22.Ведение и заключение презентации

Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Какие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зависеть от обстоятельств: вы ведь не станете объяснять, кто вы такой, если обращаетесь к работникам своего отдела.

Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним. Чем больше вы заставляете их кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Полное вступление состоит из пяти элементов:

• Приветственные любезности - просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют о том, как его провели.

• Представьтесь - ваше имя и должность, ваш опыт, если это существенно (Я работал в области самолетостроения в течение двух лет, хотя, конечно же, не достиг такого высокого уровня, как вы...), а также добавьте некоторые детали о коллегах, которые здесь присутствуют.

• Цели -что вы предполагаете объяснить, предложить или продемонстрировать на этой презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую они рассчитывают получить прибыль от того, что вы им представляете; не говорите "Мы расскажем вам о нашем новом GZ 180", а скажите: "Мы покажем

• вам, как наш GZ 180 может обеспечить вам более быстрое и более экономичное..." Все должно быть представлено с уклоном к их интересам, а не вашим: не "Что я собираюсь вам рассказать", а "То, что, как мне кажется, вы бы хотели узнать".

• Карта маршрута - как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе?

• Правила движения - в частности, хотите ли вы, чтобы люди прерывали вас, если у них есть вопросы, ждали конца раздела или оставляли все вопросы до конца презентации? Прежде чем начать, объясните им порядок работы.

Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это не имеет никакого отношения к их содержанию. Существует примета, что нужно начать с шутки; и хотя, как и многие другие приметы, она не верна, но правда кроется где-то в ее корнях.Дело в том, что выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли; а если вы дадите понять, что у вас с аудиторией много общего, то вас выслушают с гораздо большим интересом.

Хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забавна и вызывает громкий смех -отличный способ дать им почувствовать, что все вы - дети одного племени .Тем не менее неудачная шутка имеет прямо противоположный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом, шутливое начало может оказаться довольно опасным с очень маленькой или незнакомой аудиторией.

Но есть и другие способы расположить к себе слушателя, например:

• любое выражение ваших искренних чувств;

• какое-нибудь откровение о себе;

• возражение собственным доводам во время презентации.

Такие приемы срабатывают, потому что они показывают, что вы такой же человек, как и все остальные, и не стремитесь подчеркнуть свое превосходство. Это, конечно, применимо не только для начала презентации в целом, но и для начала выступления каждого нового участника.

Заключение

Заключение -это самая важная часть презентации. Формулировка целей в том виде, как они представлены в заключении, - это задача встречи в целом. Именно в заключении мы либо сделали, либо не сделали. Они будут или они не будут. Они купят или они не купят. Они станут Вашими союзниками или не станут.

Заключение - это увеличительное стекло. Поэтому, если мы сначала сфокусируемся на увеличительном стекле, а затем вернемся назад к вступлению и к общему содержанию, то все, что мы скажем и сделаем, будет построено так, чтобы привести к заключению и обосновать его. Мы получим хорошо структурированную презентацию, единую по замыслу и достигающую нашу цель.

Заключение настолько важно для Вас, что начинать подготовку с его формирования - не единственное требование. Если в срединной части Вашего выступления случайности Вам не помеха, то заключение обязано пройти по ВАШЕМУ жесткому сценарию. И никаких поблажек господину Случаю.

Поэтому успешным будет заключение, с которым мы поступим так, как поступают профессионалы -НАПИШЕМ ЕГО И ВЫУЧИМ НАИЗУСТЬ.

Заключения могут быть разных типов. Выбрать лучше всего такой, в котором присущий Вам стиль изложения будет наиболее естественным. Некоторые из возможных вариантов заключения предлагает Девид А Пиплз в своей книге "Презентации плюс".

Заключение "Счастливый конец"

Перечислите сильные стороны и преимущества предмета вашего изложения. И покажите, что они те же самые, что характеристики идеала "Х", который был описан вами во вступлении.

Заключение "Мост над неспокойными водами"

Покажите, как функции и/или свойства вашего продукта/услуги позволяют потенциальному потребителю избежать проблем, минимизировать риск и достичь поставленных целей.

Заключение "Айсберг"

Предварительно решите, какими будут ключевые выводы вашей презентации. Они будут верхушкой айсберга. Ваше заключение (с изображенным айсбергом) сведет воедино факты, доказательства, примеры и ссылки, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину каждого айсберга.

Заключение "Последний экзамен"

Подготовьте наглядное пособие с выводом в одно предложение по каждому из основных тезисов. Оставьте незаполненное место для ключевого слова в каждом из предложений. Оно послужит обзором, выводами и напоминанием о важнейших тезисах.

Заключение "Головоломка-конструктор"

Разбейте цели покупателя на несколько частей. Затем покажите, как ваши рекомендации дают решение для каждой части - обеспечивая общее решение.

Эмоциональное заключение

Дейл Карнеги сказал: "Имея дело с людьми, помните, что вы имеете дело не с логичными созданиями, а с эмоциональными". Поэтому завершите эмоциональной цитатой уважаемого авторитета.

Напоминаю - Девид А. Пиплз написал свою книгу на основе опыта работы менеджеров по продажам фирмы IBM. Он сам - руководитель группы подготовки менеджеров этой фирмы. Предлагаемые им варианты заключений охватывают очень широкий спектр презентаций. Но все же акцент сделан на ситуациях, характерных для менеджеров "голубого гиганта".

Предложенные варианты заключений наиболее приемлемы в презентациях, проводимых в организациях и имеющих цель продать товар или услугу. Слушателей, как правило, от нескольких человек до нескольких десятков человек. Аудитория Вам мало знакома и представляется однородной по степени участия в действиях после презентации, по влиянию отдельных участников на развитие событий.

Ситуация меняется, если у Вас имеется дополнительная информация об аудитории. А именно, та информация, что позволяет обратиться к эмоциям ключевых людей Вашей аудитории. Или аудитория немногочисленна - один, два, три человека. В такой ситуации роль эмоциональности в заключении значительно возрастает. Люди принимают решения на основе эмоций. Ваши логические построения, приводящие к заключению, не заставят их действовать нужным Вам образом, если их эмоции скажут им: "Нет, это не то, что мне надо." Но если их эмоции будут на Вашей стороне, то здесь и понадобится вся логика Вашей презентации - для логического оправдания их эмоциональных решений.

В немногочисленной аудитории можно менять даже стиль Вашего выступления. Достаточно даже нескольких секунд личного общения со слушателями, чтобы понять их поведенческий стиль. И внести соответствующие корректировки в свой стиль выступления. Об этом мы еще поговорим в следующих выпусках.

При наличии возможности обратиться в заключении к эмоциям слушателей, сделайте это. Форма логического построения может быть любой из перечисленных выше. Но обязательно воспользуйтесь Вашей информацией об эмоциональных предпочтениях, о стиле поведения. В первую очередь на Вашей стороне должны быть чувства. Логика - всего лишь их служанка.

На этом я завершаю общую часть выпуска рассылки. Завершаю напоминанием. Не доверяйтесь случайностям.