2.4. Бақылау қызметін қадағалау

Басшының мiндетi ұйымдық мақсаты мен мiндетiне толық сай келетiн, әр оның iшкi және сыртқы факторларына ықпал ететiн құрылымды таңдап алу. «ең қолайлы тұргын – бұл ұйымдық сыртқы ортамен бiрлесiп әрекет етуiне барынша мүмкүндiк беретiн, өз қызметкерлерiнiң күш – жiгерi өнiмдi, әр тиiмдi бөлетiн, бағыттарын, сол арқылы клиенттердiң қажетiн қанағаттандыру, жоғары тиiмдiлкке өз мақсатына жететiн құрылым».

Басқару құрлымын қалыптастырған кезде мынадай теориялық көз-қарастар, тұжұрымда болуы мүмкүн

Классикалық теория өндiрiстi басқару құрылымын қалыптастуруды мынандай ретпен жүргiзудi ұсынады; басқару қызметiн мақсаттарымен түрлерiн айқындау, басқарудың нақты қызметi бoйынша iс әрекет ауқымын есептеу; құрылымдық бөлiмшелердi қалыптастыру; жұмыскерлердiң басқару қызметiн атқарудағы өкiлiмен жауапкершiлiгiн белгiлейдi; олардың нақты қызметi түрiн айқындау. [5,75-бет]

Бехевиоралдық көз қарас бiрiншi кезекте өндiрiс ұжымындағы жұмыскерлердiң әлуметiк ролiн көтеруге негiзделген. Мұнандайда басқару аппаратындағы жұмыскерлердi бiрлескен iс қимыл, егер олар бiрлесiп жұмыс iстеуге ықлас бiлдiрсе ғана тиiмдi болатындын мойындайды.

Жәуелiк көз қарастын мәнi сол, өндiрiстiк ұйым мен басқару құрылымы тұтас жүйе ретiнде қарастырылады. Осы көз қарастын бiр түрi құрылымды басқару шешiмдерiн қабылдауға және жүзеге асыруға қажеттi механизiм ретiнде қарастыру болып саналады.

Сетуациялық көз қарастық мән сол басқару құрылымын құрудың ең қолайлы әдiсi әр түрлi. Сетуациялық факторлерне (өндiрiс технологиясы) типтерiнiң өзгеруiне, шешiлуге тисiтi мiндетернiң сипатына басқару процсстерiн түсiну тиiс.

Бюрократтық (кеншiлдiк) көзқарас еңбек бөлiнiсiнiң жоғары дәрежесiмен, қызмет лауазымдарының бiр бiрне қарай болыуының жетiлдiрумен, бұйрық беру тiзбектiлiгiмен, қызметшiлердiн жүрiс-тұрысына көптеген ережелермен нормалардың болумен, кадрларды, iскерлiк және кәсiптiк сапасына қарай тындаумен сипатталады. Вебер мұндай құрылымды «тиiмдi» деп санады, өйткенi бюрократтық жолмен қабылданған шешiмнiң ақиқаттық сипаты болады деп есептейдi.

Төменде М.Вебер тиiмдi бюрократия деп атаған жүйенiң сипаттамасын келтiрiп отыр.

1.Еңбектiң айқын бөлiнiсi мұның өз жоғары бiлiктi мамандарды нақты қызметке қоюға мүмкiндiк бередi.

2. Басқару деңгейдегi қызметi лауазымдарының бiр бiрне бағынуына қарай бөлiну, мұндайда төменгi деңгейдегi қызметшiлердi жоғарғы деңгейдегi қызметшiлер бақылайды, әрі соларға бағынады.

3.Жинақталған ресми ережелермен стандарттары бар өзара ұйлесiмдi жүйелердiң болуы мұның өз қызметкерлердiң өз мiндетiн бiр келкi орындауын, әрі әртүрлi мiндеттерiн ұйлесiмдiлiгiн қамтамасыз етедi.

4. Ресми мiндеттер рухы, сол арқылы ресми адамдар лауазымдық мiндеттерiн орындайды.

5. Нақтылық техникалық мамандық талаптарына сәйкес жұмысқа жалдауды жүзеге асырады. Қызметшiлердiң өндiрiстен шығарылуын қорғау.

Бюкраттық құрылымының кемшiлiгi – стандарттық ережелердiң, процидуралар мен нормалдардың мәндiлiгiн қызметкерлердiң өз мiндетiн мүлтiксiз орындауды қамтамасыз етудi, осы ұйымдағы басқада бөлiмшелердiң тапсырманың орындауын талап етудi, сондай-ақ клиенттермен қоғам арасында өзара әрекеттестіруін анығырақ слтеушiлiк. Мұнын өзi iс қимылдағы икемдiлiктiң әлсiреуiне әсер етедi. Икемдiлiктiң жойылу ұйым iшндегi қызметкерлердiң арасында да пайда болуы мүмкүн.

3.Ұйымдық құрылымға қойлатын талаптар.

Ұйымдық құрылымды қалыптастырған кезде отандық және шетелдiк көп жылғы басқару практикасында оны құрудың ұйымдылық принцптерiн (ережелерiн) басшылыққа алу қажет.

Басқарудың ұйымдық құрылымы көптеген сапалық қасиеттерiмен (жұмыскерлердiң өкiлеттiлiгi, олардың жауапкерiшiлiгi өз ара қарым-қатынас т.б.) сипатталады, сондықтанда құрылымда қалыптастырған кезде оған ықпал ететiн факторларды талдауды дұрыс үйлестiре отырып, тиiстi принциптердi талап ету қажет. Басқаруы обьекті неғұрлым күрделi болса, қалыптастыруда принциптерi (ережелер) соғұрлым зор роль атқарады, ал мұның өз құрылымды тиiмдi ұйымдастыруға сай келуi тиiс.

Басқарудың ұйымдық құрылымын қалыптастырғанда мына төмендегiлер принциптерi қолданылады.

1.Жарлық берумен жауап кершiлiк принципiнiң тұтастығы. Бұл қосарлы бағыныштылықты және қарама қайшы нұсқау алу мүмкiндiгiн жояды. Ар бiр буында (орындаушыда) тек бiрғана басшы болуы, әрі тек соғанғана бағынып тiкелей оның өзiнен шешiм алу қажет, оның үстiне басқарушы звено екі обьектiнiң бiр мезетте ойдағындай басқара алмайды.

2.Сызықтық және қызметтiк басшылықтың аралығындағы шекараны анықтау принципi. Сызықтық басшылық өндiрiс өнiмдерiн басқаруды жүзеге асыруы, ал қызметтiк сызықтық басшылыққа жәрдем көpсету, оны қажеттi ақпараттармен, ұсыныстармен.т.б. жабдықтау тиiс.

3. Бақылаудың өрiстеу принципi. Бiр адам тиiмдi басшылық ете алатын бағынышты адамдар саны, яғни басқара алу нормасын дұрыс орындау қажетi.

4.Қызметтiк нақты принципi. Әр бiр өндiрiстiк және қызметтiк буынның айқын белгiленген жұмысы болуы, басқа бөлiмшелердiң қызметiне басшылықтың барлық деңгейiнде араласпауы тиiс. Мұндай жағдай диалектикалық қызметi тұтастығы мен басқару құрылымы бөлiмдерiнiң, бюронның және басқа да ұйымдық бөлiмшелердiң белгiлi бiр санының қалыптасуынан көрінедi.

5 Әрбiр буын басқарушысы мен лауазымды адамның провасының, мiндетi мен жаупкершiлiгiнiң сәйкес келуi принципi. Тек осындай сәйкестiк қана қолайлы шешiмдi қабылдауға және жүзеге асыруға нақты жағдай жасайды

6 Икемдiлiкпен үнемдiлiк принцпi. Басқарудың ұйымдық құрлымы iшкi және сыртқы орта өзгерiстерiнiң ең аз шығынымен сезiну, яғни өз бетiнше бейiмделу қасиет болу тиiс.

Жоғарыда аталған принциптер мен қоса, басқару құрылымы жасауға iшкi және сыртқы факторлар да ықпал етедi.

Сонымен, өндiрiстi басқарудың ұйымдық құрылымы басқарудың барлық объектiтнi қажеттi қызмет жөнiде орындауды қамтамасыз ету, кәсіпорының немесе бiрлестiктiң өндiрiстiк құрылымның талаптарына сай келуi, әр өндiрiс жағдайының өндiруiне сәйкес даму мүмкүндiгiнiң болуы; Басқару сатысының ең аз, бiрақ жеткiлiктi саны болуы жеке қызметтердiң орындалуын белгiленген сатыларға сәйкес келуi, басқару нормасына сай болуы; тиiмдi ақпарат байланыстарынның талаптарына сай келуi, басқару ақпаратарының өндiрiстiк ұйым мақсатты құрылумының еңбек бөлiнiсiмен коорпорациясында барынша сәйкес келуiн қамтамасыз етуi; талдау бағалау және болжалдау қызметтердiң нығаюын қамтамасыз етуi; басқарудың жоғары сенiмдiлiгiн оперативтігін (тез орындаушылығын), сапасын, үнемдiлiгiн, тиiмдiлiгiн қамтамасыз ету тиiс. .[5,78-бет]

Менедженттiн аса маңызды мiндеттерiнiң бiр-өзiнiң қарамағындағы адам ресурстарын тиiмдi падалану. «Бiздiң ең зор байлығымыз адамдар» деген сөз тегiн айтылмаған.

Басшы ойлаған мақсатына тиiмдi жолмен жету үшiн, ол жұмысты дұрыс үйлестiрiп, адамдарға жүктелген мiндетiн орындата бiлуi тиiс, өз шешiмiн жүзеге асыру үшiн басшы мотивацияның негiзгi принциптерiн қолданады.

Мотивацияны басқару мiндеттерiне жататыны- адамдар мен құралдар жиынтығы. Басқарушы мұны негiздеген мақсатқа жетуi үшiн iшкi қозғаушы күштi (мотивтерді) пайдаланылады.

әр адамның мiнез-құлық ерекшелiктерiнiң өзiндiк себептер бар. Біреулер жұмысқа жанын сала кiрiседi, ал екiншi бiреулер қасақана бас тартады. Мұндайда мiнез-құлықтары мұндай өзгешiлiктердiң себеп-салдарын iздестру қажетi бiреудiң тапсырысымен адамдардың қандай жағдайда жұмыс iстеп жатқандығын басшы әр қашанда бiлiп отыруы тиiс, кезiнде адамдарды қорқытып-үрiкiтiп құл ретiнде жұмсаған болса, келе-келе оларға бас бостандығы берiлген, ерiктi түрде бағынатын, жұмысты өз қалауынша iстейтiн жұмысшылар қатарына қосылды, адамдар неғұрлым ерiктi болған сайын олрды басқару күрделене түстi.

Бұл бағыттағы алғашқы жүйелер зерттеулер, бiз жоғарыда атап көрсеткендей, АҚШ-та Э.Мэйо және оның қызметкерлерi «вестр электрик» компаниясындағы хоторне заводын да жүргiзген болатын. Бұл зерттеулер көп жылдар бойы жүргiзiлдi. Мұнда сыртқы жағдайлар климат, жұмыс бөлмесiмен машиналардың жарықтануы сырлану жұмыс орнын ұйымдастыру өнiм процестерiн ара шамасын реттеу т.б. жайттар зерттеледi.

Эксперименттер нәтижесiн бағалау үшiн қолайлы жағдай жасалады. Нәтижесiнде байқалғаны адамдар өзiн құрметтеудi ұнатады.

Алайда Хоторндегi эксперименттер мативация моделiн бере алмайды, мұнда еңбекке қозғау салатын жұмысты iлгерi бастыруға ықпал ететiн себептер толық ашылмады.

Мативацияның мәнiн, сондай-ақ концепциялары ықпалдарын айқындайтын толып жатқан зерттеулер ба.

«менеджмент негiздерi» кiтабының авторлары (Мескон М.Х.Альберт М.,Хедоури мативация мазмұны және жүргiзу теорияларын ажыратады.

Мотивацияның мазмұндық теориясы, адамдары көздеген мақсатқа орай әрекет етуге мажбұр ететiн iштей талаптануды (қажеттiлiктi) теңдеструге негiзделген бұл теориясының өкiлдерне А.Маслоу, Д.Макеланд, Ф.Герберт және басқалар жатады.

Мотивацияның iс жүргзуi (процессуалдық) теориясы бір шама кейнiрек пайда болған. Ол негiзiнен алғанда, бiрінші кезекте адамдардың түсiнiгiмен танымның ескере отырып.

Олардың өздерiнiң қалай ұстайтындығына негiзделген. Мотивацияның бұл категориясына Портер Лоулердн үмiттену теориясы (теория жыдания), әдiлдiк теориясы және мотивация моделi жатады.

2.Бірнші және екінші қажеттілік.

Жұртқа мәлім, адамдарда мұқтаждық қажеттлік туныдайды. Адамдар нендей бр физиялогиялық немесе психалогиялық жетіспеушлікке тап болғанда, қажеттлік сезінеді. Қажеттілік бірнші және екінші болып жіктеледі.

Бірінші қажеттлік өз табиғатында физиологимялық болып саналады және де, әдетте, тұрмыстан пайда болады. Бұған мысалы ретінде тамаққа, суға, ауа жұтуға, жыныстық қарым-қатынас жасауға қажеттілктер жатады.

Екіншіден қажеттліктен табиғаты психалогиялық. Мәселен, табысқа жетуге, өзін құрметтеуіне, үйреткен, билік етуге, бір нәрсені қажетенуге құштарлық.

Бірнші қажеттілік генетикалық негізінде, ал екінші өмір тәжірибесі арқылы саланады. Адамдарда тәжірбие жинақталуы алуан түрлі болғандықтан, екнші қажеттілікті, біріншіден едауір айырмашылығы болады.

Қажеттілік әрекет етуге себепші болады. Адам қажеттілік сезіне бастағанда, онда талаптану күй сезіледі. Талаптану -бұл бір нәрсенің жетспеушілігін сезіну, белгілі бір мақсаты көздеу. Бұл мінез-қулықтың қажеттілік көрініс, әр мақсатқа жету ниет болып саналады. Осы тұрғыдан қарастырғандағы мақсат –бұл қажеттілікті қанағаттандырудың өзіндік әрекет. Адам өз мақсатына жеткен кезде оның қажеттілігі не қанағаттанады, не қанағаттанбайтын болады.

Қойылған мақсатқа жеткеннен кейнгі қанағаттану дәрежес адамның мінез-құлқына ықпал етеді. Адамдардың мінез-құлқында қанағаттану сезімін қайталау, керісінше жеткілікті қанағаттанбау сезіміне бой алдырмау байқалады. Бұл факті натиже заңы ретінде белгі.

Менеджерлер адамдардың өз мінез-құлқы арқылы қажетін қанағаттандыру, сөйтіп ұйым мақсатына жетуге мүмкүндік беретіндей жағдай туғызуы тиіс.

Адамдардың толып жатқан нақтылы қажеттіліктер және де адамның түсінігі бойынша сол қажеттілікті қанағаттандыратын мақсаты сондай-ақ осы мақсатқа жететін мінез-құлық типтер болады.

Мотивация үшін таңдаулы деген бір ғана адам болмайды, адамдардың біреуіне мотивациянынңбр түр тиімді болғанмен, екіншісіне түкке жарамауы мүмкүн. Сонымен қоса ұйымының өзіде жекбір адамға бейімделген мотивация теориясы сөжүзінде асыруды күрделендіре түседі. Жұмыстың өзара тәуелділігі, жекелеген адамдарда жұмыс нәтижесі туралы мәлметтердің жеткіліксіздігі, техналогиясының жетілдіруіне қызмет міндеттерінің жиі өзгеру- осының барлығы мотивацияны күрделендіре түседі.

Мотивация проблемасы адамдардың тиімді жұмыс стеуіне ықпал етеді сыйлық берумен тікелей байланысты. Сыйлық беру бұл адамдардың өзін құнды деп санайтын нәрсесі. Әр адам құндылықты өзінше бағалайтындықтан, берілген сыйлықты бағалауды да, оның салыстырмалы құндылығыда түрліше келеді, мәселен, жүз долларлық банкнот толтырыла салынған чемодан көпшілік өркениетті ұлт адамдары үшін өте құнды сыйлық болып саналады, ал Филифиндегі Тасадей тайпасының қарапайым мүшелері үшін ондағы ақшадан зор чемодан ерекше құнды зат болуы мүмкүн. Сол секілді бір шама даулеті адамдар үшін р сомадағы ақшадан гор бірнеше сағаттық достық қарым-қатынас әлде қайда құндырақ.

Басшы сыйлық берудің шк және сыртқы екі типіне кездеседі.

Шк сыйлықты жұмыстың өзі береді. Мысалы, атқарылатын жұмыстың мазмұнды және мәнді жәтіжесіне жету сезім, он-өзі құрметтеу. Жұмыс барысында пайда болатан достықпен қарым-қатнаста шк сыйлыққа жатады, шк сыйлықты қамтамасыз ету адс-тист жұмыс жағдайын жасау және мақсаттыда дәл қою.

Сыртқы сыйлықты үйым береді. Сыртқы сыйлықтың мысалдары –еңбек ақы, қызметін жоғарлату, қызмет статустымен мәртебені рәміз (0символ, мадақтау және мақылтау сондай-ақ қосымша ақы төлеу (қосымша демалыс беру, қызмет автомабилін қолдану т.б.).

Мативация мақсатында шк және сыртқы сыйлықты қандай жағдайда, әр қандай прапорцияда қолдану қажеттілігін айқындау үшін, жұмыскерлердің оның қаншалық қажетсіздігінің актілік анықтау тиіс. Мотивацияның маңызды теориясын масатыда міне осында.

Әрекет етуге талаптанған адамдардың қажетін анықтау, Әсіресе маңыздылық ауқымын айқындау үшін мотиватцияның маңызды теориясын зерттеу қажет. .[8, 12-бет]

А.Маслоу бойынша қажеттілік перамидасы. Маслоу адамдарды бұрын тәжірбесі бар, әрi бiлiмдi деп қарамай, оларды өзiн жетiлдiретiн және өзiн-өзiн меңгеретiн өзi өмiрiн қалыптастыра алатын жандар ретiнде қарастырылады. Оларды иерархиялық жүйеден тұратын көптеген қажеттiлiк болатынын мойындайды, А.Маслоу бұл қажеттiлiктердi бес категорияға бөледi.

1.Физиологиялық қажеттiлiк өмiр сұру үшiн керек. Бұған тамақ, су баспана, демалу және жыныстық қатынас қажеттiлiк жатады.

2.Қауыпсiздiк қорғану, және болашаққа сенiмдiлiк қажеттiлiктерiне қоршаған орта тарапынан болатын физикалық және психологиялық қауiп катерден қорғану қажеттiлiгi, болашақта физологиялық қажеттiлiктiң қанағаттандырылуы мүмкiн.

3.Әлеуметтiк қажеттiлк бұл бір нәрсеге немесе біреулерге қатыстылық сезiм, өзiн біреулерден құрметеу сезiм, әулеметiк қарым қатнас, құштарлық және сүйемелдеушілік сезiм.

4.Құрметтеу қажетiлiгіне өзiн-өзi құрметеу, жеке басының жетiстiктері, бiлiктілігi, басқа бiреулердiң өзiн құрметеу, мақұлдау жатады.

5.Өзiн–өзi көрсетуi қажеттілігi –өзiн потенциалды мүмкүндгiн жеке басының өсiп жетiлуiн жүзеге асыру қажеттілігi

А. Маслов көз қарасы “қажеттiлiк иерархиясы” әдістемесi деп аталады. Ол қажеттiлiктi қатаң иерархиялық құрлымда орналастыруға болады деп есептейдi.

А.Масоудың жорамалдауы бойынша төменгi денгейдегi қажеттiлiк қанағаттандырылған жағдайда ғана едәуiр жоғары деңгейдегi қажеттiлiк пайда болады да, адамдардың назарында осы жоғары деңгейдегi қажеттiллiктi қанағаттандыру ой ниеті туындайды. Әр бiр нақты уақыт кезеңiне орай адамдар өзiне аса маңызды немесе күштi қажеттiлiктi қанағаттандыруға ұмтылады.

Өзін өзі көрсету қажеттiлiгi ешқашанда толық қанағаттандырылмайды, өйткені адамның жеке басының ой өрiсi дамуына орай оның потенциялдық мүмкiндiлгi ұлғая түседі. Сол себептен де мотиватция процесінде адамның қажетсiнуiнде шек болмайды.

А.Маслоу теориясы адамдардың жұмысқа ынталануы негізiн түсiнуге зор үлес қосты. Басшылар адамдардың мотивациясы, олардың жан жақты қажетсінуімен айқындалатындығын түсiндi.

Бүкіл ұжымның ойлаған мақсатына жету үшін басшылар адамдардың ең қажетті нәрселерiн мүмкiндiгiнше толық қанағаттандыруға тырысуы қажет.

Басшы өзiнiң қарамағындағыларды мұқият бақылауы, сөйтiп қандай қажеттiлiк олардың белсендiлiгiн арттыратын бiлуі тиiс. Қажеттiлiк уақыт өткен сайын өзгеріп отыратындықтан адамдарға бiр рет қолайлы жағдай жасағанда кейiн, ол үнемi жұмысқа тиiмдi әсер етедi деп есептеуге болмайды. Уақыт өте келе мотиватцисы көз қарасыда өзгередi. Мәселен, бұрын экономикалық тәсiл басым болса, ендi мотиватцияға әлеуметтiк экономикалық тәсiл басым бола бастады.

10—кестеде кейбір әдiстер келтiрiлген, сол арқалы басшылар еңбек процесi барысында адамдардың жоғарғы деңгейдегi қажетiн қанағаттандыра алады.