10.1 Программы-органайзеры

Программы-органайзеры позволяют: управлять задачами, контактами; вести дневник; делать заметки; получ. и отправлять ЭП. Сущ-ет след. ср-ва организ совместной работы: планирование сетевого собрания, совещания. Как компоненты офисных пакетов: Outlook (Microsoft) – органайзер, Organizer (IBM) – органайзер, CorelCENTRAL (Corel)– инф. менеджер, Schedule (Sun Microsystems) – планировщик мероприятий. Как самостоят. программ. прод-ты: Dynomic Notes, Smart Reminder, NotelHolder+Lite – напоминалка, хранители заметок, Longsoft Netbook – ведение баз контактов с сетевым доступом, Freebie Notes Roboclick – напомин., менеджер заметок, организатор задач, будильник, Power Notes – планировщик, напоминалка, органайзер календаря.

10.2 Программа Outlook 2000

Это сист. для работы с собщ. и совместной работы, которая облегчает организацию инф-ции на рабоч. столе и обеспеч. совместного доступа к ней, а также связь с другими пользователями. Элемент – это объект, несущ. данные в Outlook. К элементам относ. почтов сообщ, встречи, контакты, задачи, записи дневника и заметки. Функцион. возможности : создание, отправка сообщ, их оформление, планирование встреч и собраний, ведение списка контактов, отслеживание задач (можно создавать важность), использование папок для управл. элементами. просмотр элементов (способы отображ. данных), поиск элементов (есть спец. стр), организация элементов (их можно перемещать между пакетами), просмотр Web-страниц. Outlook – и почтовая программа, и адресная книга, и тел. справочник, и эл. меджер, и эл. секретарь, и планировщик собраний.

10.3 Средства организации рабочего места

Папка Контакты – адресная книга для эл. почты и хранилище деловых вед. и данных о людях, с кот треб. поддерживать связь. В ней могут хранится: адрес эл. почты, почтовый адрес, несколько номеров тел. и др. свед., относ к контактному лицу. Контактному лицу можно отправ. приглаш. на собр. сообщ. ЭП или задания. При налич модема Outlook может набрать его номер тел. при этом время разговора и заметки о нем можно занести в дневник. Возможна сортир, группир и фильтрация контактов по любой части имени или адреса конт. лица. Почтовый адрес Конт. лица может печат. на почтовых наклейках. Дневник – это ср-во фиксац. инф-ции о взаимод. с отд. контактами и работе с док-тами MS Office. В дневник автоматически запис. сообщ., приглаш на собрания, ответы на них, отмена собраний, поручения, ответы на них. Можно вести учет всех созд. и измен. док-тов Office, а также всех действий, кот. треб. запомнить. Каждая запись соответствует одному действию. Эти записи вносятся в соответствии со временем событий. При открытии записи отображ. свед-ния о действии в виде шкалы вр. На ней записи могут орган. в логич. группы, что ускор. поиск свед. Заметки – это эл. эквивалент бум. блокнота с отрывными листками. В них удобно хранить сведения, кот. могут понадобится позднее, измен. сохран. автоматически. Им можно присваивать категории и сортировать. Задачи – это поруч. личного или служ. хар-ра, выполнение кот. можно проследить. Задача может быть разовой или повтор. (равные интервалы или в завис. от даты ее выполнения). Можно созд. категории задач и сортировать по сроку исполнения, готовности. Интеграция Outlook 2000 с другими приложениями: с почтовым клиентом Outlook Express, приложением Net Meeting (организация сетевого собрания, совместная работа в приложении, чат, общая доска, переписка файлов), приложением MS Office – запись в дневнике о созд. файлах.