2.2 Создание таблиц

Чтобы работать с таблицей нужно ее создать. В программе есть несколько способов создания таблиц. По окончании работы нужно сохранить таблицу на диске. В дальнейшем можно загрузить таблицу в программу, и продолжить работу с ней, редактируя содержимое ячеек и вводя новую информацию.

Программа Excel позволяет отображать рабочую книгу и листы на экране в разном виде. По умолчанию, во время работы с листами рабочей книги, они отображаются в обычном режиме, в котором видно таблицу не разбитую на отдельные страницы, и именно так удобнее работать с электронной таблицей. В другом режиме можно увидеть разбивку таблицы на отдельные страницы, как при печати В.Э.Фигурнов IBM для пользователя. Издательский дом «ИНФРА-М», 2009. - 56 с.: ил. .

Для удобства работы можно менять масштаб отображения листов рабочей книги. Вы можете просмотреть сразу всю таблицу, установив мелкий масштаб, или рассмотреть отдельные ячейки, выбрав крупный масштаб.

После создания или загрузки рабочей книги, можно приступать к вводу информации. Чтобы ввести информацию в ячейку, нужно сделать ее активной. Для этого необходимо щелкнуть мышью на нужной ячейке. Теперь можно вводить различную информацию с помощью клавиатуры. При вводе информации она дублируется в строке формул. При этом если в ячейке была какая-либо информация, она будет заменена новой, только что введенной информацией.

Чтобы изменить содержимое ячейки, нужно сделать ячейку активной, щелкнув на ней мышью. После того, как ячейка выделена, ее содержимое отображается в строке формул. Начиная вводить новую информацию, старое содержимое ячейки будет удалено. Если нужно изменить информацию в ячейке, а не заменить ее, следует дважды щелкнуть на ячейке мышью. Внутри ячейки появится текстовый курсор в виде мигающей вертикальной черты. Теперь, когда будет вводиться новая информация, она не будет заменять предыдущую информацию, а будет добавлена к ней. С помощью клавиш управления курсором и клавиш редактирования, вы можете изменить информацию в ячейке. Редактировать информацию в ячейке можно с помощью строки формул. Для этого, нужно щелкнуть мышью на ячейке, чтобы сделать ее активной, а затем щелкнуть мышью в строке формул. В строке формул появится текстовый курсор, и можно будет редактировать информацию.

2.3 Использование формул

Формулами в программе называют выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Используя формулы, вы можете сравнивать данные в ячейках, складывать и умножать значения ячеек, объединять содержимое ячеек и выполнять множество других действий. Формулы можно вводить вручную или использовать готовые формулы, предлагаемые программой Симонович С.В., Евсеев Г.А., Практическая информатика, Учебное пособие. - М.: АСТ-пресс, 2009. - 109 с..

Формула всегда начинается со знака равенства, и если в ячейке первый символ «=», программа считает, что это формула, и ее нужно вычислить. В противном случае, программа воспримет выражение как текстовую строку. Например, выражение 2*2 - это просто строка текста, а выражение =2*2 - формула. В этой формуле есть операция умножения, обозначаемая символом «*», а также два числа, являющихся константами, то есть постоянными, невычисляемыми значениями.

Для создания формул в программе предусмотрено несколько математических и логических операций, каждая из которых описывается своим оператором. Если вы хотите сложить или вычесть, нужно использовать операторы «+» и «-». Для умножения и деления применяют операторы «*» и «/», а если нужно возвести в степень, следует использовать оператор «А». Для сравнения величин в формулах используется отдельная группа операторов. Для проверки равенства или неравенства используются операторы «=» и «О», а для сравнения нужно использовать операторы «>», «<», «>=», «<=».

Кроме констант, в формулах можно использовать адреса и имена ячеек электронной таблицы. В этом случае в формуле участвует не сам адрес, а значение в ячейке с данным адресом, то есть в формуле используется ссылка на ячейку. Например, формула =А1+А2*3 берет содержимое ячейки А2, умножает его на три, после чего прибавляет содержимое ячейки А1. Результат записывается в ячейку, где расположена формула Информатика: Учебник / под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 204 с..

При помощи ссылок можно использовать в одной формуле информацию, находящуюся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. В ссылках можно использовать не только одинарные ячейки, но и диапазоны ячеек. Например, ссылка А1, указывает на ячейку с данным адресом, а ссылка А1:АЗ, указывает на диапазон ячеек между этими адресами. Ссылка А1;АЗ будет указывать на две ячейки А1 и A3. Ссылка А1:А2;А7 указывает на ячейки Al, A2, АЗ и А7.

Если нужно указать ссылку на ячейку из другого листа рабочей книги, следует указать имя листа, символ «!» и адрес ячейки, например, Баланс!А1. Иногда в формулах используют ячейки из разных рабочих книг. Чтобы ввести ссылку на ячейку из другой рабочей книги, следует записать путь к файлу с книгой: = 'c:\Mou документы\[накладная.хls]Лист '!А1.

Кроме констант и ссылок на содержимое ячеек, в формулах могут участвовать функции, то есть стандартные формулы, которые возвращают результат различных действий над значениями, входящими в функцию, как аргументы. Для вызова функции нужно написать ее имя и в скобках указать список аргументов, разделенных запятыми, например ЦЕЛОЕ(А1). В качестве аргументов могут выступать числа, адреса ячеек, формулы или другие функции. Например, выражение СУММ(А1,МАКС(А2,АЗ)) содержит функцию суммирования содержимого ячейки А1 и максимального значения из ячеек А2 и A3.

Если будет введена, например, в ячейку А4 следующая формула: - СУММ(А1:АЗ), а затем скопируете содержимое ячейки А4 в ячейку В4, вы увидите, что в ячейке формула будет выглядеть по-другому: СУММ(В1:ВЗ). Это происходит потому, что по умолчанию в Excel принята относительная адресация ячеек в формулах. На самом деле, запись ссылок А1:АЗ в формуле означает, что используются не сами ячейки, а их координаты по отношению к той ячейке, где расположена формула. При переносе формулы на новое место относительные координаты будут другими, и ссылки в формуле изменятся. Это очень удобно, так как можно легко копировать ячейки с формулами в любое место таблицы, и при этом их значение будет автоматически скорректировано Информатика. Базовый курс. Учебник для Вузов / под ред. С.В. Симоновича, - СПб.: Питер, 2007..

Иногда в формуле требуется указать адрес конкретной ячейки, который не должен меняться при перемещении ячейки с формулой. Для этого используется абсолютная адресация ячеек. Чтобы адрес ячейки не менялся при копировании формулы, перед адресом строки или столбца нужно поставить символ «$». Если мы запишем формулу так: =СУММ($А$1:$А$3), при переносе этой формулы в любую другую ячейку ссылки на ячейки не изменятся. Естественно можно сделать абсолютным только часть адреса, например, $А1. В этом случае при переносе будет меняться только адрес строки, а адрес столбца будет неизменным. Для удобства работы с таблицей, можно присвоить ячейке или группе ячеек собственное имя, которое можно использовать для адресации ячейки в дальнейшем. Это имя может быть произвольным, но с некоторыми ограничениями. Если ячейке присвоено имя, то адресовать эту ячейку можно как обычным способом, так и по этому имени. Имена можно присваивать ячейкам, диапазонам, формулам и константам. Имена могут заменять собою ссылки, что существенно облегчает задачу адресации в электронных таблицах. Преимущество от использования имен заключается в том, что формулы благодаря именам становятся более наглядными и понятными, например, формула =СУММ(доходы_за_1_квартал) лучше воспринимается, чем =СУММ(А1:В1).

Имя обладает некоторыми ограничениями. Оно должно начинаться с буквы или с символа подчеркивания. После первой буквы можно использовать любые символы, кроме дефисов и пробелов, то есть два слова в имени не должны разделяться пробелом. Длина имени не должна превышать 255 символов, но предпочтительнее короткие имена, которые проще набираются и легко читаются в раскрывающихся списках. В имени могут присутствовать как строчные, так и прописные буквы, но программа их не различает. Имя не должно напоминать адреса ячеек, например, АВ1, В$20 и так далее Попов И.И. “Операционные системы, среды и оболочки” - Москва: Инфра-М, 2009 г..

Чтобы присвоить имя ячейке или группе ячеек, необходимо выделить их, и щелкнуть мышью левее строки формул, там, где показан адрес выделенной ячейки. Вводя вместо адреса произвольное имя, оно будет присвоено ячейке. После того, как было присвоили имя выбранной ячейке, можете использовать это имя для адресации ячейки при работе с Excel, например, вставлять его в формулы. Добавление имени с помощью команды меню менее удобно, чем первый из рассмотренных способов, а вот для удаления имени ячейки или группы ячеек, удобнее воспользоваться этим диалогом. Чтобы удалить имя из списка, необходимо выбрать его и нажать кнопку Удалить. После ввода имени или его удаления нажав кнопку ОК, закроется диалог.

57. Способы адресации в MS Excel: абсолютные и относительные ссылки. Имена ячеек и диапазонов. Форматы данных. Ввод данных, последовательностей. Ввод данных в ячейки диапазона. Относительной называется такая адресация, которая при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяется, в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле увеличиваются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.

Абсолютной называется адресация не подлежащая  изменению при копировании формулы. Абсолютные  ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса  ячейки. В абсолютных ссылках перед неизменяемым именем строки или/и столбца ставится знак доллара ($).

Для присвоения имени ячейке (диапазону ячеек) надо выделить соответствующий элемент, а затем в поле имени ввести наименование, при этом нельзя использовать пробелы.

Если выделенной ячейке или диапазону было дано имя, то в поле имени выводится именно оно, а не ссылка на ячейку. Если имя определено для диапазона ячеек, оно появится в поле имени только при выделении всего диапазона.

Если нужно перейти к именованной ячейке или диапазону, щелкните на стрелке рядом с полем имени и выберите в раскрывающемся списке имя ячейки или диапазона.

Более гибкие возможности присвоения имен ячеек и их диапазонов, а также заголовков, дает команда "Имя" из меню "Вставка".