Упорядкування плану включає:

1. Упорядкування завдань.

2. Оцінка тривалості дій.

Ви працюєте значно сконцентрованіше і більш послідовно рятуєтеся від перешкод, якщо під визначену задачу відвели визначений час.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40).

При упорядкуванні плану дня притримуйтеся основного правила планування часу, відповідно з яким планом повинно бути охоплено не більш 60% вашого часу і приблизно 40% необхідно залишити в якості резервного часу для несподіваних справ. Якщо Ви запланували більш 60% свого часу по усіх видах витрат, то варто невблаганно довести складений вами список завдань до зазначених параметрів, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на початок наступного дня, або викреслений, або завершений за рахунок понаднормових годин.

4. Прийняття рішень за пріоритетами і передорученням.

Мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5-6 годин (60%). Встановіть однозначні пріоритети для своїх справ. Варто роздивитися кожну дію з огляду можливості її передорученння і раціоналізації.

5. Контроль (урахування незробленого).

Як показує досвід, не всі задачі можуть реалізуватися. Тому їх припадає переносити на наступний день. Якщо Ви ту саму справу переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості. Ви:

• врешті-решт рішуче за неї беретеся і доводите до кінця;

• відмовляєтеся від цієї справи, тому що іноді проблема вирішується сама собою.

Планування робочого дня знаходить свій відбиток в щоденниках, органайзерах, спеціальних комп’ютерних програмах.

Особистий контроль із боку керівника

Особистий контроль передбачає одержання упорядкованої інформації щодо того, в якій мірі діяльність керівника досягає поставлених цілей.

Керівник повинен здійснювати ефективний контроль за термінами виконання намічених завдань, використовуючи три контрольні досьє:

• поточний тиждень;

• наступний тиждень;

• поточний місяць.

Особистий контроль дозволяє керівнику реально оцінювати завантаженість робочого дня, продуктивність праці, фактичний стан справ в організації; аналізувати отримані дані і використовувати результати в подальшій роботі.

Вкрай важливо опанувати прийомами самомотивації, оскільки без цього не тільки не можливо досягти поставлених цілей, але і спонукати інших допомагати в їх досягненні.

Контроль самомотивації:

• сфокусуйте увагу на цілях і відкиньте труднощі на задній план;

• ставтеся до проблем як до сприятливих можливостей;

• станьте “результатоголіком”, а не “працеголіком”;

• установлюйте чіткі терміни виконання;

Якщо керівник зіштовхується з проблемою мотиваційної кризи, варто сконцентруватися на тому, чого він хоче досягти.

Відправним пунктом на шляху до високих особистих і фахових досягнень є критичний погляд на свої сильні і слабкі сторони. Самооцінку варто почати з розгляду наступних питань:

• Що в мене добре виходить?

• Що мені подобається робити, або подобалося б, якби представилася можливість?

• У яких областях я хотів би працювати або мати власну справу?

• Якими ціннісними якостями я володію?

• Яких ситуацій, розчарувань і стресів, пов'язаних із роботою, я хотів би уникнути?

Подібні питання варто задавати собі регулярно, щоб мати можливість зосередитися на тому, що Ви хотіли б зробити реальністю, і націлитися на досягнення високих і бажаних результатів.