3.4. Рекламно-маркетинговое обеспечение развития и продвижения индустрии делового туризма в Санкт-Петербурге

Основная цель, которую ставит конгрессное бюро в своей деятельности – это привлечение в город как можно большего количества крупных международных встреч. Конгрессы, съезды и конференции, организуемые международными ассоциациями, дают наибольший экономический эффект для города, поэтому такие мероприятия считаются приоритетными и им уделяется наибольшее внимание.

Работа по привлечению конгрессов ассоциаций идет по двум направлениям:

- работа с местными университетами, институтами и обществами;

- работа со штаб-квартирами международных ассоциаций.

Большинство международных ассоциаций проводят свои встречи в регионах, где они представлены в лице того или иного учреждения или общества, и формально «приглашение» провести конгресс должно поступать от местного представителя ассоциации. Поэтому основной упор конгрессному бюро необходимо делать на работу с этими представителями. Проводится исследование, в ходе которого выясняется, какие научные учреждения в каких ассоциациях состоят. Затем при помощи баз данных ICCA или UIA определяется перечень мероприятий, которые проводят эти ассоциации, и вероятность привлечения мероприятия в свой регион. При определении вероятности принимается во внимание:

- насколько развита эта область науки в регионе (для научных конгрессов предпочтительно наличие авторитетного научного центра в месте проведения, поскольку это повышает интерес делегатов к участию в мероприятии);

- проводился ли этот конгресс в данном регионе ранее и как давно (как правило, отсекаются конгрессы, которые проводились в городе/регионе в течение ближайших пяти лет, поскольку ассоциации применяют принцип чередования стран и континентов);

- возможность инфраструктуры города принять тот или иной конгресс (если в конгрессе участвуют 20,000 делегатов, то не всякий город будет способен его принять);

- не пересекается ли конгресс с другим крупным мероприятием, уже запланированным на этот период.

Затем сотрудник конгрессного бюро встречается с профессорами и предлагает им выступить с предложением о проведении конгресса их профессиональной ассоциации в своем городе. При этом конгрессное бюро гарантирует полную поддержку при оформлении всей необходимой тендерной документации. Конгрессное бюро ориентируется на поддержание долгосрочных отношений с избранными профессорами, которым присваивается звание «посла» города в международных ассоциациях.

Альтернативным вариантом является обращение напрямую в штаб-квартиру международной ассоциации с заявлением о желании города участвовать в тендере на место проведения конгресса. Как правило, это делается в том случае, если конгрессное бюро получает информацию, что процедура выбора места проведения встречи не предусматривает обязательного наличия местного представителя ассоциации в регионе.

Подготовка информационных печатных материалов о городе

В функции конгрессного бюро входит подготовка всех печатных материалов о возможностях города по организации международных встреч. Это, прежде всего, Путеводитель для планировщиков встреч (Meeting planners guide), который публикуется ежегодно и содержит информацию о конгрессных центрах, гостиницах, банкетных залах, компаниях, оказывающих услуги по организации и обслуживанию конгрессов, транспортной инфраструктуре и достопримечательностях города. Для членов конгрессного бюро размещение информации в этом Путеводителе бесплатное. Помимо Путеводителя конгрессное бюро публикует ряд других брошюр и буклетов, носящих рекламный характер и направленных на создание позитивного имиджа города в глазах планировщиков международных встреч.

Создание и обслуживание Интернет сайта

Интернет сайт является одним из важнейших маркетинговых инструментов. На сайте конгрессное бюро стремиться представить максимум информации о преимуществах города как места проведения международных встреч, а также о своих функциях и услугах. Помимо этого, на сайте размещается информация о членах конгрессного бюро, конгрессных площадках, календарь событий и статистические данные о конгрессной деятельности в городе/регионе. Объединенный сайт конгрессного и туристского бюро – это, по сути, официальный портал города, содержащий информацию о его культурной, спортивной и конгрессной жизни.

Участие в международных выставках

Конгрессное бюро выполняет функции консолидатора на едином стенде города/региона на международных выставках делового туризма. Оно отвечает за оформление стенда, презентационную программу, подбор отдельных компаний-экспонентов. Компании, являющиеся членами конгрессного бюро, получают скидку на участие в выставке. Представители конгрессного бюро являются центральными фигурами на стенде и играют самую активную роль в привлечении внимания посетителей. В их функции входит выяснить сферу интересов посетителя и свести его с представителем компании, оказывающей интересующие посетителя услуги. Поэтому представители конгрессного бюро должны обладать подробной информацией о характере деятельности всех экспонентов, представленных на стенде.

Основные ежегодные выставки делового туризма, в которых участвуют большинство конгрессных бюро европейских стран и городов – EIBTM (ранее проводилась в Женеве, с этого года – в Барселоне), IMEX (во Франкфурте) и Confex (в Лондоне).

Публикации в профессиональных периодических изданиях

Заказ цикла тематических статей о стране в профессиональных журналах является элементом маркетинговой стратегии конгрессного бюро. Целевая аудитория журналов – профессионалы индустрии встреч и планировщики международных мероприятий. В таких журналах публикуются статьи о новейших тенденциях развития индустрии встреч и тематические обзоры конгрессных возможностей отдельных стран и городов. Например, рассматривая в этом году немецкий рынок как приоритетный, конгрессные бюро Швеции заказали в TW цикл тематических статей о Стокгольме, Упсале, Гетеборге и Мальмё (по 24 страницы в трех номерах журнала).

Инспекционные и ознакомительные визиты

Важным элементом деятельности конгрессного бюро является организация инспекционных и ознакомительных визитов для планировщиков международных встреч. Отличие между инспекционным и ознакомительным визитом состоит в том, что инспекционный визит организуется для представителей оргкомитета конгресса после подачи заявки на участие в тендере на место его проведения. Ознакомительные визиты устраиваются для избранных лиц – как правило, генеральные секретари международных ассоциаций и члены их семей – без привязки к определенному тендеру. В ходе инспекционных и ознакомительных визитов конгрессное бюро полностью оплачивает все расходы приглашенных лиц (транспорт, гостиница, питание, социальная программа), организует осмотр конгрессной и гостиничной инфраструктуры и встречи с поставщиками услуг. Конгрессное бюро Стокгольма устраивает 4 - 5 ознакомительных визитов в год, в каждой из групп присутствуют представители 5 международных ассоциаций, проводящих конгрессы численностью более 1000 делегатов. Инспекционные и ознакомительные визиты играют важную роль, поскольку возможность увидеть город и его конгрессные возможности своими глазами оказывает влияние на принятии решения о месте проведения конгресса.