24. Каков порядок составления и оформления описей дел?

На док постоянного и долговременного срока хранения составляется опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а так же предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Составление описи – это последний этап работы с док. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного и длительного срока хранения описи составляют отдельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе отдельно. В учреждениях, не имеющих структурных подразделений составляется общая опись. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения отдельно. Опись структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводства. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия, то опись до утверждения ее руководством рассматривается и одобряется эк. Опись дел структурного подразделения составляется в 2 экземплярах (при наличии ЭК в 3экз). один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив с делами (3 будет подшит к протоколу ЭК).

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись

Дата

Опись №

Название раздела

№	Индекс	Заголовок	Дата	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено________________________дел с №_________________________________

по №____________, в том числе:

литерные номера:________________;

пропущенные номера:____________

Наименование должности

составителя описи

дата подпись расшифровка

25. Каков порядок передачи дел в архив?

Сдача дел в архив проводится по графику, составленным архивом, согласованным с руководителем структурного подразделения. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям. Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел. Под заверительной надписью ставится дата приема – передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки. Дела укладываются по возрастанию. Дела в архив доставляют сотрудники структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в архив регистрационно-контрольные карточки, включив их в опись. Дела временного хранения передаются в архив по н.д. Дела постоянного и долговременного срока хранения передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения.