97

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Северо-Кавказский государственный технический университет»

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Автоматизированное рабочее место менеджера»

для студентов направления

080500 (521500) «Менеджмент (бакалавриат)»

Ставрополь

2007

Методические указания к выполнению лабораторных работ составлены в соответствии с программой по дисциплине «АРМ менеджера» для студентов направления 080500 (521500) «Менеджмент (бакалавриат)».

Данные методические указания помогут студентам приобрести навыки работы с СУБД Microsoft Access 2000. Каждая лабораторная работа содержит теоретическое обоснование, методику и порядок выполнения работы и задания. Каждое задание имеет чёткую цель и предлагает последовательность шагов, позволяющих решить поставленную задачу. В конце каждой лабораторной работы приведены контрольные вопросы и порядок защиты работы.

Составители: к. э. н., доцент Момотова О. Н.,

к. э. н., доцент Бондаренко Ю. Р.

Рецензент:

Лабораторная работа №1 Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цель и содержание работы:

- познакомиться с основными понятиями базы данных;

- научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

- освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

- познакомиться с простой сортировкой значений таблицы, поиском за­писей по образцу;

- научиться сохранять и загружать базу данных.

Теоретическое обоснование

Для обработки информации в АРМ могут применять различные про­граммные и технические средства. В настоящее время большое внимание уделяется анализу и обработке массивов данных, хранящихся на определен­ных носителях информации. Совокупность этих данных, отражающих как текущее состояние экономической системы, так и ее предысторию, называют базами данных (БД).

Система управления базой данных (СУБД) – это совокупность язы­ковых и программ­ных средств, предназначенных для создания, ведения и со­вместного применения БД многими пользователями.

Функции СУБД:

- определение структуры БД;

- инициализация БД и начальная загрузка данных;

- управление ресурсами среды хранения;

- обеспечение логической и физической независимости данных;

- предоставление доступа пользователю к БД;

Требования, предъявляемые к базе данных конечным пользователем, зависят от запросов фирмы, спроса на ее продукцию, адекватности разрабо­танной информационной модели. Исходя из этого БД должна:

- удовлетворять актуальным информационным потребностям организа­ции;

- обеспечивать получение нужных данных за приемлемое время;

- удовлетворять выявленным и вновь возникающим потребностям и за­просам конечных пользователей;

- легко расширяться при изменении предметной области;

- быть переносимой при изменении программной или аппаратной среды;

- обеспечивать доступ к данным, хранящимся в БД, только лицам, об­ладающим соответ­ствующими полномочиями.

Microsoft Access – это среда для создания баз данных. В каждой про­граммной системе по анализу информа­ции дается свое определение БД. В Microsoft Access под базой данных по­нимается следующее.

База данных – это совокупность данных и объектов, относящихся к оп­ределенной задаче. БД может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

В Microsoft Access реализованы два способа создания баз данных. Пер­вый позволяет соз­дать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объ­екты. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных опреде­ленного типа со всеми необходи­мыми таблицами, формами и отчетами. Это про­стейший способ на­чального создания базы данных.

Основным элементом БД Microsoft Access является таблица, а сама база относится к классу реляционных. В реляционной модели данных объ­екты и взаимосвязи между ними представлены в виде таблиц. Взаимосвязи здесь также вос­принимаются как объекты. В реляционной базе данных каж­дая таб­лица должна иметь первичный ключ, чтобы единст­венным образом идентифицировать каждый элемент таблицы.

Для понимания работы с Microsoft Access необходимо осознать всего несколько положений:

- поле является информационной категорией;

- значением называется информация содержащаяся в определенном поле одной записи;

- записью называется совокупность взаимосвязанных значений для од­ного элемента базы данных (заполняющих строку в таблице);

- связи между таблицами создаются с помощью данных находящихся в ключевых полях.

В Access существует несколько методов создания таблиц (см. таблицу 1.1).

Таблица 1.1 — Методы создания таблиц

Метод	Описание
Режим конструк­тора	Позволяет задать поля, тип данных для каждого из них и раз­меры для текстовых и числовых полей, установить ключевое поле и сохранить таблицу.
Режим таблицы	Можно сразу вводить данные. Access автоматически назначает тип поля по виду информации, которая вводится, а также уста­навливает размеры текстовых и числовых полей. После закры­тия и сохранения таблицы Access предложит либо установить ключевое поле самостоятельно, либо принять предложенное Access.
Мастер таблиц	Позволяет выбрать поле из предлагаемых образцов таблиц. Тип данных и другие свойства уже определены.
Импорт таблицы	Импортируются вместе с данными все имена полей и типы данных. Однако новой таблице надо присвоить имя, опреде­лить ключевое слово или предоставить это сделать Access. Не­достаток – надо изменить свойства и параметры таблицы.
Связывание таб­лиц	Данные в таблицу загружаются из таблицы другой БД.

В зависимости от выбранного метода, процесс создания таблицы включает одну или несколько нижеследующих операций:

- определение полей таблицы;

- определение типа данных для каждого поля;

- задание размера поля (только для текстовых и числовых полей);

- установка ключевого поля;

- присвоение имени таблице и ее сохранение.

В Microsoft Access используются данные различных типов, приведен­ных в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Типы данных в Microsoft Access

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не тре­бующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только вве­денные в поля сим­волы. Позиции не, использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управ­ления максимальным числом вводимых символов необходимо определить свойство Размер поля.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за ис­ключением вычислений, включающих денежные операции (используется де­нежный тип). Для определения число­вого типа следует определить свойство Размер поля.
Дата/Время	Даты и время	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип ис­пользуется для предотвращения округ­лений во время вычислений. Предпо­лагает до 15 символов в целой части и 4 – в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последова­тельных (отличающихся на 1) ил слу­чайных чисел при добавлении записи.	4 байта.
Логический	Поля содержащие только одно или два значения, таких, как «Да/Нет», «Ис­тина/Ложь», «Включено/Выключено».	1 бит
Объекты OLE	Объекты (например, документы Micro­soft Word, электронные таблицы Micro­soft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других програм­мах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Ac­cess. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо ис­поль­зовать присоединенную рамку объекта.	До 1 гигабайта (огра­ничено объемом диска).

При вводе данных в таблицу Microsoft Access предлагает использовать Буфер обмена для копирования или вставки нескольких одинаковых запи­сей. Буфер обмена – это временная область памяти, в которой хранятся данные, предназна­ченные для повторного использования.

В таблицу можно вставить разнообразные объекты из других прило­жений: иллюстрации, графические изображения, документы и гиперссылки.

Существует два способа ввода данных в таблицу:

- в режиме таблицы или с помощью формы;

- в пустую таблицу путем ввода данных в строки таблицы.

После того как данные в таблицу введены, может быть проведена проце­дура сортировки записей в таблице. Сортировка записей сводится к изменению порядка следования запи­сей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортиров­ка по возрастанию или убыванию записей. При этом в текстовом поле записи располагаются в алфавитном или обратном алфавит­ном порядке, в поле даты – от самой давней даты к самой последней или, на­оборот, в числовом поле – от самого маленького к самому большому или на­оборот. Сортировку можно выполнять как по одному, так и нескольким полям.

Особенности сортировки полей и записей

1. При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их поря­док сор­тировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или за­просе, порядок сортировки, которых был сохранен вместе с ними, то он перей­дет и к новой форме или отчету.

2. В одном или нескольких полей в результате запроса или применения расши­ренного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

3. Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диа­логовом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис, надо выбрать команду Пара­метры, перейти к вкладке Общие и обратиться там к полю Порядок сор­тировки базы данных.

4. Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки сим­волов, а не как числовые значения. Чтобы отсортировать их в числовом по­рядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество симво­лов. Если строка содержит меньшее количество символов, то вначале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию тек­стовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением дан­ной проблемы для полей, не содержащих пустых значений, будет использо­вание функции Val для сортировки числовых значений строк. Если в тексто­вом поле находятся только числовые значения или значения дат, то необхо­димо изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Да­та/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат бу­дет выполнена надлежащим образом.

5. При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле со­держит записи, как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сор­тировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними – поля с пустыми строками.

6. Сортировка неприменима к гиперссылкам или объектам OLE.

Сортировка записей сводится к изменению порядка следования запи­сей в соответствии с заданным критерием.

Запуск Access можно выполнить несколькими путями:

- из панели Microsoft Office;

- с помощью папки Мой компьютер.

Для окончания работы с Access необходимо:

1. Войти в меню Файл.

2. Щелкнуть по команде Выход. Если в рабочем окне содержится БД (таблица), в которую не вносились изменения, то программа закончит работу. В противном случае Access предложит сохранить все изменения, внесен­ные в базу данных.

Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы необхо­дим персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Intel с тактовой частотой 1800 МГц и выше; оперативная память – не менее 128 Мбайт; свободное дисковое пространство – не менее 500 Мбайт; устрой­ство для чтения компакт-дисков; монитор типа Super VGA (число цветов – 256) с диагональю не менее 17 . Программное обеспечение – операционная система WINDOWS 2000 / XP, пакет программ Microsoft Office, в частности Microsoft Access 2000.

Указания по технике безопасности. Техника безопасности при выполнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей персо­нальных компьютеров. В частности, самостоятельно не производить ремонт персонального компьютера, установку и удаление программного обеспече­ния; в случае неисправности персонального компьютера сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории (оператору, администратору); со­блюдать правила техники безопасности при работе с электрооборудованием; не касаться электрических розеток металлическими предметами; рабочее ме­сто пользователя персонального компьютера должно содержаться в чистоте; не разрешается возле персонального компьютера принимать пищу, напитки.