Зміст і порядок укладення договорів на поставку товарів

Договір постачання – основний документ, що визначає права та обов’язки сторін по організації оптового постачання товарів. Цей договір укладається за допомогою направлення оферти однієї із сторін та прийняття пропозиції іншою стороною. Договір набирає чинності і стає обов’язковим для сторін з моменту його укладання. Він вважається укладеним, якщо між сторонами досягнута угода за всіма головними умовами договору. Договір може бути укладений на 1-5 поставок, на разове постачання, на сезон, рік...

Порядок укладання договору

1. Одна сторона направляє іншій проект договору в 2-х примірниках з прикладеною до нього специфікацією.

2. Сторона, що отримала проект має право письмово повідомити іншого про відмову від укладання договору або підписує його і 1 примірник повертає.

3. Якщо при отриманні проекту виникнуть заперечення по його умовах, то сторона, що отримала договір складає протокол розбіжностей і направляє його разом з договором, оговоривши в ньому наявність розбіжностей (в 2-х примірниках). У протоколі розбіжностей вказується редакція договору умов сторони, яка направила договір і сторони, яка не згідна з ними.

4. Сторона, яка отримала протокол розбіжностей зобов’язана розглянути їх і включити в договір всі прийняті пропозиції, а спірні питання передати на вирішення до суду.

Сторонами, що укладають договір необхідно передбачити у ньому такі головні умови:

• Дата укладання договору;

• Повне найменування сторін, а також посади представників сторін, що підписали договір;

• Кількість товарів на весь термін дії договору;

• Асортимент товарів вказати у тексті договору, якщо він нараховує незначну кількість видів, чи в прикладеній до нього специфікації;

• Загальний термін дії договору;

• Період постачання товарів;

• Якість, комплектність, маркування повинно відповідати сертифікатам, прейскурантам, ТУ або договору;

• Ціни та порядок розрахунків за товар;

• Обов’язки та права сторін, що підписують договір;

• Форс мажорні обставини.

1.3.

Порядок приймання товарів

Правильно організоване приймання та зберігання товарів у магазині забезпечує доведення якісних товарів до споживача. У цій роботі працівники Арго керуються чинними стандартами та технічними умовами, інструкціями про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, якістю, а також укладеними договорами, які передбачають певні вимоги щодо показників якості товарів, їх упакування, маркування, транспортування тощо.

Відповідно до міжнародних договорів України від 10 травня 1993 року №46-93 “Про стандартизацію і сертифікацію” нормативні документи із стандартизації розподіляють за певними категоріями:

• державні стандарти України – ДСТУ;

• галузеві стандарти України – ГСТУ;

• стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України – СТТУ;

• стандарти підприємств – СТП;

• технічні умови України – ТУУ;

• республіканські стандарти колишньої УРСР (РСТ);

• міждержавні стандарти подвійного використання, які діють як в Україні, так і в Росії (ГОСТ). Нині їх застосовують як державні стандарти України.

Непродовольчі товари, що надійшли в магазин, за кількістю і якістю приймаються матеріально-відповідальними особами, які зобов’язані детально знати вимоги документів, що регламентують приймання товарів.

Як правило, товари надходять у магазин із супровідними документами. У разі відсутності документів приймання проводить комісія, призначена директором підприємства. В акті про приймання вказується фактична кількість товарів, робиться відмітка про відсутність супровідних документів. У такому випадку товар приймається на відповідальне зберігання.

Керівник магазину зобов’язаний постійно контролювати дотримання правил приймання та зберігання і попереджувати порушення.

Приймання товарів за кількістю. Приймання товарів починається з ознайомленням із супровідними документами і закінчується зіставленням кількості, вказаної в супровідних документах, з фактичною кількістю товару, що надійшов.

Супровідні документи бувають основні й допоміжні. До основних відносять рахунок-фактуру – зведений документ, що підтверджує фактичний відпуск товарно-матеріальних цінностей. Його виписують під час продажу товарів за безготівковим розрахунком; накладну – документ, в якому вказують відомості про постачальника; специфікацію – перелік, що визначає склад партії товару. На документах повинні бути підписи відповідальних осіб та печатка постачальника, свідоцтво про якість – підтверджує належну якість товарів.

Див. Додаток №1, №2, №3

Допоміжними документами є: ярлики; описи тощо.

Підприємство отримувач зобов’язане:

1. Створити умови для правильного і своєчасного приймання товару.

2. Забезпечити точне визначення кількості і якості товарів.

3. Запобігати можливостям утворення нестач чи розкрадань.

4. Знати добре інструкції, супровідні документи.

Завідуючий повинен перевірити дотримання правил перевезення слабоалкогольних товарів, керуючись державними стандартами, технічними умовами та санітарними правилами.

Приймання товарів за кількістю умовно поділяють на два етапи.

Перший - приймання за кількістю товарних місць, а якщо продукція не затарена – за кількістю товарних місць, одиниць.

Другий етап – приймання за кількістю товарних одиниць, яка перевіряється одночасно з відкриттям тари, але не пізніше 24 годин для товарів, що швидко псуються, і 10 днів для всіх інших товарів (термін установлюється з моменту надходження товару в магазин).

Перший етап: зіставляють завоз товару з графіком постачання та заявкою, перевіряють правильність оформлення супровідних документів. Далі перевіряють стан тари, упакування, наявність та правильність маркування.

У разі несправності тари, порушення металевої перев’язки на ящиках магазин може відмовитися від прийняття товару. На вимогу підприємства, яке отримує товар, постачальник зобов’язаний запакувати товари відповідно до вимог державних стандартів чи технічних умов.

Закінчується перший етап приймання підписанням супровідних документів. На них має бути підпис матеріально-відповідальної особи, штамп магазину, зазначити час прибуття і відбуття транспорту, у разі, якщо присутня транспортна накладна.

У разі виявлення розходжень фактичної кількості товарів з даними супровідних документів приймання їх не припиняється, а в документі, який завіряє експедитор, роблять позначку про фактичну наявність товару.

Другий етап – приймання за кількістю товарних одиниць. Якщо порушені терміни приймання, магазин втрачає право на висунення претензій постачальникові в разі недостачі.

Весь товар за кількістю перевіряється суцільним методом. Вибіркове приймання, з поширенням результатів на всю партію допускається, коли це передбачено особливими умовами поставки, технічними умовами, договорами чи іншими обов’язковими правилами.

У разі недостачі отримувач призупиняє приймання товару, залишає його на відповідальне зберігання, складає акт за підписами осіб, які проводять приймання. Подальше приймання має проводитися за участі представника постачальника, який мусить мати посвідчення на право участі в прийманні. Його викликають телефонограмою, якщо претензії стосуються швидкопсувних товарів, представник постачальника має прибути не пізніше як за 4 години, щодо інших – протягом 24 годин після виклику. Якщо постачальник іногородній, його викликають за умови, якщо це передбачено договором.

Якщо представник постачальника не прибуває або ж коли відповідно до Положення про постачання товарів широкого вжитку чи договору виклик його не обов’язковий, тоді приймання товарів за кількістю та складання акта про недостачу можуть проводити представники спорідненого підприємства, представники громадськості.

Якщо такий акт складено, то в ньому зазначається назва товару, обсяг недостачі, вартість та причини недостачі. До акта також додаються документи, передбачені інструкцією про приймання товарів за кількістю. Підписують його всі особи, які брали участь у прийманні.

Рекламація – комерційний документ, котрий являє собою претензії до сторони, яка порушила зобов’язання, взяті на себе згідно з договором, і вимогу відшкодувати збитки, тобто це претензії, які можуть бути висунуті стосовно якості, кількості товарів, термінів поставки, маркування тощо.

У цьому документі повинні бути такі данні:

• про підстави для пред’явлення претензії;

• докази (посилання на нормативні документи – акти експертизи, акти приймання, технічні умови, комерційні акти);

• конкретні вимоги незадоволеної сторони (наприклад, відшкодування збитків, заміни товару тощо).

Рекламація подається в письмовому вигляді з додатком усіх документів, які підтверджують, що на дані претензії є підстави.

Якщо спірні питання, які викладені в рекламації, сторони не можуть вирішити позитивно, цей спір передається в арбітраж, рішення якого є обов’язковим до виконання.

Приймання товарів за якістю.

Пиво зазвичай виготовляється з води, ячмінного солоду, хмелю, пивних дріжджів. Іноді додатково застосовуються несолоджені матеріали (непророщене рисове, ячмінне, кукурудзяне борошно та крупи, а також інша сировина, яка містить вуглеводи) та інші допоміжні інгредієнти.

Марки пива діляться на дві групи: світлі й темні сорти. Пиво буває верхового і низового бродіння; готують пиво і з бродінням шляхом контакту з мікроорганізмами в повітрі (ламбіки).

Марки відрізняються і за концентрацією масової частки сухих речовин в початковому суслі, яка вказується у відсотках чи в градусах Баллінґа. Пиво з малим вмістом алкоголю має густину до 5 %, середнім — до 12 %, міцне пиво — більше 14 %.

Приймаючи товари за якістю, магазин відіграє важливу роль у посиленні контролю за якістю і впливу на виробника продукції.

Згідно з Положенням про постачання товарів широкого вжитку, стандартами, технічними умовами й особливими умовами постачання окремих товарів постачальник зобов’язаний супроводжувати кожну партію товарів документом про якість.

За наявністю в пункті відправлення Державної інспекції з якості стан вантажів, які містять швидкопсувні продукти, перевіряється інспектором з видачею сертифіката. Якщо такої інспекції немає, посвідчення видається відправникам за підписом уповноваженого спеціаліста Державної інспекції.

У посвідченні про якість має бути вказано: назву товару, якісний стан і транспортабельність вантажу. Цей документ додається до транспортної накладної і завіряються печаткою організації, яка видала їх. У посвідченні про якість мають бути указані дані, що забезпечують збереження вантажу у дорозі.

Якість товарів, які надходять, повинна відповідати державним стандартам, технічним умовам, укладеним договорам, одноразовим угодам. Постачальник зобов’язаний надіслати покупцеві в десятиденний термін нові затверджені державні стандарти чи технічні умови або є повідомити про їх зміни.

При постачанні в межах одного міста якість товарів може підтверджуватися штампом на накладних за підписами уповноважених постачальником спеціалістів. У штампах указуються основні показники якості товару, час виготовлення. Приймаючи товари, якість спочатку перевіряють за зовнішніми ознаками. Одночасно перевіряється якість тари, маркування.

Перевірка якості товарів, які надійшли, проводиться в терміни, визначені стандартами, технічними умовами чи договорами. Перевіряти якість товарів можна суцільним і вибірковим методом. Суцільний метод забезпечує перевірку всього товару, що надійшов. Вибірковий – перевірку частини (наприклад, 10 ящиків) усієї партії товару, і результати поширюються на всю партію. Вибіркова перевірка допускається лише у випадках, передбачених стандартами, особливими умовами постачання чи договорами.

Якість товарів у магазині перевіряють органолептичним методом використовуючи при цьому інвентар для перевірки якості товарів. В окремих випадках, коли виникають сумніви, товар відправляють на аналіз у лабораторію. У разі виявлення неякісних товарів викликається представник постачальника, за участі якого складається двосторонній акт.

У телефонограмі, якою викликається постачальник, указують назви товарів, дату і номер рахунка, згідно з яким доставлено вантаж, або номер транспортної накладної, недоліки, які виявлені в товарі під час приймання, час, на який призначено приймання. У разі неприбуття представника постачальника в установлені терміни для складання акта запрошується з Бюро товарних експертиз експерт. Якщо в місці отримання товару відсутнє Бюро товарних експертиз чи інспекція з якості, у складанні акта можуть брати участь представники незалежної організації чи представник громадськості.

Претензії постачальникові подаються в установлені інструкцією чи договором терміни. До претензії додають усі підтверджу вальні документи та копії акта.

Постачальник, отримавши претензію, зобов’язаний задовольнити її або у визначений термін повідомити мотивовану відмову.

Потім товар відправляють на оприбуткування, де розраховують його роздрібну ціну і надають код. Робиться приймальний акт, дані вносяться до товарного звіту. Товар вважається оприбуткованим.

Див. Додаток №4

Порядок приймання імпортних товарів у «Арго» Порядок і терміни приймання імпортних товарів і пред’явлення претензій до постачальника та транспортної організації залежать від того, в чиїй упаковці надійшов товар, які недоліки виявлені, що спричинило пошкодження товарів, де прийнято товар – згідно з договором прямого міжнародного транспортного зв’язку чи на прикордонній станції і з ким проводяться розрахунки за товар.

У разі виявлення нестачі чи неякісних товарів, які надійшли зі складів оптової торгівлі в не запакованому вигляді або коли виявлено пошкодження товарів, які могли статися з вини іноземного постачальника чи органів транспорту, приймання проводиться згідно з правилами, які установлені для приймання товарів вітчизняного виробництва. При цьому особлива увага звертається на екологічне маркування. Проте правила приймання, які установлені стандартами, технічними умовами на відповідні продовольчі товари, можуть застосовуватись лише у випадках, передбачених контрактами з іноземними постачальниками.

Під час приймання імпортних товарів, які надійшли за договором прямого міжнародного сполучення, а також товарів, які надійшли в упаковці іноземних постачальників, або у випадку, коли виявлені виробничі недоліки, відповідальність, за які повинні нести іноземні фірми, слід користуватися такими документами:

 у разі приймання від органів транспорту – Договором про міжнародне вантажне сполучення і службовими інструкціями до нього;

 у разі приймання на складах постачальників – інструкцією “Про порядок складання актів про належний стан товарів, некомплектність і нестачу імпортних товарів і пред’явлення претензій до них”.

На отримувача товарів покладені обов’язки установити, якій організації слід пред’явити претензії у разі нестачі чи неналежної якості імпортних товарів, тобто хто повинен нести відповідальність – іноземний постачальник, відправник чи перевізник.

Основним документом, за яким пред’являють претензії іноземному постачальникові, є рекламаційний акт кінцевого приймання. До актів додаються розрахунки щодо нестачі, оцінювання. Вартість товару, до якого пред’явлено претензії, і суму претензій при цьому вказують у відсотковому виразі до загальної вартості товару.

У разі виявлення нестачі, некомплектності, недоброякісності імпортних товарів магазин має право пред’явити претензії організаціям, з якими за отриманий товар розрахувався. Претензії доповнюються актами про нестачу чи неякісність і всіма документами, які це підтверджують.

1.4

Процес зберігання товарів у магазині «Арго» складається з таких операцій:

1. Розміщення товарів на зберігання.

2. Викладка товарів в місцях їх зберігання.

3. Утворення оптимального режиму зберігання товарів.

4. Нагляд та догляд за товарами.

Основними умовами, які впливають на зберігання товарів є:

1. Відповідна температура та відносна вологість повітря.

2. Відповідне освітлення та вентиляція приміщення.

3. Додержання принципу товарного сусідства.

4. Закріплення постійного місця за товарами.

5. Забезпечення певної матеріальної відповідальності.

6. Виконанння санітарно-гігієнічних міроприємств, які запобігають збитку та псуванню товарів.

При підвищенні відносної вологості на складі, у Мегамаркеті повітря приміщення провітрюють, опалюють або використовують вологопоглинаючі засоби. При зниженні відносної вологості повітря приміщення зволожують.

Велике значення для зберігання товарів має освітлення приміщення. При необхідності вікна на складі заштошторюють, для запобігання проникнення сонячних променів на товари.

На складі використовується сантарно-гігієнічний режим. Періодично товари перевіряють, перекладають, очищають від пилу. Проводиться контроль строків зберігання товарів.

Для правильного зберігання товарів велике значення має вибір способу складання товарів. У «Арго» використовують такі способи укладки:

1.Товари розміщують на вішаках,на металеві трубчаті стійки.

2.На лавах,столах у складеному вигляді.

3.На дерев*яних полицях.

Увагу звертають на:

 наявність та укомплектованість відповідними інструментами протипожежного стенду;

 постійно перевіряють робочий стан вогнегасника;

 перевіряють стан протипожежної сигналізації;

 наявність інформаційної таблички (номер пожежної станції, відповідальний за стан безпеки (ПІБ)).

1.5

Культура обслуговування, ефективність роботи магазину значною мірою залежать і від раціонального розміщення та викладення товарів.

Правила розміщення та викладки товарів

 кожному товару відводиться постійне місце, що дозволяє покупцю краще орієнтуватися у виборі товару, а продавцю – відпрацювати чіткість рухів і швидкість в обслуговуванні;

 при розміщенні максимально використовують обладнання;

 товари частого попиту розміщують ближче до продавця;

 нові, маловідомі товари викладають на самому видному місці;

 товари супутнього асортименту розміщують поряд з основними;

 при викладці показують весь асортимент товарів, що знаходяться в магазині;

 робоче місце повинно мати чітку інформацію про товар;

 на зразки товарів вивішують цінники;

 поряд з виробами в упаковці розміщують аналогічні товари без упаковок;

 товари викладаються етикетками і зрізами;

 на робочому місці необхідно мати запас товарів, що забезпечує безперебійну торгівлю протягом робочого дня.

Умовний поділ товарних запасів

Особливості розміщення товарів в магазині самообслуговування

При розміщенні завідуючий враховує ряд факторів:

 частота вибору окремих товарів, частота поповнення робочих запасів;

 комплексність покупок – групування товарів, що відбираються покупцями одночасно. Наприклад ті, що доповнюють один одного;

 закріплення за кожним товаром постійного місця та урахування звичок покупців;

 широта асортименту окремих груп товарів;

 габарити товарів;

 затрати часу покупців на придбання товару (на товари, які потребують більше часу на відбір – відводять більшу площу).

Принцип розміщення товарів за споживчими комплексами попиту сприяє максимальному задоволенню і розширенню попиту покупців, поліпшенню економічних показників підприємства (товарообіг, прибуток, рентабельність).

Викладка товарів

Для демонстрування товарів складають композицію за розмірами, формою, кольором упаковки. В «Арго» використовують викладку двох типів: товарну і декоративну.

Товарна – застосовується при самообслуговуванні для одночасного показу і відпуску товарів.

Декоративна – викладені товари розміщують так, щоб зацікавити покупців. Викладка може бути в декоративних вазах, кошиках, купками, на ребро, зигзагоподібно, стопками, по колу, пірамідно.

Викладаючи товар, найчастіше використовують вертикальну та горизонтальну викладки.

Вертикальна викладка – це така, за якої товари одного виду розташовують один під одним. Тобто площина гірки умовно поділяється на три чи більше частин, а однаковий товар розміщують в одній із частин один під одним. Така викладка є досить ефективною. Покупець краще може зорієнтуватись у торговельному залі, де розміщений потрібний йому товар.

Горизонтальна викладка – це така, за якої кожній групі товарів відводиться одна площина. При цьому слід враховувати, що покупець найшвидше звертає увагу на товари, розміщені на рівні очей. Тому товари, які користуються великим попитом, кладуть на нижніх полицях, а на полицях, які розташовані на рівні очей, варто викладати нові товари, маловідомі або які користуються незначним попитом. Сама викладка має бути вільною з певними проміжками між товарами.

Весь товар, який надійшов у магазин у пачках, пакетах, пляшках, викладають на полицях так, щоб він до покупця був повернутий етикеткою. На всі товари мають бути оформлені цінники. Нові маловідомі товари забезпечують “німими” довідками (характеристика товару, його якостей, яку можна лише читати), листівками, інструкціями про їхні властивості.

Дотримання усіх правил і норм викладки у Мегамаркеті впливає на збільшення попиту, збільшення об’ємів продаж слабоалкогольних товарів і полегшення процесу купівлі товарів для самих покупців.

Підготовка товарів до продажу

Ефективність процесу продажу товарів значною мірою залежить від якості підготовки товарів до продажу. Належна підготовка товарів до продажу забезпечує високу культуру торгівлі продовольчими товарами, високу продуктивність праці торговельних працівників, сприяє збільшенню пропускної спроможності магазинів та зниженню товарних втрат.

Особливо велике значення має попередня підготовка товарів до продажу в магазинах самообслуговування, оскільки організація торговельного процесу при цьому методі передбачає самостійний вибір покупцями розфасованих і упакованих продуктів.

Підготовка продовольчих товарів до продажу складається з таких операцій:

 розпакування товарів та звільнення від зовнішньої тари;

 перевірка кількості і якості товарів та тари;

 виявлення нестандартної, неякісної продукції;

 перевірка цін за цінниками;

 попередня розцінка товарів;

 надання товарам належного товарного вигляду;

 перевірка маркування;

 комплектування наборів з урахуванням попиту;

 подання товарів на робоче місце продавця.

Підготовка товарів до продажу – трудомісткий процес. Від правильної її організації залежить продуктивність праці, раціональність організації робочих місць, дотримання правил санітарії та гігієни, механізація трудомістких процесів. Чим раціональніше організований процес підготовки товарів до продажу, тим менші будуть затрати праці, товарні втрати і краще збережеться якість товару.

Завдяки виконанню всіх правил підготовки товарів до продажу, «Арго» і працівникам відділу слабоалкогольних товарів легше орієнтуватися у величезному асортименті слабоалкогольних товарів і своєчасно поповнювати їх запаси.

Рекламні звернення в «Арго» є кінцевим продуктом цілої низки досліджень, стратегічних планів, і конкретних дій, які становлять у сукупності систему рекламування виробником та посередником товарів та послуг. Займаючи проміжне становище між рекламою в засобах масової інформації та стимулюванням продажу, реклама на місці продажу є ефективним способом доведення комерційної інформації до споживача. Вона сприяє діяльності не тільки торгового підприємства, а й виробника.

Як складова маркетингової політики комунікацій виробника реклама на місці продажу корисна під час запровадження на ринок товарів широкого вжитку. Вона сприяє постійній наявності тієї чи тієї марки товару в магазині, що підтримує інтереси виробника, а також допомагає оживити торгівлю, коли її сполучають із акціями зі стимулювання продажу, із демонстрацією товару (так звані шоу-покази), з акціями, які віднесено до офіційних державних свят та подій (День незалежності, День восьмого березня, Новий рік, Різд¬во Христове, початок навчального року тощо).

Важливою частиною реклами на місці продажу є реклама са¬мого торгового закладу. «Арго» інформує потенційних по¬купців про особливі переваги цього закладу щодо місця знахо¬дження, обладнання, обслуговування та престижності, якості, стилю, цін та асортименту товарів. Реклама «Арго» підкреслює, що магазин забезпечує величезний асортимент найрізноманітніших товарів, які зручно зібрано під одним дахом, що він може задовольнити майже всі потреби сучасної людини.

Зовнішня реклама для «Арго» має першорядне значення, бо кожний перехожий може стати читачем реклами та потенційним покупцем.

До зовнішніх носіїв реклами підприємства, крім спеціальних щитів, належать також вивіски, вітрини в торговій залі, винесені (тобто ті, що стоять окремо) вітрини, об'ємні зображення товарів або їхньої упаковки тощо. Їх розташовують там, де рекламу можна бачити з максимальної кількості точок або на максимальній віддалі.

До засобів інформації на підприємстві можна віднести:

- прайс-листи;

- каталоги;

- внутрішня радіо- та телевізійна трансляція;

- маркування товару (цінники, ярлики);

- листівки, інформаційні листи, буклети, проспекти;

- демонстраційні та торгові вітрини.

Дотримання правил продажу

На підприємстві «Арго» повністю дотримуються правил продажу та торговельного обслуговування.

1. Правил прийманнянепродовольчих товарів, перевірку їх якості.

2. Правил зберігання непродовольчих товарів.. Відносна вологість повітря у складських приміщеннях не повинна перевищувати 70 відсотків.

3. Термінів та умов реалізації.

4. Правил обміну товарів.

5. Правил продажу товарів.

6. Дотримання законодавства України.

У квітні місяці 2008 року підприємство «Арго» у Альтацентрі підлягало перевірці з боку санітарно-епідеміологічної станції на дотримання умов санітарії і гігієни на підприємстві. Перевірка тривала майже весь день. Були перевірені всі торгові і підсобні приміщення підприємства. Після закінчення, комісією було винесено висновок про те, що серйозних порушень санітарії і гігієни на підприємстві не виявлено і воно може і надалі працювати у звичному режимі, за умов утримання цих умов на тому ж рівні. Про це був складений протокол, в якому були вказані всі висновки і хід перевірки.

Ведення книги скарг і пропозицій

Всі підприємства роздрібної торгівлі та громадського харчування незалежно від форм власності ведуть Книгу відгуків і пропозицій встановленої форми, в яку покупці записують скарги, пропозиції, відгуки та зауваження.

Книга відгуків і пропозицій знаходиться в торговельному залі підприємства у спеціальному відкритому футлярі на видному та доступному для покупців місці.

Книга відгуків і пропозицій ведеться в кожному відділі»Арго».

Покупцю, який бажає зробити запис до Книги відгуків і пропозицій, створюються необхідні для цього умови.

Забороняється вимагати від заявника пред'явлення будь-яких особистих документів або пояснення причин, що викликали необхідність написання скарги, пропозиції, відгуку, зауваження.

Працівник підприємства роздрібної торгівлі, дії якого викликали нарікання, повинен не пізніше наступного дня повідомити про це керівника підприємства або його заступника та надати письмове пояснення з приводу його виникнення.

Керівник підприємства або його заступник зобов'язаний в тижневий термін

розглянути запис, що внесений до Книги відгуків і пропозицій, розібратися по суті питання та вжити необхідних заходів до усунення недоліків і порушень в роботі підприємства або до реалізації висловлених пропозицій.

Керівник підприємства або його заступник за результатами розгляду заяви повинен подати у Книзі відгуків і пропозицій на воротньому боці заяви покупця (відвідувача) інформацію про заходи, яких вжито, та у тижневий термін, в обов'язковому порядку, надіслати письмову відповідь заявнику за вказаною ним адресою.

Копії листів, якими дана відповідь покупцям (відвідувачам), берігаються у керівника підприємства або його заступника протягом року.

Записи інших покупців (відвідувачів), зроблені у Книзі відгуків і пропозицій з метою спростування раніше внесеної до неї заяви, підлягають перевірці та приймаються до уваги керівником підприємства тільки за умови підтвердження викладених у них фактів.

Якщо для здійснення заходів по усуненню зазначених покупцем (відвідувачем) недоліків або виконання його пропозицій необхідно більше семи днів, то керівник підприємства або його заступник визначає інший термін виконання, але не більше 15 днів,про що зазначається у Книзі відгуків та пропозицій.

У разі надходження від покупців (відвідувачів) скарг щодо грубого порушення правил торгівлі, законодавства про захист прав споживачів, роздрібних цін, керівник підприємства торгівлі повинен не пізніше наступного дня повідомити про це керівника господарюючого суб'єкта.

Завідуючий відділом слабоалкогольних товарів зобов'язаний щоквартально перевіряти правильність ведення Книги відгуків і пропозицій, вживати заходів до усунення недоліків, що мають місце в роботі, та причин, які викликають скарги покупців (відвідувачів).

При перевірці мною Книги відгуків і пропозиції підприємства «Арго» мною був виявлений лише один запис за травень-червень 2008 року, в якому жінка дякувала консультанту за чудову надану консультацію на товар. Адміністрація адекватно відреагувала на цей запис і цей працівник був заохочений невеличкою матеріальною премією. Відсутність негативних відгуків у книзі свідчить про те, що підприємство працює згідно усіх правил і норм роздрібної торгівлі і не допускає порушень при процесі продажу товарів.

Організація і проведення виставок, ярмарок

Один із засобів рекламування товарів і послуг — участь у виставках.

Виставки бувають всесвітніми, національними, індивідуальними, універсальними та спеціальними. Завдання виставок — знайти нових покупців. Для ефективного проведення виставки керівнику необхідно:

• правильно спланувати свою участь у ній;

• призначити головного координатора (у наказі необхідно обумовити його права, обов'язки, кошти, якими він може розпоряджатися);

• сформулювати мету участі у виставці, скласти кошторис участі у виставці;

• скласти план виставки, розміщення експонатів, напрями руху відвідувачів;

• скласти тематичний план, визначити експонати, які будуть демонструватися;

• дати замовлення керівництву виставки на експозиційну площу (гарантійний лист);

• розмістити в засобах масової інформації запрошення відвідати павільйон фірми на виставці; надіслати діловим партнерам підприємства персональні запрошення відвідати виставку;

• скласти тематично-експозиційний план: де і що розмістити, як захистити від пограбування, тексти написів;

• художньо оформити всі експонати;

• замовити транспорт і оплатити його;

• розмістити рекламно-інформаційні матеріали (проспекти, прайс-листи, листівки);

• після виставки виконати демонтаж експонатів, їх пакування, транспортування;

• підбити підсумки виставки, скласти і систематизувати статистику відвідувачів; порівняти свої результати з результатами конкурентів.

Під час проведення виставки учасники можуть організовувати прес-конференції, запрошувати кореспондентів радіо й телебачення тощо.

Відвідувачі виставок завжди хочуть бачити експонати в дії, попрацювати на них, "помацати" їх, покуштувати продукти харчування. Тому стенд має передовсім рекламувати продукцію, а не підприємство.

У процесі підготовки і проведення ярмарку перед керівником та учасниками постають такі організаційні питання:

• визначення концепції та обсягу участі підприємства в роботі виставки (ярмарку);

• відбір і підготовка персоналу для роботи на виставці чи ярмарку (комерційного, обслуговуючого, стендистів, перекладачів та ін.);

• розробка плану комерційної роботи, реклами, паблік рилейшнз;

• вибір можливого посередника (агента), який може сприяти забезпеченню участі підприємства у виставці (ярмарку);

• визначення розмірів необхідних виставкових площ, потрібних матеріалів та коштів;

• налагодження ділових контактів з адміністрацією виставки (ярмарку), укладення контракту на виставкові (ярмаркові) послуги тощо;

• питання страхування експонатів і працівників.

Для розробки тематичного плану участі у виставці (ярмарку) треба здійснити такі заходи:

• відібрати зразки продукції для експонування;

• розглянути і затвердити поданий оргкомітетом ярмарку проект конструкції стендів фірми з урахуванням виділених площ, висоти виставкових приміщень, можливостей забезпечення електроенергією, водопостачання тощо;

• розробити генеральну композицію експонатів фірми — розподілити їх за тематичними розділами відповідно до логіки розкриття основної теми композиції.

1.6.

По кожному відділу на підприємстві у фінансовому відділі ведуться оборотні відомості, з яких можна дізнатися кількість проданого товару, товару, що надійшов і товарні залишки. Вона є головною для стабільної роботи у відділі. Також відповідальною людиною ведеться облік договорів з постачальниками, що також є важливою частиною діяльності підприємства. Взагалі, на підприємстві звели до мінімуму операції з документами, все більшу частину в торговому процесі на сьогоднішній день займають комп’ютери, що значно полегшує роботу підприємства. В бухгалтерії підприємства ведеться звітність стосовно розрахунків з постачальниками, виплатами по заробітній платі та інше… На складі та у фінансовому відділі також ведеться облік документів, що супроводжують товар (накладна, товарно-транспортна накладна, документи по якості). Створений спеціальний „Відділ сертифікатів”, де в строгому порядку зберігаються усі сертифікати на продукцію підприємства.

Див. додаток №5

Порядок здачі грошей в банк

Гроші з головної каси, за виключенням сум, витрачених на власні потреби (видачу заробітної плати, господарчі потреби), здають в банк для зарахування на розрахунковий рахунок»Арго».

Передають гроші в банк в основному через його повірених представників-інкасаторів, яки приймають гроші на місці, в магазині. Гроші здають інкасаторам без перерахування в спеціальних опломбованих сумках, закріплених за магазином.

Зразок відтиску пломби магазину є в банку.

Інкасатор прибуває за одержанням грошей по графіку і певному маршруту до головної каси магазину. За звичай графік передбачає точний час прибуття інкасатора.

До прибуття інкасатора необхідно:

• Скласти гроші по номіналу

• Банкноти складають в пачку по сто штук, в однаковому положенні – лицевою стороною до верху, з правої сторони повинен знаходитись портрет видатної людини, потім кожну пачку банда жують;

• Якщо менше ста банкнот, то складають ту суму грошей, яка залишилась.

• Скласти гроші в інкасаторську сумку;

• Заповнити супровідну відомість, в трьох екземплярах, яку підписує касир і головний бухгалтер;

1. Перший – примірник вкладають в кишеню грошової сумки

2. Другий – накладну – видають інкасатору разом з сумкою.

3. Третій – копію супровідної відомості – залишають у касира.

• Закрити сумку та запломбувати

На звороті першого і другого примірників супровідної відомості, складають покупюрний опис зданих банкнот.

Грошову сумку інкасатору здає головний касир магазину.

При здачі сумки з грошима, від інкасатора необхідно вимагати:

 Його спеціальне посвідчення особи з фотокарткою і зразком підпису;

 Довіреність банку на отримання грошової сумки з даного магазину;

 Явочну картку, а також порожню сумку, закріплену за магазином номером.

Перевіривши документи і зробивши відмітку в явочній картці (дата, час приїзду інкасатора банку, номер порожньої і повної сумки, сума всіх грошей, все це за підписом головного касира), головний касир передає інкасатору сумку з грошима в обмін на пусту сумку з тим же номером. Разом з грошовою сумкою інкасатору видають другий екземпляр супровідної відомості (накладну).

Отримавши сумку з грошима, інкасатор ставить дату, розписується і ставить штамп банку на третьому екземплярі супровідної відомості, яка залишається в магазині.

В банку сумку відкривають, перераховують вкладені гроші і співставляють з супровідною накладною. Після підрахунку грошей в банку, другий екземпляр супровідної відомості пересилають в бухгалтерію магазину.

Сума грошей в касі на кінець дня не повинна перевищувати встановленого ліміту.

Звіт касира

З одного боку вказується:

1. Назва підприємства і його адреса, дата, прізвище та ініціали касира, залишок грошей на початок дня.

2. Службовий внесок грошей, сума виручки і за яке число.

3. Сума наявних грошей.

4. Сума підсумку по приходу

5. “Витрата” – сума наявних грошей, сума повернення, кредитні картки і їх сума.

6. Сума службового внесення, підсумок.

7. Залишок на кінець дня – завжди по нулям.

Ставиться підпис касира і дата складання

Другий бік “Звіту касира”.

У графі “лічильника” пишеться:

Всього, наявність, кредитні картки, повернення, службовий внесок, ПДВ – проти них у графі “виручка згідно показань лічильника” пишуться суми. Внизу звіту ставиться підпис касира.

До “Звіту касира” приклеюється:

 Чек на внесення службової суми

 Звіт-Х, по якому заповнюється звіт касира

 Якщо розрахунок вівся по кредитним карткам, то приклеюються копії слипів

 Чеки на внесення грошових сум, квитанція прибуткового касового ордеру, акт на повернення

Прикріплюється до звіту касира:

Видатковий касовий ордер на службове внесення. Якщо були повернення, то 2 копії “Акту повернення”.

Потім заповнюється КОРО.

Порядок проведення інвентаризації

1. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться на основі розпорядження вищестоящої організації, підписаного керівництвом і головним бухгалтером.

2. Інвентаризацію проводить комісія, склад якої вказують в розпорядженні, в склад комісії входять:

- представник вищестоящої організації

- рахівник

- МВО

3. При бригадній відповідальності інвентаризацію проводять з участю всіх членів бригади.

4. В розпорядженні вказують:

- склад комісії;

- причини, вид, об’єм інвентаризації;

- час початку і закінчення;

- який вид цінностей підлягає перевірці.

5. Перед початком інвентаризації всі члени комісії повинні бути ознайомлені з інструкцією “проведення інвентаризації”.

6. В першу чергу інвентаризаційна комісія перевіряє наявність грошей в касі і пломбує підсобні приміщення. Підсумки перевірки наявності грошей в касі оформлюють актом.

7. МВО складають товарний звіт в 3-х примірниках, де виводять залишок товарів і тари. До нього повинні бути прикладені всі видаткові і прибуткові документи.

8. До початку інвентаризації МВО дають підписку. Потім товарний звіт передають в бухгалтерію на перевірку.

9. Підсумки перевірки записують в інвентаризаційний опис, в одному примірнику.

10. В кінці кожної сторінки опису вказують порядковий номер, найменування товару, артикул, сорт, кількість, ціну, суму.

11. По закінченню кожної сторінки роблять написи про кількість порядкових номерів на сторінці і кількість товарних одиниць, всі члени комісії розписуються.

12. Тару записують на окремому листку опису.

13. В кінці МВО дають підписку, що інвентаризація пройшла вірно і немає ніяких претензій.

Правила проведення інвентаризації

1. Інвентаризація повинна проводитись випадково, МВО не повинна знати про початок її проведення. Випадково проведена інвентаризація являється одним з найважливіших умов виявлення недостач і покращення збереження товарно-матеріальних цінностей.

2. Інвентаризація проводиться в назначений строк який встановлює бухгалтер.

3. Інвентаризація тари проводиться разом з інвентаризацією товару.

4. Інвентаризація грошей, цінних паперів проводиться не рідше одного разу на місяць і при інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

1.7

Ділові збори

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Етапи підготовки і проведення зборів

Збори - це групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх на 90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів комунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки.

Докомунікативний етап Комунікативний етап Посткомунікативний

1.З'ясування необхідності наради 1.Вступне слово голови Аналіз зборів

2.Формулювання теми і мети 2.Обговорення проблеми (повідомлення, чи бесіда -дискусія)

3.Розробка порядку денного, проекту рішення 3.Прийняття рішень (факультативно)

4.Визначення і підготовка учасників 4.Підсумковий монолог голови

5.Призначення часу і місця проведення

Підготовка наради починається з визначення її необхідності. Цей складний вид роботи доцільно використовувати, якщо немає альтернатив, таких, наприклад, як бесіда, рішення вищого керівника, об'єднання з іншими нарадами. Після рішення організувати колективний процес обговорення уточнюють його тему і ціль. Шляхом виділення й угруповання проблем розробляється порядок денний. Обираючи послідовність розгляду питань, виходять із психологічних основ. Найбільш «важкі» пункти, що вимагають розширеного обговорення, пророблення, найкраще помістити в другу третину зборів, коли фізична і розумова працездатність групи досягає піка. Поточні чи термінові питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а «найпростіші» чи пункти найбільш цікаві - залишити наприкінець.

Загалом треба підготувати проект рішення. Він нерідко являє собою «запитальник», по кожному пункту якого учасники в ході зборів будуть давати конкретні відповіді.

Наступний крок - визначення кількісного і якісного складу аудиторії, підготовка учасників.

Найкращий час для проведення зборів, згідно ергономічним дослідженням, - це пізній ранок (11 годин середи, четверга). Для регулярних нарад відводять визначений день тижня.

Місцем проведення, як правило, є кабінет керівника організації. Однак краще скликати наради в спеціально обладнаному приміщенні. Воно повинно мати гарну акустику, звукоізоляцію, вентиляцію, нормальну температуру повітря (+ 19ос), зручні для роботи меблі. Оптимальне розташування учасників - на відстані витягнутої руки один від одного за столом трапецієподібної форми.

Доцільна тривалість спільної розумової діяльності великого числа людей - 40 - 45 хвилин. Якщо обставини справи вимагають більшого часу, то після 40 хвилин оголошують десятихвилинну перерву. Регламент установлюється на початку наради. Звичайно вступне і заключне слово ведучого, а також усі виступи плануються на 10 хвилин. У вступному слові треба ясно і конкретно, коротко викласти обговорювані проблеми і ще раз звернути увагу присутніх на кінцеву мету наради. Щоб створити стимул для дискусії, можна підкреслити практичну значимість питань, поставити перед слухачами ряд конкретних задач. Одне з найважливіших вимог до голови наради - не нав'язувати із самого початку свою позицію іншим учасникам. Посада надає словам керівника особливої вага і ті з працівників, хто дотримується протилежних поглядів, можуть просто не зважитися їх висловити, щоб не суперечити начальству. Треба постаратися зайняти нейтральну позицію, викласти свою думку від 3-ї особи або сформулювати у вигляді питання. Найсерйозніші збори буває доречно починати зі зненацька цікавої репліки і навіть жарту. Дуже ефектно, якщо фраза, думка, якою відкривається нарада, буде використана й у її завершенні. Звертаючись до ораторів, головуючий називає учасників на ім’я по батькові, за можливістю підкреслює їхній досвід і компетентність з відповідного питання. Голова повинен бути вкрай уважний не тільки до суті виступу, але і до того , як кожен з них вписується у загальну конструкцію, як працює на досягнення наміченої мети; чи не веде убік. Організатор стежить за регламентом, у ході і після розгляду кожної проблеми коротко резюмує виступи. Це дозволяє домогтися впевненості в тому, що всі присутні чітко розуміють, про що мова , що в ході дискусії досягнуть визначеного прогресу. Якщо оратор виходить за рамки питання, варто дипломатично зупинити його. Критичну оцінку пропозицій дають негайно після промови, чи, якщо використовується метод «мозкового штурму», після висловлення всіх ідей.

Висновки

Протягом одного місяця я проходила практику на підприємстві „Альта-центр”, а саме, у магазині «Арго». За цей час я закріпила на практиці всі знання, які здобула під час теоретичного навчання, вивчила організацію роботи магазину, обов’язки робітників підприємства, ознайомилась з асортиментом непродовольчих товарів, які представлені на підприємстві.

Робота підприємства організована на високому рівні, на керівних посадах знаходяться люди висококваліфіковані і відповідальні, які завжди вислухають побажання і пропозиції, які надходять від персоналу підприємства. Маркетингова діяльність забезпечує високий товарообіг, а рекламна діяльність – підвищує попит. Створені всі умови для нормальної роботи працівників підприємства, забезпечена наявність кімнат для дозвілля. Стан санітарії, гігієни і протипожежної безпеки знаходяться на високому рівні.

На підприємстві дружній колектив,всі добре ознайомлені зі своїми обов*язками,добре розуміються на товарі.

Моє зауваження,це те що,за товаром погано слідкують продавці,він швидко втрачає товарний вигляд,шкодиться.

32