РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт дистанционного образования

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Финансы и кредит»

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А

По предмету:  Информационные технологии в экономике

На тему: Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

Выполнила:

Насибуллина В.С. 1курс

2 семестр

Ханты-Мансийск, 2014

Содержание

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Финансы и кредит» 4

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А 4

По предмету:  Информационные технологии в экономике 4

Введение 3

1. Роль и место информации в процессе управления 4

2. Значение информационных технологий как инструмента формирования управленческих решений 13

Заключение 19

Список использованной литературы 20

Введение

Управление, как и любая деятельность, строится на некотором знании об объекте воздействия и его возможных состояниях. Поэтому информация об управляемом объекте (понимаемая обычно, прежде всего, как «данные», факты) является необходимым условием управленческой деятельности. Информация – в широком смысле – результат отражения одного объекта в другом, используемый, в конечном счете, для формирования управляющих воздействий. Необходима управлению и обратная связь в виде рефлексии результативности управленческих действий и операций. Обратная связь также представляет собой информацию. Само управленческое действие – это, в первую очередь, информационное воздействие.

В условиях осуществления стандартных, периодически повторяющихся операций эта информация и основанная на ней рефлексия доходят до уровня автоматизмов и не представляют проблему для субъекта управления. Но как только в одном из элементов процессуальной структуры управления происходят непредвиденные и трудно распознаваемые изменения, значительно повышается роль познавательной функции.

Современная отечественная экономика предъявляет серьезные требования к качеству информационного обеспечения как отдельных бизнес-процессов, так и процесса управления в целом. Степень и качество использования информационных ресурсов отражается на эффективности использования материальных ресурсов и потенциальных возможностей участников рынка, как в оперативном плане, так и в долгосрочной перспективе. Во многих отраслях наличие эффективно организованных и используемых систем информационного обеспечения управления и информационных технологий управления становится критическим фактором успеха.

Целью данной работы является изучение информационных технологий как инструмента формирования управленческих решений.

1. Роль и место информации в процессе управления

Среди функций управления важнейшее место занимает разработка и принятие решений. Оно должно быть качественным, отвечать целевой функции системы, учитывать текущее состояние и прошлый опыт данной и подобных систем. При этом определяющее значение имеют полнота и достоверность информации о текущем состоянии объекта, упорядоченное и избирательное отображение информации. Информация имеет непосредственное отношение к процессам управления и развития, обеспечивающим устойчивость и выживаемость.

Под информацией (от лат. informatio – разъяснение, изложение) в общем смысле понимаются некоторые сведения, совокупность каких либо данных, знаний. Практика управления предъявляет к информации следующие основные требования:

• значимость, которая определяет, насколько привлекаемая информация влияет на результаты управленческих решений;

• полнота, которая характеризует завершенность круга информативных показателей, необходимых для проведения анализа, планирования и принятия управленческих решений;

• достоверность, которая определяет, насколько информация адекватно отражает реальное состояние и результаты деятельности, характеризует внешнюю среду. Достоверность в значительной степени определяется надежностью источника (например, данные бухгалтерского учета и данные, циркулирующие на фондовом рынке);

• своевременность, которая характеризует соответствие информации потребности в ней по периоду ее использования;

• понятность, которая определяется простотой ее построения, соответствия и определенным стандартом представления и доступностью понимания теми категориями пользователей, для которых она предназначена;

• релевантность (избирательность), определяющая достаточно высокую степень используемости информации в процессе управления деятельностью предприятия;

• сопоставимость, которая определяет возможность сравнительной оценки условий и результатов деятельности, возможность проведения сравнительного анализа;

• эффективность, которая означает, что затраты по привлечению определенной информации не должны превышать эффект, получаемый в результате их использования;

• необходимая достаточность, которая отражает необходимый для конкретного управленческого решения объем информации.

Информация становится ресурсом для организации, если позволяет решать следующие важные для организации задачи:

• определять стратегические и тактические цели и задачи организации;

• формировать планы развития бизнеса и организовывать их выполнение;

• осуществлять контроль над текущей ситуацией в организации;

• прогнозировать изменения во внешней среде;

• принимать обоснованные управленческие решения; осуществлять взаимодействие различных подразделений.

Информация обладает рядом свойств, таких, как:

• достоверность, т.е. она не должна искажать истинного положения дел;

• адекватность, т.е. она должна соответствовать задачам и ситуации в организации;

• оперативность и доступность;

• непротиворечивость и целостность.

В современном мире роль информации определяется, прежде всего, следующими факторами:

• глобализация рынков;

• увеличение ориентации на потребности клиентов;

• развитие технического прогресса;

• увеличение подвижности и сложности внешней среды;

• увеличение взаимозависимости различных факторов внешней среды;

• усложнение системы управления фирмой;

• ускорение жизненного цикла продукта.

Информация превращается в бизнес-ресурс в рамках информационной системы организации, которая представляет собой набор взаимосвязанных элементов; их совместное функционирование направлено на сбор, обработку, хранение и распространение информации ради поддержки принятия решения, координации, контроля и анализа всего того, что происходит внутри и за границами организации (рис. 1).

Р ис. 1. Структура информационных ресурсов организации

Для управления требуется информация как извне, так и изнутри организации. В теории выделяют внешнюю и внутреннюю среду и факторы прямого и косвенного воздействия. Анализ этих факторов и прогнозирование их изменений позволяют эффективно управлять деятельностью организации.

В упрощенном виде система управления организацией состоит из управляющей части и управляемых процессов. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целевым, т.е. управляемый процесс также оказывает воздействие на управляющую часть. Взаимовлияние и воздействие друг на друга обоих элементов системы управления осуществляются через передачу информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 2), в рамках которого передается информация о состоянии объекта управления (управляемого процесса) и об управляющих воздействиях. Информационный контур, средства сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персонал, обслуживающий информационный контур, являются элементами информационной системы организации.

Рис. 2. Информационный контур в организации

В задачи информационной системы организации входит:

• поддержка процесса принятия решений путем предоставления нужной информации в нужное время и нужном месте;

• содействие оптимизации системы управления и повышению эффективности;

• создание информационной среды для осуществления управления организацией;

• создание новых методов ведения бизнеса;

• структурирование информации и др.

Внутри информационной системы должны быть предусмотрены механизмы сбора данных, их обработки и передачи готовой информации непосредственно тем, кто в ней заинтересован. Например, система собирает запросы от розничных продавцов по требующимся товарам (название, требуемое количество), затем обрабатывает эти данные, сопоставляет их с данными о товарах, имеющихся на складе или уже заказанных поставщику, и в результате сообщает розничному продавцу, возможно ли выполнение заказа и в какие сроки. Принципиальная схема информационной системы представлена на рис. 3.

Р ис. 3. Информационная система организации

Конкретный вид и характер информационной системы зависит от ряда факторов, таких, как:

• вид деятельности организации;

• типы бизнес-процессов;

• характер и процесс принятия управленческих решений;

• организационная структура организации;

• корпоративная культура;

• состав персонала.

Информационная система должна полностью повторять структуру управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические информационные системы и информационные системы оперативного управления. Соответственно, пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.

Обычно выделяют четыре основных типа информационных систем, которые обслуживают и соответствуют четырем уровням в системе управления компанией: операционные системы, системы управления знаниями, системы поддержки принятия решений, стратегические системы (рис. 4).

Р ис. 4. Типы информационных систем в организации

Операционные системы – transaction processing systems (TPS) – помогают оперативным менеджерам осуществлять элементарные действия и поддерживают основные бизнес-процессы, такие, как продажи, выписывание платежных документов, осуществление бухгалтерских проводок, учет расхода материалов и др. Основная цель этих систем – отвечать на оперативные управленческие запросы и обеспечивать осуществление различных трансакций внутри организации, например: какие остатки на складе №1, на каком этапе находится выполнение заказа на предприятии и т.д.

Системы управления знаниями – knowledge work systems (KWS) – интегрируют новую информацию в управленческую систему бизнеса и поддерживают документооборот в компании.

Системы поддержки принятия решений – management information systems (MIS) и decision support systems (DSS) – призваны обслуживать процессы мониторинга, контроллинга, принятия решений и другие административные функции менеджеров среднего уровня. Например, они обеспечивают менеджеров информацией в виде регулярных отчетов по общему положению дел в области снабжения, финансов, выполнения производственных заказов. В то же время они не дают детализированной отчетности, которая свойственна операционным системам, по конкретным статьям расходов или наличию определенных материалов на складе. От этих систем требуется поддержка процесса принятия решения при отсутствии структурированных и ясных данных, по формату «что будет, если». Например, как изменится производственный график, если компания удвоит продажи в июне, или как отразится на реализации инвестиционного проекта задержка по выполнению производственной программы на четыре месяца.

Стратегические системы – executive support systems (ESS) – помогают топ-менеджерам выявлять долгосрочные тенденции и факторы как внутри организации, так и вовне. Их основное назначение – приведение в соответствие организационных возможностей с прогнозируемыми изменениями внешней среды. Например, как изменятся в долгосрочной перспективе издержки в отрасли, или какие новые продукты появятся на рынке через пять лет.

Особое место в системе управления организацией занимают информационные системы управления, помогающие принятию решений. В большинстве случаев процесс принятия решения сводится к следующему:

• выбор наилучшего варианта из пакета альтернатив (например, в качестве критериев оценки вариантов при принятии решений по инвестиционному проекту могут выступать срок окупаемости, величина затрат и др.);

• ранжирование множества возможных вариантов в зависимости от степени их влияния на достижение цели;

• выработка критериев оценки.

В качестве примеров ситуаций, когда требуется использование данных систем, можно привести следующие: выход на новый рынок, определение стратегии развития бизнеса, поиск помещения под офис, выбор оборудования.

В своем развитии информационные системы управления прошли несколько этапов от систем, предназначенных для выполнения рутинных операций регистрации, накопления, хранения и выдачи информации, до экспертных систем, где в формальном виде представлены знания экспертов:

1 этап – создание систем обработки трансакций, предназначенных для выполнения рутинных операций с информацией.

2 этап – появление концепции автоматизированной системы управления (АСУ в нашей стране или MIS в западных странах). Эта система позволяет делать выборку и интегрировать данные из многих источников. В это же время появляются системы управления базами данных (СУБД).

3 этап – автоматизация офисной деятельности, используются преимущества распределенных баз данных, устраняется излишняя централизация обработки данных.

4 этап – появление возможности использовать диалоговую компьютерную систему (DSS).

5 этап – появляются экспертные системы, база которых значительно расширена за счет знаний экспертов.

Выбор информационной системы в значительной степени определяется организационной культурой предприятия, частью которой является так называемая информационная культура. Она предопределяет как способ использования информации, так и информационное поведение работников кампании и отражает приоритеты руководителей кампании в использовании информации для достижения успеха или предотвращения провалов.

Таким образом, невозможно представить современную компанию вне информационного поля. В то же время усложнение делового пространства, увеличение объемов информации, которая должна собираться, анализироваться, обрабатываться для целей бизнеса, требуют формирования корпоративной информационной системы, ее развития и поддержки. В структуре организации появляется новая должность – CIO (Chief Information Officer) – директор информационной службы, а перед руководством компании возникает новая задача – создание КИС (корпоративной информационной системы).