2.3. Організація робочого місця секретаря

Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її обладнання та оснащення є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робочого дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "обличчя установи", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що вимагаються секретарю та іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Меблі для відвідувачів повинні знаходиться в залі, добре проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементів організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в решті ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу.

Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіювальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, так як це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження ПОБУДОВУ інформації. Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Організація роботи секретаря, керівник якого часто відсутня

Секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах.

Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або телексом, якщо це необхідно.

Існують керівники, у яких тривалість окремих бесід, нарад, а також час, на який вони призначені, досить різні. У цьому випадку можна зв'язатися з ним тільки у визначений час. Про цей час обидва повинні чітко домовитися.

На мою думку, керівник повинен завжди говорити своєму секретарю, куди він іде, як з ним можна зв'язатися, якщо виникне необхідність і у скільки він повернеться, хоча б приблизно. І в цьому немає нічого поганого.

Робота на нарадах. Підготовка до проведення конференцій.

Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому варто просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників.

У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця.

Потрібно подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

1) приміщення для засідань на весь час їх проведень;

2) забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

3) службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

4) обслуговування в залі засідань.

Робота секретаря по бездокументних обслуговуваннях.

Професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій. У його обов’язки входить виконання великого обсягу робіт по збору, складання, оформлення, обробці усній і документацій ній інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовки засідань і нарад, за телефонним обслуговування і т.п. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є діловий контакт з керівником, уміння виконати роботу в стилі керівника.

Умовно обов'язки секретаря можна розділити на роботу за документних та бездокументних обслуговуванню керівника. До операцій з бездокументних обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керівника, підготовка засідань і нарад,організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи.

До документного обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивання в справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення на друкарській машинці документів.

Слід враховувати те, що обов'язки секретарів зверхників різних рівнів управління відрізняються як за змістом, так і за обсягом. Нерідко секретар керівника великої установи, предпріятія6 організації має в всьому підпорядкуванні співробітників, що виконують машинописні роботи (друкарки) і роботу з документами (діловод). Секретар виконує більшою мірою функції бездокументного обслуговування: прийом відвідувачів, робота з телефоном і т.д. Секретар керівника структурного підрозділу, як правило, виконує за мимо своїх основних обов'язків ще значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого часу співробітників свого підрозділу.