53. Звіт. Реквізити документа. Вимоги до оформлення.

Звіт (рос. отчет) - документ, який містить письмове повідомлення про виконання роботи (завдань, доручень тощо) за певний проміжок часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти складають на спеціально віддрукованих бланках, а текстові пишуть на звичайному папері за встановленим зразком.

У звітах зазвичай пишуть про роботу (завдання, доручення, практику, підготовку розділів дисертації), виконану протягом певного періоду (року, місяця, кварталу).

Реквізити звіту:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (зазначають установу, напрям діяльності, звітний період).

4. Текст, який складається з таких частин:

o вступ (завдання, які було поставлено перед установою або конкретною особою за звітний період);

o основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

o висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє);

o підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата складання.

6. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожній з яких має відповідати свій заголовок (наприклад, навчальна робота; виховна робота у студентських групах; наукова, науково-методична робота тощо).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у звітах, які будуть надіслані за межі установи.

54. Довідка. Службові записки. Реквізити та оформлення документів.

.

Довідка (рос. оправка) - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя та діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки бувають особисті та службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, найчастіше формату А5, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації. Довідки про виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми та внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації. Підписує їх, крім укладача, керівник установи. Така довідка має бути засвідчена печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не засвідчуються печаткою.

Реквізити довідки:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.