Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
man_trud.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
266.75 Кб
Скачать

Перегляд кореспонденції

Робота з кореспонденцією (документами) полягає в розборі і перегляді (читанні) кореспонденції, що надходить керівнику, і прийняттю по ній рішень, частіше усього у вигляді резолюції. Щоб уникнути зайвих витрат часу на цю роботу, насамперед, необхідно захистити керівника від надлишкової кореспонденції, яка не містить нової інформації або не потрібна в даному конкретному випадку. Для цього в організації та окремих її підрозділах повинно бути добре налагоджене діловодство, особливо розподіл документів за керівниками, організація і якість їх підготовки.

Своє відношення до інформації, отриманої з того або іншого документа, керівник частіше усього виражає у виді резолюції. Вона повинна бути подана у вигляді управлінського рішення і містити його основні елементи, тобто задачу, засоби, відповідальність і терміни. Резолюції типу “Прошу переговорити”, “До відома”, “У бухгалтерію” малоінформативні і викликають зайві втрати часу як у керівника, так і у виконавців.

Для ефективної роботи з кореспонденцією керівник повинен добре володіти прийомами діловодства. Це поняття нерідко ототожнюється з бюрократизмом. Але без документів у найближчому майбутньому в управлінській системі не обійтися. Як арматура скріплює бетон, так і різноманітні документи скріплюють управлінські відносини в системі організації.

Ознайомлення з роботою підрозділу

Ознайомлення з роботою підрозділу передбачає не тільки телефонні розмови або роботу з відповідними документами, але й обхід робочих місць. Ця робота, як і прийом відвідувачів, сприяє не тільки одержанню необхідної усної і візуальної інформації, але і зміцненню контактів керівника з членами колективу. Варто дотримуватися таких рекомендацій:

  • чітко сформулювати для себе ціль обходу;

  • намітити маршрут і вибрати найбільше придатний час обходу;

  • проводити бесіди безпосередньо на робочих місцях з мінімальним відволіканні

працівників від виконання ними свої обов'язків;

  • уважно і терпляче вислуховувати працівників;

  • проводити аналіз результатів обходу відразу ж після його завершення;

  • проконтролювати виконання обіцянок, даних у період обходу

Доцільно обхід робочих місць включати в розпорядок робочого дня і чітко дотримуватися встановленого часу.

Планова й організаційна робота

Планування може проходити три етапи:

1) розставляння пріоритетів за термінами важливості;

2) планування справ за часом доби і днями тижня з урахуванням індивідуальної продуктивності і таких чинників, як складність переговорів, витрати часу на транспорт і т.д.;

  1. добір запасних варіантів справ і можливого резерву часу.

Основні правила планування часу:

60% - запланована активність;

20% - непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);

20% - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

Керівник у своїх планах із самого початку повинен встановити, яку роботу він буде виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

Організаційна робота керівника включає делегування повноважень і розпорядницьку діяльністю. Делегування є основною діяльністю кожного керівника. Розпорядницька діяльність пов'язана з дорученнями неформалізованих задач (через свою непевність і неможливість піддавати контролю невиконання) і дорученнями конкретних задач.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]