементов выступают организационные подразделения: цеха, участки, отделы, службы и отдельные должностные позиции системы управления.

Таким образом, под организационной структурой, или структурой организации в целом, будем понимать схему иерархически упорядоченной совокупности подразделений организации и их административных взаимосвязей подчинения, субординации, обеспечивающих целостность организации как социально-экономи­ческой специализированной системы различных видов деятельности. Структура организации является ее основной статической ха­рактеристикой, определяющей, с одной стороны, потенциальную устойчивость и стабильность существования - функционирования организации как системы, а с другой стороны - консервативную неадекватность статического состояния организации в условиях постоянной динамики объективного мира.