2.3. Наради, телефонні розмови

Основною метою проведення нарад є одержання в короткий термін достатньої для ефективного управління організацією (підрозділом) кількості якісних колегіальних рішень.

2.3.1. Види нарад.

В загальному, в організаціях, зокрема у великих, передбачені такі види нарад:

• щоденні селекторні наради на тему: “Поточне управління основними структурними підрозділами“;

• тижневі наради на тему: “Оперативне управління основними структурними підрозділами“;

• підсумкові-планові квартальні, піврічні і річні наради на тему: “Оцінка діяльності організації за минулий період (квартал, півріччя, рік) і задача на наступний”;

• позачергові наради.

Підготовка і проведення нарад.

Матеріали до нарад повинні бути гранично лаконічними і добре ілюстрованими (таблицями, графіками, діаграмами й ін.).

У ході доповіді (повідомлення) доповідач виносить на обговорення тільки основні проблеми (питання), що виникли в звітному періоді, проекти рішень щодо усунення їх негативних наслідків і недопущенню виникненню надалі, основні напрямки подальшого розвитку.

У процесі проведення наради учасникам можуть даватися додаткові матеріали на паперових або електронних носіях.

Регламент нарад.

Регламент наради пропонується особою, що веде нараду (головуючим) і приймається колегіально учасниками шляхом голосування. Якщо для обговорення питання порядку, проблеми або пропозиції учасника потрібно більше часу на обговорення, чим вище зазначено, то головуючий повинен вибрати один із таких варіантів:

• організувати форум, анкетне або тестове опитуванння;

• призначити спеціальну нараду;

• організувати робочу групу для додаткової проробці питання;

• провести мозковий штурм або круглий стіл.

Протоколювання нарад.

Протоколи нарад і засідань колегіальних органів оформляються в терміни, зазначені в положенні про відповідний колегіальний орган і передаються в управління справами для їх наступного розсилання, контролю виконання і розміщення наелектронних носіях.

Протоколи наради в керівників підрозділів ведуться, оформляються (не пізніше того ж дня після закінчення наради), розсилаються учасникам (на розсуд керівника підрозділу) і контролюються щодо виконання рішень відповідальними секретарями.

2.3.2. Телефонні розмови

На думку вченого Мінцберга, кожний керівник у своїй роботі виконує визначені ролі, від успішності виконання яких залежить багато чого у його ефективності. Однієї з таких ролей є інформаційна роль, що має на увазі одержання, обмін і передачу інформації, тобто організацію комунікацій. За оцінками спеціалістів керівники всіх рівнів 80% свого часу витрачають на різноманітні види комунікацій. Одним із видів комунікацій є телефонні переговори. Дуже важливо правильно організувати їх ведення для одержання максимального ефекту і витрати мінімум часу і засобів.

В звичайній організації телефонні комунікації можна розділити на індивідуальні розмови і селекторні наради.

Селекторні наради проводяться для прийняття колегіальних рішень за територіальноє віддаленості учасників, а також для оперативного прийняття рішень без втрат часу на збір учасників.

При проведенні селекторних нарад необхідно керуватися такими правилами:

1. Уважно слухати і записувати важливі моменти.

15. Висловлювати свої пропозиції тільки після того, як доповідач закінчив говорити і головуючий наради запропонувала висловитися.

16. Щораз перед тим, як що-небудь сказати - відрекомендуватися.

Ведення індивідуальних переговорів в організації звичайно регламентується “Правилами ведення телефонних переговорів” які розроблюються для підвищення оперативності взаємодії між керівниками і є обов'язковими до виконання.

Також для одержання максимальної ефективності від проведеної телефонної розмови варто керуватися наступними правилами(прил. 2 до наказу №619 від 06.06.02.).