Лабораторная работа № 2 Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цель и содержание работы:

- научиться удалять таблицы;

- научиться создавать таблицы базы данных в режиме Таблицы;

- научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

- научиться создавать формы для ввода данных; закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Теоретическое обоснование

Процесс создания базы данных включает:

- проектирование базы данных с цепью конкретизации информации;

- создание таблиц;

- формирование необходимых связей между таблицами;

- ввод и импорт информации в таблицы.

Проектирование баз данных.

Проектирование баз данных является первым этапом. Несмотря на то, что исправления все­гда можно внести в БД и ее структуру, этот процесс может занять очень много времени, тогда как проектирова­ние позволит из­бежать ненужных за­трат. Например, при создании таблицы всегда задается тип данных, которые будут храниться в каждом поле. В про­цессе разработки БД тип данных мо­жет измениться (например, с текстового на числовой), что потребует заново вводить ин­формацию в это поле во все записи. Поэтому лучше за­ранее спроектировать базу данных и возможные варианты исполь­зования инфор­мации. В этой связи необходимо выделить дан­ные, которые требуют посто­янного обновления, а также определить спектр вопросов, кото­рые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сво­дятся к следующему.

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных

8. Использование средств анализа в Microsoft Access.

1. Определение цели создания базы данных. На первом этапе проек­тирования БД необ­ходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую должна содержать, то есть нужно очертить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таб­лиц.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основ­ными принципами:

- информация в таблице не должна дублироваться. Необходимо исклю­чить повторения между таблицами;

- каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

3. Определение необходимых полей в таблице. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице – отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для таблицы необходимо помнить, что:

- каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

- не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются ре­зультатом выражения;

- в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

- информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4. Задание индивидуального значения каждому полю. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таб­лица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Далее этот пункт будет рассмотрен подробнее.

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Далее этот пункт будет рассмотрен подробнее.

6. Обновление структуры базы данных. После проектирования таб­лиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы дан­ных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить данные, затем создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули,

8. Использование средств анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два средства для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимо­сти предлагает новую ее структуру и связи и вносит в нее изменения. Ана­лизатор быстродействия просматривает всю базу дан­ных, дает рекомен­да­ции по ее улучшению и реализует их.

Определение связей между таблицами. Таблицы связываются ме­жду собой по ключевым полям. После того как определены поля таблицы, тип данных каждого поля, размер поля необходимо установить Ключевое поле. Типы данных ключевого поля приведены в таблице 2.1.

Ключевое поле – одно или несколько полей, комбинация значений ко­торых однозначно определяет каждую запись в таблице. В межтабличных связях клю­чевые поля используются для ссылок на указанные записи в одной таблице из другой таблицы. При ссылке на ключевое поле из другой таблицы оно называется полем внешнего ключа. Ключевое поле должно содержать уникальную для каждой записи таблицы информацию.

Таблица 2.1 – Типы данных ключевого поля

Тип данных	Описание	Тип поля
Порядковый номер, автома­тически присваиваемый ка­ждой новой записи.	При вводе каждой новой записи Access автоматически присваи­вает ей порядковый номер.	Счетчик
Номер, вводимый пользова­телем при добавлении каж­дой новой записи.	При вводе записи в одно из полей заносится уникальное числовой значение, например номер доку­мента.	Числовой
Сочетание букв и цифр, вво­димое пользователем при добавлении каждой новой записи.	При вводе записи в одно из ее по­лей заносится уникальное сочета­ние цифр и букв.	Текстовый

Различают следующие виды взаимосвязей между таблицами: «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

Взаимосвязь «один к одному» устанавливается, как правило, между двумя таблицами, осуществившими одноразовую связь. В базе данных эта взаимосвязь отображается следующим образом: данные в каждой записи таблицы 1 будут однозначно указывать на запись в таблице 2. Ни в одной, ни в другой таблице не может существовать записи, не связанной с какой-либо записью в другой таблице.

Взаимосвязь «один ко многим» устанавливается между таблицей 1, имеющей много подсистем, и таблицей 2, которая обращается к одной из подсистем таблицы 1. В этом случае одной записи таблицы 1 (её еще назы­вают родительской или основной) будет соответствовать несколько записей таблицы 2 (дочерней, или подчиненной). Такого типа взаимосвязь широко применяется при проектировании реляционных баз. Такой тип взаимосвязи позволяет быстро извлекать и создавать интегрированные документы.

Взаимосвязь «многие ко многим» существует между двумя табли­цами, имеющими множество подсистем. В теории реляционных баз данных для реализации этого вида взаимосвязи используются три таблицы: две ос­новных таблицы, между которыми устанавливается взаимосвязь, и одна промежуточная таблица, в которой хранятся существующие связи.

Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы необхо­дим персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Intel с тактовой частотой 1800 МГц и выше; оперативная память – не менее 128 Мбайт; свободное дисковое пространство – не менее 500 Мбайт; устрой­ство для чтения компакт-дисков; монитор типа Super VGA (число цветов – 256) с диагональю не менее 17 . Программное обеспечение – операционная система WINDOWS 2000 / XP, пакет программ Microsoft Office, в частности Microsoft Access 2000.

Указания по технике безопасности. Техника безопасности при выполнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей персо­нальных компьютеров. В частности, самостоятельно не производить ремонт персонального компьютера, установку и удаление программного обеспече­ния; в случае неисправности персонального компьютера сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории (оператору, администратору); со­блюдать правила техники безопасности при работе с электрооборудованием; не касаться электрических розеток металлическими предметами; рабочее ме­сто пользователя персонального компьютера должно содержаться в чистоте; не разрешается возле персонального компьютера принимать пищу, напитки.