- •Організація праці менеджера
- •Коротка характеристика керівників
- •Класифікація керівників
- •1.2. Сучасні вимоги до якості керівника
- •1. Ділові якості:
- •2. Особисті якості:
- •1.3. Стилі керівництва підлеглими
- •1.4. Оцінка якості керівника
- •2. Особливості праці керівника
- •2.1. Типова структура витрат робочого часу керівника
- •Прийом відвідувачів
- •Телефонні розмови
- •Перегляд кореспонденції
- •Ознайомлення з роботою підрозділу
- •Планова й організаційна робота
- •Контроль
- •2.2. Прийом відвідувачів і відвідини інших керівників і клієнтів
- •1. Планування відвідин.
- •2. Обмеження відвідин.
- •3. Узгодження відвідин.
- •2.3. Наради, телефонні розмови
- •2.3.1. Види нарад.
- •Підготовка і проведення нарад.
- •Регламент нарад.
- •Протоколювання нарад.
- •2.3.2. Телефонні розмови
- •2.3.3. Робота з кореспонденцією.
- •2.3.4. Роботи з веб-сайтом
- •2.4. Поведінка в кризових ситуаціях
- •2.5. Планування робочого дня й особистий контроль
- •Розпорядок дня дозволяє забезпечити такі організаційні переваги:
- •При розробці розпорядку робочого дня необхідно:
- •Малюнок 1. Матриця Ейзенхауера.
- •Упорядкування плану включає:
- •1. Упорядкування завдань.
- •2. Оцінка тривалості дій.
- •3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).
- •4. Прийняття рішень за пріоритетами і передорученням.
- •5. Контроль (урахування незробленого).
- •Особистий контроль із боку керівника
- •Контроль самомотивації:
- •3. Культура і гігієна праці керівника
- •3.1. Основи усного спілкування
- •3.2. Основи письмового спілкування
- •3.3. Манера поведінки
- •3.4. Раціональні режими праці і відпочинку
- •3.5. Одяг
- •3.6. Фізична культура, у т.Ч. Харчування і сон
- •Пам'ятаєте: у здоровому тілі - здоровий дух!
- •4. Список літератури
2.3.3. Робота з кореспонденцією.
Робота з документами, що надходять з органів державної влади (ОГВ) виділяється окремо, оскільки це документи високого ступеня важливості і невчасний їхній розгляд і виконання може спричинити за собою серйозні наслідки у виді накладення штрафів, пені й ін.
Робота з даними документами, як правило, регламентується внутрішнім розпоряджувальним документом і має такі особливості:
Такі документи є першочерговими до виконання.
У зв'язку з їхньою важливістю, після накладення резолюції документ направляється управлянням справами виконавцю протягом часу кур'єром або факсом. Документи підвищеним обсягом розсилаються електронною поштою, а по факсу дублюється тільки перша сторінка документа з резолюцією.
Узгодження проекту документа, підготовленого на підставі документа, отриманого з ОГВ погоджується протягом 1 дня з керівниками центрального апарату (ЦА) і 3 днів, якщо необхідно узгодження з керівниками регіональних підрозділів (якщо вони існують) організації.
При надходженні документів із (ЦА) за допомогою електронної пошти, поштою або факсом в регіональний підрозділ (РП) керівнику РП (або особі, яка нимм уповноважена) необхідно їх розглянути, накласти резолюцію і направити на виконання. Накази, розпорядження, рішення колегіальних органів, зафіксовані протоколами є обов'язковими до виконання. У випадку виникнення неясності по виконанню розпорядницького документа, необхідно звернутися до виконавця документа, прізвище і телефон якого зазначені в погоджувальній-стверджувальній частині документа.
Внутрішнє листування між підрозділами здійснюється на офіційні адреси підрозділів. При створенні електронних документів необхідно притримуватися як основних вимог до оформлення документів, так і визначених правил оформлення електронних документів.
2.3.4. Роботи з веб-сайтом
Як показує світовий досвід, найбільші часові витрати відбуваються при передачі інформації між співробітниками організації. Для оптимізації даного процесу в провідних організаціях застосовуються сучасні веб-технології, завдяки котрим керівник у повсякденній роботі використовує такі функціональні можливості:
1. Для підвищення ефективності й оперативності роботи з документами вони пересилаються електронною поштою і розташовуються на внутрішньому сайте організації в окремому розділі. Таким чином, спрощується пошук і опрацювання інформації, підтримується її постійна актуальність.
2. За допомогою спеціалізованих інформаційно-пошукових систем “Персонал” керівник одержує інформацію про документи по управлінню персоналом в організації, заповнює необхідні бланки, може переглянути свою особисту справу і картки співробітників підрозділу, а також ознайомитися з основними характеристиками і структурою персоналу підпорядкованих структурних підрощздлів (філій, предстаництв та ін.).
3. Система дистанційного навчання (СДН) дозволяє будь-якому співробітнику організації підвищити рівень фахового підготовки на робочому місці відповідно до темпів розвиткуорганізації, самостійно обираючи час занять і їх інтенсивність. Навчальні матеріали в СДО подаються у вигляді курсів, навчальних і екзаменаційних тестів. В процесі вивчення матеріалів курсу, слухач перевіряє свої знання на навчальних тестах, одержує звіт про їх здачу з аналізом помилок для наступної проробки й успішної здачі екзаменаційного тестування.
4. Система електронного документообігу надає можливість усім співробітникам організації створювати і переглядати накази і розпорядження загальноорганізаційного характеру, оформити необхідні документи для відрядження, простежити стан і хід узгодження документа.
5. За допомогою “Форуму” на внутрішньому сайті організації або в СДН можна організувати обговорення суперечливих моментів, у якому будуть у зручний для себе час брати участь усі зацікавлені сторони.
В даний час організації роблять все можливе для автоматизації різноманітних процесів для подальшого успішного свого банку і підвищення ефективності діяльності власних співробітників.