9. Каков общие требования к н.Д.?

Общие требования к составлению и оформлению н.д. изложены в нормативно – методических док: ГСДОУ, Основных правилах работы архивов организаций, Типовой инструкции. Н.д. должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме, она должна охватывать все док, создаваемые в процессе их деятельности.

10. Назовите виды н.Д.

Н.д. бывают трех видов: индивидуальные, примерные и типовые.

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НОМЕНКЛАТУРА дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, которые не имеют структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная н.д. представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в течение года. В крупном учреждении н.д. структурных подразделений объединяются в сводную н.д. всего учреждения. Сводная н.д. как справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей будут наименования структурных подразделений.

ТИПОВЫЕ И ПРИМЕРНЫЕ НОМЕНКЛАТУРЫ дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, установить сроки хранения. Осн. правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая н.д. устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом. Примерная н.д. устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

11. Каков порядок хранения дел?

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного док. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся там до передачи в архив. В небольшой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, для обеспечения сохранности, защиты от пыли и света. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней двери шкафа крепится номенклатура дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по н.д. При поиске док сначала находят нужный номер дела по н.д., затем по номеру дела нужную папку с документами.

12. Каков порядок выдачи док и дел во временное пользование?

Док, уже включенные в дело, могут в течение года понадобится работнику учреждения. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ. Док выдается под расписку:

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ от_____________№___________, поступивший

Наименование корреспондента_______________________

по вопросу________________________________________

Выдан дата кому

Выдал____________________________________________

Получил__________________________________________

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после получения.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело №

Структурное подразделение

Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Дело может быть выдано сотруднику структурного подразделения на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации на основании письменных запросов.