Розділ 2 Організація роботи секретаря в офісі з відвідувачами

2.1. Раціональне планування часу і роботи

Здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком нестравною інформації.

Цю проблему секретарі вирішують шляхом виявлення сенсу роботи з кола виконуваних ними обов'язків, замість того, щоб відповідно з логікою поступати навпаки.

Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватна. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити.

Більшість людей плутають проблеми з труднощами. Під проблемою розуміють розбіжність між "Повинно" та "Є", між планованим і дійсним.

Існують три варіанти вирішення проблеми:

1. "Повинно" - вимога, яке неможливо виконати на даному етапі. Таким чином, те, що до цих пір являло собою "Є", перетворюється "Повинно".

2. За рахунок енергійної діяльності відбувається скорочення розриву між планованим і дійсним, так як "Повинно" реально досяжно.

3. Компроміс для зближення "Повинно" та "Є".

Раціональна організація роботи секретаря

Порядок розташування документів:

1. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в секретаріату.

2. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані чи повинні бути незабаром завершені.

3. Вихідні матеріали: те, що йде з

секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в

папки або обкладинки.

Вихідні документи необхідно розділити на:

а) власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства;

б) документи, що розсилаються в межах підприємства;

в) документи, призначені для підшивки у справи.

Поточну роботу слід розділити на:

1. Строкову - до виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо).

2. Менш строкову. Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку.

3. Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів. Матеріали повинні розташовуватися у шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладено в окрему папку.

4. Документи постійного вживання. Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час. Якщо цього вчасно не робиться, то накопичується достатня кількість документів, серед яких часом важко знайти необхідний, витрачається зайвий час на його пошуки. Перевірку краще виконувати у вільний від основної діяльності час, щоб не відволікатися і нічого не переплутати.

2.2. Безпосереднє полегшення роботи керівника

Призначення графіка

а) Своєчасне виконання чергових завдань.

б) Розпізнавання власних сильних і слабких сторін.

в) Краще використання власного часу.

г) Економний працю.

д) Підвищення продуктивності праці.

Розподіл відповідальності за дотримання термінів

У роботі багатьох зверхників зустрічаються елементи імпровізації, але не завжди вони можуть налагодити необхідне планування часу. Тому секретар повинен послідовно, але не дуже явно і не нав'язливо виховувати у керівника почуття потреби в плануванні часу, принаймні, у відношенні до самої себе. Не слід приймати розпоряджень керівника, не домігшись відповіді на питання, до якого терміну вони повинні бути виконані. Тоді керівники, можливо, прийдуть до висновку, що раціональніше призначити конкретні терміни, щоб секретар залишила їх у спокої.

Численні наради виявляються марними, оскільки не встановлюється точно, хто відповідає за виконання завдання і до якого терміну його необхідно виконати. Як правило кажуть: "Терміново" або "Найближчим часом". А наскільки терміново або яке найближчим часом - часто не уточнюють, за всі помилки платить секретар.

Тому секретар повинен дбати про календар-пам'ятки свого керівника. Багато керівників часом забувають про свої розпорядження, і тому секретар зобов'язана думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим "опікуном".