6.2 Защита информации в Microsoft Office

Для обеспечения конфиденциальности информации в электронном виде пользователи, как правило, применяют такие средства, как упаковка в архивы с паролем, назначение разрешений на доступ к тем или иным папкам и файлам для пользователей компьютера, шифрование средствами файловой системы, шифрование с помощью различных специализированных программ и пр. При этом для защиты малоценной информации порой применяют такую «тяжелую артиллерию», как PGP и др. И наоборот, пользователь оставляет незащищенным ценный документ, поскольку не знает о возможностях для его защиты. Между тем некоторые программы имеют встроенные средства защиты данных от посторонних глаз.

Чтобы правильно произвести защиту инф-ции нужно выполнить след. команды Файл→сохр. как. Появится окно сохраненного док-та. Далее след раскрыть список Сервис и выбрать Параметры. Тогда можно 1) рекомендовать доступ только для чтения 2) задать пароль для открытия файла 3) задать пароль разрешения записи. Возможно сохранение и создание резервной копии, Автосохранение.

6.3 Системы обработки текстовых документов

Широкий спектр функц.возможн.обеспечили текст.процессору Microsoft Word высокий уровень попул. среди пользов. В проц.подг.документа в распоряжении пользов.имеется набор ср-тв и процедур орг-ии раб.по вводу, редакт-ию и форм-ю текста и встроенных объектов. К осн.функц. возм.по раб. с докум.можно отнести: использ.шрифтов разл.размеров и начертаний символов и различных способов их выдел.; установка параметров абзаца; задание междустрочных интервалов; проверка правоп.и подбор синонимов; автома.нумерацию страниц; автомат.перенос слов на новую строку; поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов); установка сносок; построение оглавл., указателей; набор текста в неск. колонок; созд. Табл., рисунков и постр. диаграмм; просмотр докуме. перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати; отмена и повторение предыд. действий пользов.; вставки полей с информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включ. в документ разл.объектов (файлов, формул и др.); импорт докум., создан.в других приложениях .Текс.процессор предл. также широкий выбор ср-тв придания докум. привлекат. Внешнего вида: автоформат-ие, прим-ие стилей, библиотеки стилей и шаблонов докум..При пом.шаблонов можно автомат.процесс подг.станд.док., таких, как: факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация. Предост.возм. работы со структурой документа, процед. слияния, подготовки документов-форм.Рассмотрим некоторые функц.возм.текст.процессора Microsoft Word 2000 более подробно.Пров.орфографии. В сист.пров.орф.вкл.множ-во новых слов: это имена и фамилии.Выбор нужн.шрифта. В Word 2000 более удобно выбирать желаемый шрифт, кот.появл.в виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Назв.шрифтов в списке воспроизв.самим этим шрифтом. Это позв.быстро найти подход.гарнитуру.Множественный буфер обмена. Дост-ом офисного пакета Office 2000 явл. наличие МБО, позвол.размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена вызывается командой Вид→ Панели инструментов→Буфер обмена). Темы оформления. ТО предназ.для автомат.оформления Web-страниц. ТО предл.фон. рисунки, и опред.шрифт, кегль, формат и цвет текста. Все темы доступны в прилож.FrontPage, предназн.для создания Web-страниц, и могут редакт. с его помощью. Аналогичные темы доступны в других прилож. Office, что позв.разраб. документы в едином стиле.Ср-ва для созд.Web-страниц. Мастер по созд. Web-страниц позв.использ. общие ТО и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает строить профессион. Web-страницы. Интеграция с ЭП. Текстовый проц. Word предл. Возм.работы с эл.почтой. При использ. Word как редактора сообщ. Эл.почты пользователи получ.возм. по использ.бланков, автоподписи почтовых сообщ.