Збереження основних засобів

Щоб приймати об'єкти необоротних активів, доцільно утворити постійно діючу комісію, до складу якої за наказом керівника установи включити:

• представника підрозділу бухгалтерського обліку – головного бухгалтера чи заступника;

• представника підрозділу будівництва та ремонтів основних засобів — головного інженера чи механіка;

• представника підрозділу матеріально-технічного забезпечення.

До складу комісії також можуть увійти матеріально відповідальні посадо­ві особи підрозділу. Керівником комісії як, правило, призначають, представника підрозділу, що відповідає за експлуатацію основних засобів, ремонт і будівницт­во. У разі отримання основних засобів як гуманітарної допомоги рекомендується включати до складу комісії представника вищої установи.

Приймаючи об'єкт, комісія має визначити придатність його до експлуатації; належність об'єкта до тієї чи іншої групи та підгрупи згідно з класифікацією; повно­ту укомплектованості об'єкта (у разі недокомплектації — виявити відсутні частини); точну площу об'єкта; наявність технічної документації та її повноту та достовірність. На підставі огляду комісія складає типовий „Акт прийняття-передачі основних засобів" форма 03-1 (бюджет)". "Акт прийняття-передачі основних засобів" застосовується для оформлення приймання-передавання необоротних активів і складається на кожний окремий об'єкт, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу.

Цей документ обов'язково повинен містити такі реквізити:

• ідентифікаційний код ЄДРПОУ установи;

• код за УКУД;

• номер документа;

• дата складання;

• особа, яка відповідальна за зберігання основних засобів;

• здавач;

• одержувач;

• рахунок,субрахунок;

• первинна вартість;

• інвентарний номер;

• знос;

• рік випуску (побудови);

• дата введення в експлуатацію;

• номер паспорта.

В акті зазначають назву об'єкта, його місцезнаходження в момент прийнят­тя (передавання), коротка характеристика об'єкта, відповідність об'єкта техні­чним умовам, необхідність доопрацювання, результати випробовування об'єк­та та висновок комісії. У додатку подається перелік технічної документації. Акт складають у двох примірниках, підписують його члени комісії, а затверджує керівник установи.

Один примірник передають до установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. На акті проставляє свій підпис матеріально відповідальна особа, що зберігатиме необоротні активи.

Після оформлення у термін, встановлений графіком документообігу бюджетних установ, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію).

Бухгалтерський облік надходження, переміщення та вибуття гуманітарної допомоги бухгалтерія та матеріально відповідальні особи відображають в облікових регістрах за діючим порядком, але окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок коштів загального та спеціального фондів кошторису.

За місцем зберігання всі необоротні активи повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. При зміні матеріально відповідальної особи та у випадках, передбачених чинним законодавством України(стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація необоротних активів, які перебувають на зберіганні, відповідно до

Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом МФУ від 11.08.1994 N 69. За результатами інвентаризації складається акт приймання-здавання, який затверджується керівником установи.

При надходженні необоротних активів в установу (на склад) матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті приймання повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Видача основних засобів зі складу проводиться за накладними, затвердженими керівником установи. Накладна виписується в одному примірнику.

В бухгалтерії на кожен об'єкт основних засобів відкривають інвентарну картку обліку основних засобів на підставі акта приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів, технічної та іншої докумен­тації.

Записи в картках обліку необоротних активів здійснюють в кількісному та сумарному вираженні. В інвентарній картці записують тільки основні якісні та кількісні характеристики основного засобу (назва установи, місцезнаходження, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, первісна вартість, норма аморти­заційних відрахувань, рік випуску, сума зношення, дата введення в експлуата­цію, номер техпаспорту тощо). Всі зміни, що відбуваються з основними засоба­ми, обов'язково реєструють в інвентарній картці.

Інвентарні картки обліку необоротних активів у підрозділах МНС веде бухгалтерія в одному примірнику. Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за обслуговуваними установами.

Для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих- сило­вих машин і обладнання, автоматизованих ліній, інструментів, виробничого (включаючи прилади) і господарського інвентарю, транспортних засобів, ви­мірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання застосовується „Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних устано­вах" типової форми 03-6 (бюджет). Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передавання необоротних активів (типова форма 03-1 (бюджет)), накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми 03-6 (бюджет) роблять на підставі перевірених докумен­тів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виготовлювачів та інших документів.

У картці зазначають дату й номер акта введення необоротних активів в екс­плуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дату випуску (виготовлення). Крім того, записують коротку індивідуальну характеристику об'єкта (предмета). Якщо в складі облад­нання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розді­лі „Коротка індивідуальна характеристика об'єкта" зазначають перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, назви деталей та масу металу, зазначена в паспорті.

На зворотному боці картки ф. 03-6 (бюджет) роблять запис про переміщен­ня необоротних активів в установі.

Інвентарні картки списаних необоротних активів, після внесення в них відміток про списання, здають в архів. Відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 „Про затвердження Переліку типових документів", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016 (із змінами), термін зберігання інвентарних карток стано­вить три роки після ліквідації необоротних активів. Інвентарну картку обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів додають до документів (ак­тів, накладних), якими було оформлено їхню реалізацію або ліквідацію. Картку передають разом з реалізованим необоротним активом.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, сценічно-постановочних засобів, малоцінних необоротних матеріальних ак­тивів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають спеціальне призначення застосовують „Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах" типової форми 03-9 (бюджет). В інвентарних картках гру­пового обліку необоротних активів ведеться облік за матеріально відповідальними особами за предметами однієї назви, якості матеріалу та ціни, з зазначенням номенклатурного номера..

Для аналітичного обліку та спостереження за використанням у місцях експлуатації основних засобів кожному об'єкту присвоюють інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, че­твертий — підгрупу і останні чотири знаки — порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.

Наприклад, принтеру присвоєно інвентарний номер 10480023, де 104 – номер субрахунку (104 „Машини та обладнання”); 8 – номер підгрупи („комп’ютерна техніка та її комплектуючі”); 0023 – порядковий номер у підгрупі.

Інвентарний номер присвоюють кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоро­тних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення).

Інвентарний номер зазначають на жетоні, який прикріпляється до об'єкта, позначають фарбою на об'єкті або проставляють іншим способом.

Якщо інвентарний об'єкт є складним і містить ті чи інші відокремлені еле­менти, що становлять разом з ним одне ціле, на кожному такому елементі пови­нен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті.

Якщо частина (компонент) основних засобів визнана установою окремим об'єктом основних засобів, то їй також присвоюють інвентарний номер.

Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюють номенклатурні номери, які мають сім зна­ків. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий — підгрупу і три останні знаки — порядковий номер предмета у підгрупі. Предметам однієї назви, якості матеріалу та ціни встановлюють один номенклатурний номер. Предмети маркі­рують спеціальним штампом незмивною фарбою. Штамп повинен мати назву установи, а у разі здавання предметів в експлуатацію — додатково рік і місяць видання.

Жетони та маркірувальні штампи ставлять на такому місці, щоб це не псу­вало зовнішнього вигляду предмета. У разі змивання маркірування — її періодично поновлюють. Надходження в експлуатацію немаркірованої білизни, пості­льних речей та інших матеріальних цінностей не допускається.

Інвентарні та номенклатурні номери, присвоєні об'єкту необоротних акти­вів, зберігаються за ними на весь період перебування їх в підрозділі МНС. Номери інвентарних об'єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватись іншим об'єктам, що заново надійшли протягом трьох років.

Інвентарні номери заносять у форму ОЗ-10 (бюджет) „Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", яка відкривається для реєстрації відкритих інве­нтарних карток обліку необоротних активів. Описання складають в бухгалтерії для контролю за зберіганням інвентарних карток. Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здають в архів тоді, коли в останню інвентарну кар­тку вносять відмітку про списання об'єкта необоротних активів.

Дані обліку необоротних активів у матеріально відповідальних осіб повинні відповідати даним обліку бухгалтерії.