5. Каков должностной и численный состав службы делопроизводства?

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

РУКОВОДИТЕЛИ эта категория включает в себя заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки док, копировальным бюро. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

СПЕЦИАЛИСТЫ в эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя. Функции специалистов связаны с выполнением как технических, так и творческих операций по анализу информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшим специалистом и специалистом должно быть 2:1.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ИСПОЛНИТЕЛИ экспедитор, делопроизводитель, технические секретари, курьеры, операторы оргтехники. Их обязанности сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

6. Что понимается под объектом документооборота, почему он увеличивается?

Документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется – документооборотом.

7. Что такое номенклатура дел?

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой классификации. Простейшей классификацией док является группировка их в дела, когда документ или совокупность док, относящихся к одному вопросу, помещены в отдельную обложку(папку). Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения док в дела служит номенклатура дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организациях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря номенклатура дел – это простой классификатор, позволяющий быстро разложить док по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

8. Для чего используется н.Д.?

Главным назначением н.д. является систематизация док, т.е. она служит планом распределения док. после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения док в учреждениях. Каждое дело, включенное в н.д. имеет указание срока хранения док. Распределяя док в дела в соответствии с н.д., одновременно намечают, ориентировочно, срок хранения док. Таким образом, с помощью н.д. проводится первый этап экспертизы ценности док.