Расчет стоимости тура:

Трансферы аэропорт – гостиница, гостиница – аэропорт.	1800 руб.
Проживание в 4* гостинице Октябрьская – 2 ночи	3500 руб.
Велосипедная обзорная экскурсия по Санкт-Петербургу	1500 руб.
Экскурсия в Исаакиевский собор	300 руб.
Автобусная экскурсия «По старой Петергофской дороге» с посещением фонтанов	2000 руб.
Велосипедная экскурсия «Парадный Петербург».	1500 руб.
ИТОГО:	10600 руб.
+ Рентабельность 15%	1590 руб.
+ Комиссия турфирмам 10%	1060 руб.
Общий итог:	13250 руб.

Таблица 1. Расчет стоимости тура

3.3. Развитие рынка индустрии делового туризма посредством совершенствования организационной структуры и функций, выполняемых конгрессным бюро города

Конгрессное бюро – это некоммерческая организация, официально представляющая город на рынке международных встреч, основными задачами которой являются:

- распространение информации о конгрессных возможностях города на рынке международных встреч;

- привлечение в город международных встреч;

- содействие планировщикам международных встреч при выборе места проведения мероприятий.

Основными принципами организации конгресного бюро являются:

- некоммерческий характер деятельности, что обеспечивает беспристрастность при выборе того или иного поставщика услуг для планировщика международных встреч;

- официальный статус и признание со стороны администрации города/региона как официального представительства на рынке международных встреч;

- безвозмездность услуг, оказываемых планировщикам международных встреч.

Исходя из этого, конгрессное бюро, как правило, организовано по принципу партнерства между администрацией города и представителями коммерческих компаний, причастных к конгрессной деятельности, что подразумевает совместное участие в управлении и финансировании конгрессного бюро. Некоммерческий характер деятельности и долевое участие администрации и бизнеса обеспечивают тот нейтралитет и беспристрастность, которую планировщики международных встреч привыкли видеть в работе конгрессного бюро. Также подобное партнерство между администрацией и бизнесом обеспечивает возможность конструктивного диалога по поводу развития конгрессной деятельности в городе с участием всех заинтересованных сторон.

Существуют варианты организационных моделей конгрессного бюро, когда управление и финансирование осуществляется только бизнесом или только администрацией (например, конгрессное бюро Вены), однако данные модели обладают определенными недостатками. В первом случае, в глазах планировщиков международных встреч принижается официальный статус и беспристрастность конгрессного бюро, деятельность которого может сильно зависеть от субъективных коммерческих интересов партнеров (например, при выборе того или иного поставщика услуг). Во втором случае отсутствует вклад бизнес сообщества в конгрессное развитие города: как финансовый, что ограничивает финансовые ресурсы конгрессного бюро, так и идейно-организационный, поскольку представители бизнеса, как правило, быстрее реагируют на новые тенденции развития отрасли и их вклад в планирование деятельности конгрессного бюро, безусловно, является ценным ресурсом.

На рынке международных встреч конгрессные бюро играют ведущую роль в конкурентной борьбе за конгрессы ассоциаций, место проведения которых выбирается на конкурсной основе. Конгрессное бюро выполняет функцию основного связующего звена между ассоциацией и городом, предоставляя исчерпывающую и беспристрастную информацию о конгрессных возможностях и наличии тех или иных поставщиков услуг, а также организуя инспекционные визиты для представителей оргкомитетов. Более того, конгрессные бюро обычно сами проявляют инициативу участия в тендере на место проведения конгресса и осуществляют подготовку всей необходимой документации. Качество работы конгрессного бюро является важным фактором при выборе международной ассоциацией места проведения конгресса.

Конгрессное бюро организовано по принципу ассоциации, объединяющей компании, которые получают экономическую выгоду от конгрессов. С каждой такой организацией (партнёром или членом конгресного бюро) подписывается договор, в котором определяется размер ежегодного членского взноса. Членство в конгрессном бюро гарантирует каждому из партнеров определённые рекламные возможности: размещение информации о компании на сайте конгрессного бюро и в ежегодном Путеводителе для планировщиков встреч, скидки на участие в международных выставках на стенде города/региона. При конгрессном бюро существует руководящий комитет, который состоит из представителей членов бюро и выполняет функцию консультативного органа при выработке решений о направлениях деятельности конгрессного бюро.

Большинство конгрессных бюро объединяют следующие категории членов:

- профессиональные организаторы конгрессов - компании, которые обеспечивают комплексную подготовку, включая управление бюджетом, рекламно-информационную поддержку, услуги секретариата и общую координацию;

- компании DMC (Destination Management Company - в русском эквиваленте компания менеджмента направления) – туристские компании, работающие в сегменте делового туризма и обслуживающие конгрессы, конференции и корпоративные мероприятия (гостиничная и транспортная логистика, организация социальных и экскурсионных программ и т. д.);

- конгресс-центры, конгрессные залы и другие объекты (дворцы, бизнес-центры), обладающие конгрессными и банкетными возможностями;

- гостиницы;

- рестораны;

- транспортные компании (авиаперевозчики, автобусные компании, железнодорожные и круизные компании).

Также в состав членов конгрессного бюро могут входить:

- международный аэропорт,

- компании, оказывающие услуги перевода,

- компании, предоставляющие аудио-видео и демонстрационное оборудование для мероприятий,

- компании, разрабатывающие компьютерные программы для регистрации делегатов,

- выставочные компании,

- другие организации, участвующие в подготовке и обслуживании международных встреч.

В Санкт-Петербурге достаточное количество всех этих компаний, которые могли бы стать членами конгрессного бюро, так как имеют экономическую выгоду от туров, которыми будет обеспечивать их данная структура. Остается лишь вопрос объединения данных агентов и вступления их в ряды конгрессного бюро.

В соответствии с изложенными выше соображениями самым оптимальным является совместное финансирование деятельности конгрессного бюро администрацией города и коммерческими компаниями, являющимися членами конгрессного бюро. Причем размер членских взносов варьируется в зависимости от величины компании и того дохода, который она получает от конгрессной деятельности. Размер взносов определяется в двустороннем договоре с каждой отдельной компанией.

Посмотрим на опыт функционирования зарубежных бюро. Бюджет конгрессного бюро Стокгольма – 1,000,000 евро (и дополнительные 150,000 евро на развитие сегмента корпоративных мероприятий).

Бюджет конгрессного бюро Гетеборга – 900,000 евро (и дополнительные 200,000 евро на работу с корпоративным рынком).

В Стокгольме город покрывает 50% бюджета конгрессного бюро. Причем для сохранения баланса этот паритет поддерживается при изменении количества членов конгрессного бюро.

В Гетеборге город финансирует 40% бюджета конгрессного бюро, членские взносы покрывают 60% бюджета.

Исходя из структуры членских взносов в Стокгольме и Гетеборге, можно вывести средний размер ежегодного взноса, который выплачивают компании различных категорий:

- крупные конгресс–центры – 18 тыс. евро.;

- гостиницы – от 4 тыс. евро (40 гостиниц Гетеборга дают в совокупности 140 тыс. евро в бюджет конгрессного бюро);

- компании - профессиональные организаторы конгрессов – 5 – 12 тыс. евро;

- туристские фирмы, работающие в сегменте делового туризма (DMC) – 5 – 7 тыс. евро;

- транспортные компании – 5 – 6 тыс. евро;

- международный аэропорт – 6 тыс. евро;

- рестораны – 3 тыс. евро.

Что касается Санкт-Петербурга, ввиду того, что уровень развития конгрессного туризма сильно отстает от Европы, размер взносов должен быть на порядок ниже и соответственно бюджет самого бюро будет значительно сокращен. Но здесь обязателен вопрос софинансирования со стороны администрации города, как и во всех продвинутых странах Европы с огромным опытом в этой сфере.

Я предлагаю создать следующую систему членских взносов, которые будут выплачивать компании-агенты конгрессной деятельности (средние размеры):

- крупные конгресс–центры – 5-6 тыс. евро.;

- гостиницы – от 2 тыс. евро;

- компании - профессиональные организаторы конгрессов – 5-6 тыс. евро;

- туристские фирмы, работающие в сегменте делового туризма (DMC) – 3-4 тыс. евро;

- транспортные компании – 3-4 тыс. евро;

- международный аэропорт – 3-4 тыс. евро;

- рестораны – 1,5 тыс. евро.

Конгрессное бюро должно иметь постоянный штат и офисное помещение. На мой взгляд, обязанности сотрудников должны быть распределены следующим образом:

- 2 – 3 человека занимаются работой с научными заведениями, побуждая их участвовать в тендерах на место проведения конгрессов;

- 2 – 3 человека работают с международными ассоциациями: подготовка необходимой документации для участия в тендерах, организация инспекционных визитов для представителей оргкомитетов конгрессов, координация подготовки печатных материалов о конгрессных возможностях города/региона;

- 1 человек отвечает за развитие направления корпоративных встреч.

Таким, образом штат в количестве 7-8 человек должен обеспечивать нормальное функционирование бюро и выполнять все необходимые функции конгрессного бюро. Если обратиться к нашим европейским коллегам, то в Стокгольме штат конгрессного бюро составляет 7 человек, в Гетеборге – 8 человек.

Конгрессное бюро обязательно должно являться членом нескольких международных ассоциаций. Основными такими ассоциациями являются:

- Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA – International Congress and Convention Association) – одна из наиболее авторитетных ассоциаций, объединяющая компании и организации, предоставляющие услуги планировщикам международных встреч: туристские и конгрессные бюро, туристские фирмы, работающие в сегменте делового туризма (DMC), компании - профессиональные организаторы конгрессов, авиакомпании, выставочные компании, гостиницы, конгрессные и выставочные центры. Ассоциация насчитывает более 600 членов и является самой крупной профессиональной ассоциацией на рынке международных встреч;

- Европейская федерация конгрессных городов (EFCT – European Federation of Conference Towns) объединяет около 100 городов в 35 странах;

- Союз международных ассоциаций (UIA – Union of International Associations).

Оказание определенного набора услуг для планировщиков международных встреч (ассоциаций, корпораций) на бесплатной основе должно являться одной из важнейших функций конгрессного бюро. На современном рынке международных встреч полнота и качество этих услуг является одним из решающих факторов при выборе места проведения конгресса международной ассоциацией.

В набор этих услуг входит:

- предоставление информационных материалов о конгрессных и культурно-развлекательных возможностях города;

- предоставление информации и содействие в выборе поставщиков услуг;

- предварительная аренда конгресс-залов и предварительное бронирование гостиничных номеров;

- организация инспекционных визитов для представителей оргкомитетов конгрессов;

- составление пакета документов для участия в тендере на место проведения конгресса, в котором содержится детальное описание конгрессных возможностей города, тех площадок, на которых предполагается проведение конгресса, гостиничной инфраструктуры, а также предварительная программа конгресса с элементами социальной программы и в некоторых случаях предварительный бюджет.

Таким образом, в лице конгрессного бюро планировщик международных встреч находит объективного и профессионального партнера, у которого можно получить полную информацию о возможностях города и заручиться поддержкой на этапе предварительного планирования конгресса и выбора субподрядчиков.

Процедура работы конгерссного бюро, на мой взгляд, должна выглядеть следующим образом:

1. Исследование при помощи баз данных ICCA и UIA, определение перечня приоритетных встреч.

2. Предварительное бронирование конгрессных залов и гостиничных мест.

3. Подготовка пакета документов для участия в тендере на место проведения конгресса.

4. Организация инспекционного визита.

5. Презентация города/региона на очередном конгрессе ассоциации, где должно приниматься решение о выборе следующего места проведения (презентацию готовит конгрессное бюро, но официально презентует город/регион представитель местного члена ассоциации).

6. Принятие решения о месте проведения конгресса.

7. В случае, если принято положительное решение, работа по дальнейшей подготовке мероприятия делегируется компании - профессиональному организатору конгрессов, которого выбирает ассоциация. Конгресс бюро при необходимости выступает в роли консультанта: организует тендер между компаниями – поставщиками услуг, осуществляет контакт с властью, при необходимости дает советы в ходе подготовки мероприятия.