2. Особливості праці керівника

2.1. Типова структура витрат робочого часу керівника

У структурі витрат робочого часу керівника понад 80% займають: робота з кореспонденцією (документами), телефонні розмови, прийом відвідувачів, наради, обхід робочих місць та ін. Зразок структури витрат робочого часу керівника наведений у Табл. 1.

Таблиця 1.

Типова структура витрат робочого часу керівника

№ п/п	Найменування робіт	Розподіл робочого часу (%)
1.	Прийом відвідувачів	10
2.	Наради	30
3.	Телефонні розмови	2
4.	Перегляд кореспонденції	3,5
5.	Ознайомлення з роботою підрозділу	10
6.	Планова й організаційна робота	20
7.	Контроль	20
8.	Підготування до доповідей	1,5
9.	Інші види робіт	3

Прийом відвідувачів

Управління трудовим колективом немислиме без прямих контактів керівника з підлеглими, представниками інших підрозділів та організацій, із клієнтами. Процедура прийому відвідувачів, як правило, включає такі операції: планування, регламентування, узгодження відвідувань і встановлення пріоритетів.

Наради

Ділові наради - одна з найважливіших форм управлінської діяльності керівників. Під час нарад відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, приймаються управлінські рішення.

Задачі нарад:

• виявлення причин найбільш істотних відхилень у реалізації стратегічних цілей, бізнес-планів і бюджетів підрозділів, організації в цілому і прийняття якісних рішень по їх усуненню, локалізації (негативних) або розвитку (позитивних);

• оперативна інформація учасників наради про значимі події в життєдіяльності організації, зміни зовнішнього середовища і стану підрозділів;

• обговорення актуальних питань і проблем розвитку організації і її підрозділів і прийняття з них якісних рішень.

Ділова нарада - засіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають в організації. Процес управління в цьому сенсі зводиться до трьох основних стадій: збір і переробка інформації; координація діяльності служб і співробітників; ухвалення рішення.

Телефонні розмови

Телефонізація системи управління несе в собі протиріччя. З одного боку, вона дозволяє зберегти робочий час і засоби, а з іншого - за низької інформаційної культури, навпаки, створює передумови для втрат робочого часу.

Процедура телефонної розмови, як правило, містить такі операції: встановлення зв'язку, представлення співрозмовників, постановка питання (введення в ситуацію), обговорення питання (ситуацій), відповідь на поставлене питання і заключне слово. При цьому кожна операція може містити 20-30% непотрібної інформації. Крім цього, в результаті поганого зв’зку або непідготовленості до розмови співрозмовників мають місце паузи.

Щоб уникнути втрат робочого часу, необхідно готуватися до телефонної розмови і володіти грамотною стилістикою розмови.

При підготуванні до телефонної розмови необхідно уточнити, з ким варто розмовляти (прізвище, ім'я, по батькові, посада, номер телефону), підібрати необхідну для розмови інформацію, щоб не відриватися на її пошук, обміркувати зміст розмови і визначитися з найбільш сприятливим часом її проведення.

Стилістика телефонної розмови повинна враховувати чіткість мови, її лаконічність, поважну форму звертання до співрозмовника, урахування його настрою та нервового навантаження.