1. Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение док, отправка док, обработка для передачи в архив. Это наиболее удобная форма организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства доу. Но полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях и с небольшим документооборотом.

Децентрализованная форма представляет собой полную противоположность централизованной форме. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с док, в которой автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации док данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений аппарат которых территориально разобщен, а так же для тех, в которых документоведение имеет специфические особенности (например, исходя из самостоятельности структурного подразделения).

Смешанная форма самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка док, регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию док, их систематизации, хранению дел, их предархивной работке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (регистрация док или контроль) проводится для одних массивов док централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях).

2. Укажите типовые организационные стрктуры службы делопроизводства.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

Секретариат (в состав входит приемная министра, его секретариат, приемные, секретариат коллегии, протокольное бюро)

Канцелярия (в составе экспедиция, бюро учета и регистрации док, отдел писем, копировальный центр, архив)

КАНЦЕЛЯРИЯ создается на гос предприятиях, научно-исследовательских институтах, вузах. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых док, по учету и регистрации док, по контролю за сроками исполнения, по работе с обращениями граждан, по созданию док, копировально-множительне бюро, архив.

ОБЩИЙ ОТДЕЛ это служба по работе с док в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела создается протакольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур,

Порядком принятия решений и особенностями документирования.

СЕКРЕТАРЬ УЧРЕЖДЕНИЯ (структурное подразделение) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.