Глава I
Направления рационализации в центральных и местных
учреждениях в 1920е годы.
Делопроизводство в ссср.
Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, что шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В работе чиновников дореволюционной России главное место занимало писание документов и бумаг, как тогда говорили. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления.
Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.
Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/2.htm
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.) Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее
время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин- формационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Делопроизводство начала XX века называют министерским – новый этап развития, новая система делопроизводства, основанная на общих принципах, актуальных и сегодня:
- организация делопроизводства должно быть единой для всего учреждения.
- регистрация документов должна производиться один раз в упрощенной форме.
- число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума.
- контроль исполнения документов, должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер.
- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
Особенности делопроизводства в XX веке:
Четко выраженный вертикальный характер движения документа (руководитель – исполнитель - руководитель) внутри организации.
Отслеживание всего комплекта работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.
Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, карточек или журналов).
Создание специализированных служб для обработки документов: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Высокая степень стандартизации и унификации.
Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом.
В 20 е годы XX века в связи с коренным видоизменением постановки делопроизводства в условиях господства новой власти возникла острая необходимость разработки новых форм и правил ведения делопроизводства.
1920 г. - при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства.
1922 г. – создание отдела нормализации и улучшения постановки делопроизводства в составе Наркомата рабоче-крестьянской инспекции.
Разделение по отдельным ведомствам, которые занимались вопросами постановки делопроизводства.
Сформировано движение по научной организации управленческого труда.
1923 г. – сформирован Совет по научной организации труда (Совнот) при коллегии Норкомата рабоче-крестьянской инспекции.
Создание специальных рационализаторских подразделений, которые впоследствии стали называться организационными бюро (оргбюро) в центральных и местных учреждениях.
Появился руководящий методический центр по руководству рационализацией производства АТО (отдел административной техники), который занимался непосредственно рационализацией производства.
1925 г. – создание акционерного общества Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой» (разробатывание и внедрение рекомендаций по рациональной постановке делопроизводства, организационной структуре учреждений на основе тщательного обследования заводов, фабрик, трестов и других организаций).
Изготовление канцелярского оборудования для учреждений непосредственно Оргстроем.
1926 г. – образование Института техники управления ИТУ в системе Норкомата рабоче-крестьянской инспекции СССР, который работал над совершенствованием государственного управления и ведения делопроизводства в организациях.
Исходя из вышеперечисленного хочу сделать вывод, что рационализация в делопроизводстве позволила сократить число делопроизводственных работников Наркомата рабоче-крестьянской инспекции с 210 до 30 человек.
Институтом техники управления были разработаны и применялись научно обоснованные методы постановки делопроизводства учреждений, которые не утратили своего практического применения и в настоящее время.
Таким образом, необходимость совершенствования делопроизводства диктовалось объективными причинами. Формы и методы делопроизводства, сложившиеся до революции, больше не соответствовали новому типу государства, были непригодны для советских учреждений и нуждались в пересмотре. Темпы развития народного хозяйства требовали большей оперативности управления, его динамичности в реакции на быстро меняющуюся в условиях новой экономической политики обстановку.