Басқару процесінің мазмұны

1

2. Шешімнің орындалуын ұйымдастыр, қажетті жағдай жаса, міндетті түсіндір

-кесте

3. Жұмыс барысын үйлестір, пайда болған келіспеушілікті жой

Ақпарат

1. Шешімді шығар және орында –кім, не істеу керектігін айқында

4. Бақылау –қабылданған шешімге сәйкес, мұқият есептеуді негізге алып жұмыс барысының орындалуын өлше.

Басқару функциясы (қызметі)

2- кесте

Жоспарлау. Ұйымдастыру. Мотивация. Бақылау

Алдыңғы тараудан бiзге басқару процесiнiн төрт қызметi белгiлi: Жоспарлау, ұйымдастыру, мотивация және бақылау. Олар коммуникация және шешiм қабылдау процестерiмен байланысып бiріккен. Олардың негiзгi мазмұнын қарастырайық.

Жоспарлау барлық басқару қызметiнiн iшiндегi ең елеулiсi болып саналады.

Жоспарлау кәсiпорын мен бөлiмшенiң мақсатын тандап алудан турады, сондай-ақ осы мақсатқа жету амалдарын қарастырады.

Жоспарлау қызметi мынадай үш сұраққа жауап бередi:

А) Бiз қазiр қандай жағдайда тұрмыз? Басшылар ұйымының каржы, маркетинг, өндiріс, ғылыми зерттеу және iздестіру, еңбек ресурстары секiлдi маңызды салалардың күшті және әлсiз жақтарын бағалай бiлуі тиiс. Мұның барлығы ұйымның қандай мүмкiндiктерi барын анықтау мақсатында жүзеге асырылады.

Б) Бiз кайда бет алуымыз керек? Басеке, клиенттер, заңдар, саяси факторлар, экономикалық жағдайлар, технология, жабдықтау, әлеуметтiк және мәдени өзгерiстер секiлдi сырткы ұйымдардың мүмкіндіктер мен қауiп-қатерiн сезiне отырып басшы ұйымдастырудың мақсаты қандай болуы керектiгiн және осы мақсатқа жетуде ұйымга не бөгет жасайтындығын анықтайды.

В) Бiз муны калай iстеуiмiз керек?

Басшылар жалпылама жане нақты жағдайда ұйым мақсатын орындау тиiс.

Ұйымдағы жоспарлау екi себептiң әсерiнен туындайтын жеке бiр жолғы құбылыс емес. Бiрiншіден, кейбiр ұйымдар мақсатқа жеткеннен кейiн өмiр сүруiн токтатады, өйткенi олар бастапкы сол көздеген мақсаты үшiн құрылады. Алайда, көпшiлк ұйымдар өмiр сүруiн мүмкiндiгiнше ұзарта түседi. Сондықтан олар алғашқы мақсатын толық орындаған жағдайда өз мақсаттарын жаңадан айқындайды немесе өзгертедi.

Екiншi себеп, мұнда жоспарлау үздiксiз жүзеге асырылуы тиiс- бул болашақтағы тұрақты белгiсiздiк. Қоршаған ортадағы өзгерiстiң немесе тұжырымдаудағы кателiктiн әсерінен, жоспарды жасаған кезде оқиға басшы ойлағандай болмауы мүмкін. Сондықтан жоспардың ақиқаттығына көз жеткізу үшiн оны келсе отырып қайтадан карап, пысықтап шығады.

Ұйымдастыру. Ұйымдастыру-демек нендей бiр құрылым құру. Ұйым өзiнiң жоспарын орындау, сол арқылы мақсатына жетуi үшiн конструкцияға қажеттi көптеген элементтерi болады.

Ұйымда жұмысты адамдар iстейтiн болғандықтан ұйымдастырудың маңызды жағдайларының бiр- ұйым iшіндегi толып жатқан мiндеттерді, соның iшнде басқару жұмысын кiмдердiң орындау керектігiн анықтап алу.

Басшы адамды нақты жумыстарға бөледi жекелеген адамдарга тапсырмалар мен билiктер немесе ұйым ресурстарын пайдалану правасы берiледi. Мұның өзi олардың өз мiндеттерiн тиянақтап орындауына деген жауапкершiлiк жүктейдi. .[5,5-бет]

Мотивация. Егер кiмде кiм ұйымдағы нақты жұмысын орындамаса, онда тiптен ойдағыдай жасалған жоспардың және ұйымның неғұрлым жетiлдiрiлген құрылымның ешкандай мәнi болмайды. Сондықтанда мотивацияның мiндет сол, ұйым мүшелерi өздеріне бекiтiлген мiндеттердi жоспарға сәйкес орындау.

Басшылар әркашанда, өз жұмыскерлерiнiң тапсырылған iстi орындауын талап етедi, көп жағдайда орындатады. Көне уақыттарда бұл үшiн дүре мен жазаны, кейбіреулеріне награданы колдады. 18-ғасырдың аяғы мен 20 ғасырдың сонына дейiн қалыптаскан сенiм бойынша, егер адамдардың еңбек ақы табуға мүмкіндігi болса, онда олар жан аямай жұмыс iстейді. Сондықтанда мотивация- «ақшалай тиiстi акы төлеу арқылы жұмыс iстеу» деген ұғым бередi. Ғылыми басқару мектебi де мотивацияны осы тұрғыдан негіздейдi.

Мiнез-құлық ғылыми саласындағы зерттеулер таза экономикалық ыкпалдын жеткiлiксiз екендігiн дәлелдедi. Басшылар мотивацияны, яғни iштей талаптанудын iске асуы үшiн үнемi өзгерiп тұратын күрделi жиынтық қажеттiлiктiң нәтижесi деп түсiнедi. Өз жұмыскерлерiнiң тиiмдi жұмыс iстеу үшiн басшы бұларға ненiң қажет екендiгiн анықтауы, әр осы қажеттiлігiн жақсы жұмыс арқылы қанағаттыруы тиiс.

Бақылау. Күтпеген жағдайда байланысты өзiнiң бастапқы, басшы белгiлеген бағытын өзгертуi мүмкін. Сондықтан да басшының мiндетi, ұйымға елеулi зияны келмей тұрганда алғашқы белгiленген жоспардың өзгеруi себебiн тауып анықтау болуы тиiс.

Басқарудың бастапқы пунктi-басқаруды қалыптастыру және мақсатты тандау болып саналады. Мақсаткерлiк- басқару жүйесiнiң бастапқы қасиетiнiң бiр. Басқару мақсаты- басқару жүйесi тапсырмасының еңбек әрекетi нәтижесiнде орындалуы оған қол жеткiзу үшiн басқару обьектiсiнiң жұмыс iстеу. Басқару шешімдерiн ойластыруда қолда бар ресурстармен қоғамдық қажеттiлiкке негiзделген максат ерекше манызды рөл аткарады.

Мақсаты айқын тұжырымдаудың психалогиялық мәнiде бар, өйткенi мұның өз ұжымның өз iсіне сенімдiлiгiн артырады, өз жетiстiктерiн салыстыруға мүмкіндiк бередi, әр кейбiр мақсаттың орындалуынан қанағат алады. Мақсат неғұрлым биiк мартебелi мақсатқа жетуге ыкпал етедi. Жануарлар организмiндегi барлық рефлекстердi қарастыра келiп И.П.Павлов былай деп жазады: мақсат рефлексiнiң маңызы ерекше зор, өйткенi ол әрқайсымыздың өмiрлiк энергияның негiзгi нышаны.

Ұйымда әр түрлi максаты болуы мүмкін мұның әсiресе әр түрлi типтегi ұйымдарға қатысы бар. Мәселен, кәсіпорынның басты мiндетi-белгiлi бiр мөлшерде тауар шығыру немесе қызмет көрсету. Басты мақсат, оның орындалуын камтамасыз ететiн бiрнеше мақсатқа бөлiнедi. Бұлар: өндiрiстi дамыту жане тиiмдiлiгiн артыру, оны жан-жақты интенсивтендiру, ғылыми техникалык прогрестi жетiлдiру, енбек өнiмділiгiн артыру, ресурсты үнемдеу, табысты көбейту, ұжымның әлеуметтiк дамуы, әлеуметтiк саланың қазіргi материалдық базасын қалыптастыру, жоғары енбек өнiмдiлiгi үшiн қолайлы мүмкіндiктер жасау, әлеуметтiк әділеттiлiк, адамдарды қоршаган ортаны қорғау және жаксарту. Кәсіпорынды басқару. Мiне осындай басты максатқа жетуге бағытталуы тиiс. .[9,31-бет]

Мақсатты графикалык схема түрiнде де бейнелеуге болады, мұнда басты мақсат бағана, ал оған жету мүмкіндiктер бұтақша түрiнде көрсетiледі. Мақсат пен амал ұйымдары өзара байланысты, бұлар қойылған мақсатқа жетудiң құралы бола отырып, өздерiде жүйенiң төменгi денгейiндегi мақсатқа айналады. Мәселен, бiрiншi денгейдегi мақсат тармағы мақсат ретiнде, ал оған жетудiң мүмкіндiгі- екiншi денгейдегi мақсат тармағы ретiнде қарастырылуы мүмкін. «Мақсат бәйтерегi» адістемесiн пайдалана отырып, мақсатқа жетуге байланысты шараларды жүйелi жүзеге асырудың бiрегей схемасын жасауға болады. Мұндайға басты мақсат (нөлдiк денгей)- бұл негiзгi бағана, бiріншi деңгей-бағана тармақтары, осы тармақшадан тарайтын екiншi бұтақшалар және ең төмендегi деңгей-байтеректiң жапырақтары немесе жемiстерi. Деңгей саны алуан түрлi болуы мүмкін. Принцип- қажет минимуммен шектелуге тырысуы.

Мақсат бiрнеше сипаттамаға ие болады. Бiрiншiден мақсат нақтылы және өлшемдi болуы тиiс. Өз мақсатын накты өлшемдерде нышандарда белгiлей отырып, басшы келесi шешімге нақты таза жасайды және жұмыс барысын бағалайды.

Тиiмдi мақсатының екiншi сипаттамасы болжалдаудын нақты гаризонты бoлып саналады,бұл нәтиже қашан болатындығын айқындайды. Мақсат ұзақ немесе қысқа уакыт аралықтарында белгiленедi.Ұзақ мерзiмдi мақсаттың шамамен бес жылдай,ал техналогиясы озық фирмаларда-кейде одан да көп жоспарлау гаризонты болады. Қысқа мерзiмдiк қысқа көпшiлiк жағдайда ұйым жоспарын біреуiн ғана қарастырады. Оны бiр жылда аяқтау көзделген. Орташа мерзiмдiк мақсаттық жоспарлау гаризонты бiр жылдан бес жылға дейiн.

Ұйымның тимдiлiгiн артыру үшін мақсат айқын болуы тиiс. Не ресурстардың жеткiлiксiздiгiнен не сыртқы факторлардан баянсыз мақсатқа ұшыратуы мүмкін. Қол жетпеген мақсат жұмыскерлердiң ынта-ықласын кемітедi.

Ұйымдағы толып жатқан мақсатта тиiмдi болуы үшiн бiріне -бiрi ыкпал етуi-бiр мақсатқа жетуге кажеттi әрекетпен шешiм, басқа мақсаттың жетiстiгiне бөгет жасамауға тиiс.