
- •Організація праці менеджера
- •Коротка характеристика керівників
- •Класифікація керівників
- •1.2. Сучасні вимоги до якості керівника
- •1. Ділові якості:
- •2. Особисті якості:
- •1.3. Стилі керівництва підлеглими
- •1.4. Оцінка якості керівника
- •2. Особливості праці керівника
- •2.1. Типова структура витрат робочого часу керівника
- •Прийом відвідувачів
- •Телефонні розмови
- •Перегляд кореспонденції
- •Ознайомлення з роботою підрозділу
- •Планова й організаційна робота
- •Контроль
- •2.2. Прийом відвідувачів і відвідини інших керівників і клієнтів
- •1. Планування відвідин.
- •2. Обмеження відвідин.
- •3. Узгодження відвідин.
- •2.3. Наради, телефонні розмови
- •2.3.1. Види нарад.
- •Підготовка і проведення нарад.
- •Регламент нарад.
- •Протоколювання нарад.
- •2.3.2. Телефонні розмови
- •2.3.3. Робота з кореспонденцією.
- •2.3.4. Роботи з веб-сайтом
- •2.4. Поведінка в кризових ситуаціях
- •2.5. Планування робочого дня й особистий контроль
- •Розпорядок дня дозволяє забезпечити такі організаційні переваги:
- •При розробці розпорядку робочого дня необхідно:
- •Малюнок 1. Матриця Ейзенхауера.
- •Упорядкування плану включає:
- •1. Упорядкування завдань.
- •2. Оцінка тривалості дій.
- •3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).
- •4. Прийняття рішень за пріоритетами і передорученням.
- •5. Контроль (урахування незробленого).
- •Особистий контроль із боку керівника
- •Контроль самомотивації:
- •3. Культура і гігієна праці керівника
- •3.1. Основи усного спілкування
- •3.2. Основи письмового спілкування
- •3.3. Манера поведінки
- •3.4. Раціональні режими праці і відпочинку
- •3.5. Одяг
- •3.6. Фізична культура, у т.Ч. Харчування і сон
- •Пам'ятаєте: у здоровому тілі - здоровий дух!
- •4. Список літератури
Перегляд кореспонденції
Робота з кореспонденцією (документами) полягає в розборі і перегляді (читанні) кореспонденції, що надходить керівнику, і прийняттю по ній рішень, частіше усього у вигляді резолюції. Щоб уникнути зайвих витрат часу на цю роботу, насамперед, необхідно захистити керівника від надлишкової кореспонденції, яка не містить нової інформації або не потрібна в даному конкретному випадку. Для цього в організації та окремих її підрозділах повинно бути добре налагоджене діловодство, особливо розподіл документів за керівниками, організація і якість їх підготовки.
Своє відношення до інформації, отриманої з того або іншого документа, керівник частіше усього виражає у виді резолюції. Вона повинна бути подана у вигляді управлінського рішення і містити його основні елементи, тобто задачу, засоби, відповідальність і терміни. Резолюції типу “Прошу переговорити”, “До відома”, “У бухгалтерію” малоінформативні і викликають зайві втрати часу як у керівника, так і у виконавців.
Для ефективної роботи з кореспонденцією керівник повинен добре володіти прийомами діловодства. Це поняття нерідко ототожнюється з бюрократизмом. Але без документів у найближчому майбутньому в управлінській системі не обійтися. Як арматура скріплює бетон, так і різноманітні документи скріплюють управлінські відносини в системі організації.
Ознайомлення з роботою підрозділу
Ознайомлення з роботою підрозділу передбачає не тільки телефонні розмови або роботу з відповідними документами, але й обхід робочих місць. Ця робота, як і прийом відвідувачів, сприяє не тільки одержанню необхідної усної і візуальної інформації, але і зміцненню контактів керівника з членами колективу. Варто дотримуватися таких рекомендацій:
чітко сформулювати для себе ціль обходу;
намітити маршрут і вибрати найбільше придатний час обходу;
проводити бесіди безпосередньо на робочих місцях з мінімальним відволіканні
працівників від виконання ними свої обов'язків;
уважно і терпляче вислуховувати працівників;
проводити аналіз результатів обходу відразу ж після його завершення;
проконтролювати виконання обіцянок, даних у період обходу
Доцільно обхід робочих місць включати в розпорядок робочого дня і чітко дотримуватися встановленого часу.
Планова й організаційна робота
Планування може проходити три етапи:
1) розставляння пріоритетів за термінами важливості;
2) планування справ за часом доби і днями тижня з урахуванням індивідуальної продуктивності і таких чинників, як складність переговорів, витрати часу на транспорт і т.д.;
добір запасних варіантів справ і можливого резерву часу.
Основні правила планування часу:
60% - запланована активність;
20% - непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);
20% - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
Керівник у своїх планах із самого початку повинен встановити, яку роботу він буде виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).
Організаційна робота керівника включає делегування повноважень і розпорядницьку діяльністю. Делегування є основною діяльністю кожного керівника. Розпорядницька діяльність пов'язана з дорученнями неформалізованих задач (через свою непевність і неможливість піддавати контролю невиконання) і дорученнями конкретних задач.