Малюнок 1. Матриця Ейзенхауера.

Задачі типу А як термінові і важливі, необхідно вирішувати негайно. Задачі типу Б як важливі, але не занадто термінові, потребують уваги і визначення термінів виконання, без яких вони в якийсь момент ризикують перетворитися в задачі категорії А, а Ви будете до цього не готові. Задачі типу В доцільно передоручити підлеглим або спеціалістам, оскільки ці справи повинні бути зроблені терміново, але вони не занадто важливі. Нарешті, у відношенні задач типу Г необхідно набратися мужності і сказати собі: “Ці задачі не коштують моїх зусиль і часу. Про них потрібно просто забути”.

Пастка, у яку потрапляє більшість людей, складається в тому, що вони займаються в основному справами категорії Г і В, і не справляються зі справами типу А і Б. Часто така ситуація виникає тому, що справи типу Г і В зробити простіше, і їх результати одразу ж можна побачити. У даному випадку необхідно правильно планувати послідовність робіт протягом дня: починати потрібно з важливої, але достатньо простої задачі. У цьому випадку можливість того, що Ви з нею справитеся, велика, а це створить гарний психологічний настрій. У такому стані можна братися за дійсно складні задачі. Ще один практичний прийом “ущільнення “ часу - упорядкування переліку дрібних (що потребують 10-15 хвилин) справ. Виконання дрібних справ дозволяє ефективно використовувати паузи, що виникають в роботі, і додає задоволення.

Час можна також заощаджувати за допомогою ефективного делегування повноважень. При цьому керівник не може зняти із себе відповідальність, тому зобов'язаний здійснювати певний контроль за виконанням делегованой роботи.

Ефективне делегування завдань містить у собі три обов'язкових елементи:

• чітку постановку питання;

• визначення ступеня відповідальності;

• вибір підхожого методу контролю.

2. Передбачати час для рішення перспективних, стратегічних питань розвитку організації.

3. Відводити час у бюджеті робочого часу керівників на ознайомлення з поточною технічною періодикою, спеціальною літературою (робота за особистим планом).

4. Передбачати для окремих керівників їх обов'язкову присутність на робочих місцях.

5. Мати резерв робочого часу на рішення раптово виниклих питань.

6. Змінювати і доповнювати розпорядок дня в міру подальшої раціоналізації праці управлінського апарата або в зв'язку зі зміною функціональних задач керівника.

Успішне впровадження розпорядку робочого дня пов'язане багато в чому з загальною раціоналізацією праці керівників. Варто диференціювати інформаційні потоки, що надходять до керівника, виділяючи лише головну, першочергову інформацію, рішення за якою повинен прийняти тільки він сам.

Денний план представляє собою конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей. Принципово важливо складати план дня в письмовому виді. Плани дня, що тримають у голові, легко відхиляються. Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

План, що фіксується письмово, має психологічний ефект самомотивації до праці. Ділова активність керівника стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на суворе дотримання програми дня.

Реалістичний план дня повинен у принципі містити лише те, що Ви хочете або повинні, а також можете зробити в цей день. Тому що чим більш досяжними Ви вважаєте поставлені цілі, тим більше сил концентруєте і мобілізуєте на їхню реалізацію.

В середньому, для упорядкування щоденного плану потрібно не більш 10 хвилин.

Плануванню на тиждень можуть допомогти такі питання:

• На чому я повинний сконцентруватися в першу чергу на цьому тижні (центральна задача)?

• Яка задача на цьому тижні сама істотних і потребує найбільших витрат часу?

• Які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

• Яку рутинну роботу (писанина, телефонні розмови, наради і т.п.) я повинен виконати?

• До яких невирішених питань варто було б приступити (можливі задачі)?

• Що було б доцільно, бажано або доречно зробити?

• Які події можуть бути передбачені?