Документы, обычно предъявляемые при заключении трудового договора

№ п/п	Документ, предъявляемый при поступлении на работу	Комментарий	Ссылки
1	Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность	Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ, на территории РФ является паспорт гражданина РФ	Указ Президента РФ от 13.03.97 № 232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации»; ст. 65 Трудового кодекса РФ
2	Трудовая книжка	Трудовая книжка не предъявляется только в том случае, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине	ст. 65 Трудового кодекса РФ
3	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования	Страховое свидетельство обязаны предъявлять все работники, поступающие на работу, кроме тех, кто поступил на работу впервые (если они не имеют его). При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при отсутствии его у работника) оформляется через работодателя	статьи 15 и 65 Трудового кодекса РФ; п. 2 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
4	Документы воинского учета	Эти документы предоставляют только военнообязанные лица и лица, подлежащие призыву на военную службу. Основными документами воинского учета являются: - для граждан, пребывающих в запасе, - военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета); - для граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу	ст. 65 Трудового кодекса РФ; п. 15 постановления Правительства РФ от 25.12.98 № 1541 «Об утверждении Положения о воинском учете»
5	Документ об образовании, о квалификации	Лицо, поступающее на работу, требующую специальных знаний, должно также представить документ, подтверждающий наличие таких знаний	ст. 65 Трудового кодекса РФ

В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Работодателю следует учесть, что все документы, указанные в таблице 3.5.1.3 за исключением трудовой книжки, должны быть возвращены работнику. Поэтому работодателю следует сделать копии этих документов, которые будут необходимы для дальнейшего документального оформления работника и ведения учета.

Кроме этого, работодатель может попросить работника предоставить следующие документы:

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (для подтверждения индивидуального номера налогоплательщика работника).

Ни Трудовым кодексом РФ, ни иными федеральными законами, ни указами Президента РФ, ни постановлениями Правительства РФ прямо не предусмотрено, что работник обязан представлять в организацию этот документ. Однако согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты [налоговыми агентами по налогу на доходы физических яиц, в частности, являются организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо) получил доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ)] по налогу на доходы физических лиц представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц каждого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной ФНС России. Указанная форма отчетности (справка о доходах физического лица) среди прочих реквизитов включает ИНН физического лица, который проставляется из документа, подтверждающего постановку на налоговый учет в налоговом органе. Это положение содержится в Порядке заполнения справки о доходах, утвержденном ФНС России.

Таким образом, для того чтобы отразить в отчетности по НДФЛ ИНН налогоплательщика (работника), налоговый агент (организация или иной работодатель) должен знать этот ИНН, а, как указано в п. 4.5 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц (утверждены приказом ФНС от 03.03.2004 № БГ-3-09/178), присвоенный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в случае необходимости подтверждается свидетельством или уведомлением о постановке на учет в налоговом органе, сведениями из ЕГРН, полученными в установленном порядке, отметкой в паспорте гражданина Российской Федерации.

• Справку о доходах физического лица (по форме № 2-НДФЛ) с предыдущего места работы [для подтверждения суммы дохода, полученного работником с начала года (налогового периода по налогу на доходы физических лиц), сумм предоставленных ему вычетов, а также сумм исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц]. Справка нужна, в частности, для правильности предоставления работнику стандартных налоговых вычетов и соответственно исчисления налога на доходы физических лиц.

Кроме этого, для получения стандартных вычетов, установленных подпунктами 1-3 п. 1 ст. 218 НК РФ (то есть так называемых личных стандартных вычетов), в организации, в которую физическое лицо принимается на работу, согласно п. 3 ст. 218 НК РФ работник должен написать заявление о предоставлении ему стандартных вычетов (если работник желает получать вычеты у данного налогового агента). Форма такого заявления законодательством не установлена. Следовательно, оно может быть составлено в произвольной форме.

Если работник имеет право на получение стандартных вычетов на детей (согласно пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ), то для получения таких вычетов он также должен написать заявление и предоставить документы, дающие право на эти вычеты (примерные образцы подобных заявлений будут рассмотрены на семинаре).