Практическая работа № 4. Применяю теорию на практике:

2.

3.

4.

5. 6.

7.

8.

5. Работа со списками

   Список - это организованная специальным образом информация таблицы - каждый столбец содержит данные одного типа, каждая строка в списке является записью. Все записи имеют одинаковую структуру, т.е. состоят из одних и тех же полей. Организация данных в списке аналогична организации баз данных, хотя термин база данных применяется чаще по отношению к информации, загруженной в таблицу из внешних баз данных.

Если информация таблицы преобразована в список, то ее можно сортировать, фильтровать, суммировать, подводить промежуточные итоги.

00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000

Создание списка. Выполняется в любом месте рабочего листа в два этапа.

В ячейки вводят первую строку списка с именами полей (столбцов), которые определяют структуру (форму) списка, и следующую строку с данными - первую запись. В ячейки первой записи можно ввести и формулы по правилам электронных таблиц. Затем выделяют эти две строки и - Данные-Фор­ма. Эта команда переводит Excel в режим работы со списком данных. Появ­ляется окно формы - встроенной базы данных (БД). В этом окне удобно вводить, удалять, коррек­тиро­вать записи и выполнять типовые для БД операции.

После перехода в режим БД можно продолжить ввод данных. Для перехода из одного поля в другое применяется клавиша <Tab>, обратный переход - <Shift -Tab> ; переход к следующей записи - <> или <Enter>. Если в какую-либо ячейку первой строки была введена формула и получено значение, то при заполнении остальных строк в режиме БД в соответствующих полях эти же действия выполнятся автоматически. Однако ни формулы, ни значения в этих полях не отразятся, править их нельзя. Можно копировать одина­ко­вые значения полей из предыдущей записи в текущую - <Ctrl + ">. После заполнения всех записей - <Esc> или кнопка Закрыть.

Операции со списками. Просмотр БД - листание записей списка - выполняют так же, как и при наборе в окне формы; для этой цели предусмотрена линейка прокру­тки. Очистка поля - <Del> на клавиатуре; удаление целой записи - Delete (Удалить) в окне формы.

Для выполнения операций над БД ее выделяют или устанавливают курсор внутри БД (списка) и командой Данные-Форма переходят в режим форм.

Поиск записей - кнопка Критерий. Появляются чистые тексто­вые окна для каждого поля - в них вводятся критерии поиска. Например, если в поле ФИО задать Н*, будут выданы все фа­ми­лии, начинающиеся с буквы Н; для соотно­шения <=300, выбираются строки-записи со значениями переменной этого поля не более 300. Затем - Найти следующее и появляется первая найденная запись, удовлетворяющая критерию. Так же выдаются и последующие записи. Чтобы задать другой критерий - новый щелчок на кнопке Кри­терий; отменить режим поиска - кнопка Форма.

Выборку данных начинают с установки курсора на ключевое поле. Затем - Данные-Фильтр-Автофильтр - и на экране появится таблица, к каждому имени поля которой добавлен раскрывающийся список. В списке можно выбрать значение поля для использования его в простом критерии выборки или - пункт Настройка, чтобы задать сло­жное условие с использованием логических операций И и ИЛИ. Выбранные записи можно скопировать, распечатать, перенести в другую таблицу. Восстановление всех записей на экране - команда Данные-Фильтр-Показать Все. Отмена режима фильтрации - Данные-Фильтр-Автофильтр.

Упорядочивание записей начинают с установки курсора на любую ячейку списка данных (если сортируются все строки) или выделяют область сортировки и - команда Данные-Сортировка. Появляе­тся диалоговое окно с полями Сорти­ро­вать по.. и Затем по., позволяющими задать до 3 ключей (уровней) сорти­ровки при наличии групп данных, т.е. данных, имеющих одинаковые значения в ключевом поле. Так, если упорядочить данные некоторого списка с информацией о сотрудниках по полю Пол, список будет разбит на две группы - женщин и мужчин. В пределах каждой группы можно еще раз отсортировать данные - по фамилии, по году рождения и т.д. Такая сортировка называется многоуровневой. Она позволяет быстро формировать диапазоны строк в списках по одному сложному условию.

Промежуточные итоги. Эта функция позволяет получить итоговые значения для отдельных групп данных. Операцию нужно начинать с сортировки всех строк таблицы по тому полю, для групп данных которого будут вычисляться итоговые значения. Затем для получения итогов устанавливают курсор в любую ячейку списка, выбирают команду Данные-Итоги, в диалоговом окне устанавливают необходимые опции.

Ниже рассматривается пример обработки упорядоченных данных Потребительской корзины.

Чтобы получить проме­жуточные итоги для заданной (Исходной) таблицы, нужно выполнить следующую цепочку действий:

Данные - Итоги - При каждом изменении в - Наименование - Использовать функцию: - Сумма - Добавить итоги по: - Колич - Стоим - Заменить текущие итоги - Итоги под данными - OK.

Кнопка "+" повышает уровень детализации списка.

Удаление промежуточных итогов выполняется при помощи команды Данные-Промежу­точные итоги-Удалить все.

Консолидация данных. Предоставляет еще один способ объединения (сжатия, группировки) и компактного представления данных одной или нескольких таблиц. Списки данных можно обработать и отобразить в одной итоговой таблице. ­ Источники данных могут находиться на том же рабочем листе, что и итоговая таблица, на других листах или в другой рабочей книге. Консолидация возможна, если обрабатываемые данные исходных таблиц имеют одни и те же заголовки.

Реализуется при помощи команды Данные-Консолидация и выбора в диалоговом окне этой операции необходимых опций. Сначала вводятся ссылки на объединяемые данные прямо с клавиатуры или косвенно  путем выделения мышью интервалов ячеек. После задания каждой ссылки нажимают кнопку Добавить. При выделении каждого диапазона следует учесть, что первый выделенный столбец определяет поле группировки данных, а последний  обозначает те данные, над которыми будет выполнена указанная операция.

В поле Функция выбирают необходимую операцию для получения итоговых данных. Если вместе с данными выделяются имена полей в столбцах или наименования строк, то их отмечают как заголовки в полях Использовать метки. Активизация поля Создавать связи с исходными данными ус­тановит режим автоматического обновления объединенных данных при изменениях в таблицах.

Прежде чем вызывать команду консолидации нужно установить курсор либо в начальной ячейке нового рабочего листа, либо в одной из свободных ячеек текущего листа.

Сводные таблицы. Позволяют легко и быстро преобразовать структуру данных большого списка, чтобы данные сгруппировать и подытожить, сделать наглядными основные результаты вычислений и проанализировать информацию с различных точек зрения. Являются наиболее мощным средством по сравнению с методом консолидации и "промежуточными итогами".

Для облегчения процесса создания и обработки таких таблиц применяется Мастер сводных таблиц. С его помощью из полей исходной таблицы создается новая структура - макет сводной таблицы (в дальнейшем СТ). При этом некоторые поля исходной таблицы используются для группировки данных, над данными других полей выполняются суммирующие или другие операции. Если некоторое поле определяется как поле столбца в сводной таблице, а другое поле как поле строки, то в ячейке СТ на их пересечении будет находиться итоговый результат (сумма, количество, диапазон..). Лучше всего поясняется этот эффективный механизм на конкретных примерах.