13. Что понимается под экспертизой ценности документов?

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержит информацию, ценность которой различна. Значительная часть док несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к док больше не возвращаются. Другие док содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет(например информация о гражданах). Определенная группа содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие док должны хранится постоянно.

14. Каковы основные критерии оценки документов?

Экспертиза ценности док проводится в несколько этапов.

ПЕРВЫМ этапом определения ценности док можно считать составление н.д., когда предусматриваются примерные сроки хранения док.

ВТОРОЙ этап экспертиза ценности уже самих док проводится через 2 года, когда док вышли из работы, при подготовке док к длительному хранению сдаче в архив.

ТРЕТИЙ этап снова уточняет ценность док при передачи их в архив на постоянное хранение.

15. Кто проводит экспертизу ценности док?

Экспертиза ценности док в учреждении проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а так же заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер. В состав ЦЭК входит так же представитель учреждения гос архивной службы. Возглавить комиссию должен один из руководящих организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

16. Что входит в задачи и функции экспертных комиссий?

Из основных задач ЭК можно выделить:

• Рассмотрение проектов н.д. учреждения и его структурных подразделений;

• Организация ежегодного отбора док на хранение и уничтожение;

• Рассмотрение актов о выделении к уничтожению док и дел, срок хранения которых истек.

17. Каков порядок проведения экспертизы ценностей док?

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра док канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники док, наиболее полно описывающие основную деятельность учреждения: положения, приказы, отчеты. В процессе экспертизы ценности док выделяются 4 группы дел:

• Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в гос архив;

• Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

• Временного хранения (до 10 лет);

• Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

18. Как оформляется акт на уничтожение документов?

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭП соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрении и утверждении актов о выделении док к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период и описей дел по личному составу. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются к делу и хранится в архиве учреждения.