Российский Государственный Социальный Университет

Инструкция по exel

Выполнила:

Гудыма Наталья

Возможности excel

1. Организация и принцип действия электронных таблиц

Организация таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Строки нумеруются числами от 1 до 65536, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами A, B, C,..Z, AA, AB,..IV. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной (выделенной, маркированной) ячейки. Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний: <Ctrl+Home>, <Ctrl+End>  в начало таблицы, в конец; <Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp>  постранично вправо, влево, <PgDn>, <PgUp> - вниз и вверх на экран. Однако перемещение осуществляется только в пределах заполненной части таблицы. Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек  копировать их, перемещать, удалять, оформлять. Такую группу нужно выделить. Проще всего это делается мышью: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши протягивают в последнюю (нижнюю правую) ячейку. Эту же операцию удобно выполнять клавишами <Shift-стрелки>. Адрес такой обла­сти таблицы записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12. Если необходимо выделить группу несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише <Ctrl>. Эти группы полей адресуются с применением ещё и точки с запятой (A8:C12; D15:E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) - <Shift> и по щелчку на крайних диагональных точках.

Ввод данных в таблицу. В качестве данных используют конс­танты (числа, текст, даты) и фор­мулы. Для ввода данных с клавиа­туры устанавливают курсор в нуж­ную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажа­тием клавиши <Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. По умо­л­чанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому краю, а текст  по лево­му. Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак "минус" или число заключают в круглые скобки. Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83 . Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4  0_{<пробел>}3/4. Смешанная дробь, например число 2,1875 вводится в исходном виде. Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (команда Формат-Ячейки-Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами.

Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула ="13.08.91"-"01.08.91" возвращает число 12 (в числовом формате Общий).

Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего выделяется диапа­­зон клеток, в строку формул вводится выражение и  <Ctrl+Enter>. Автоматическое заполнение клеток при вводе логически связанных данных  названий месяцев, годов, целых чисел, дней недели можно выполнить при помощи мыши: заполнить две подряд клетки (чтобы показать начальное значение и шаг изменения данных), выде­лить их и растянуть интервал выделения зах­ва­том и перемещением рамки за нижний правый уголок  черный крестик  маркер заполнения. Если интервал не распознан, в клетки запишется одно и то же значение. Другой способ  команда Правка-Запол­нение-Прогрессия, которая в специальном диалоговом окне предлагает четыре варианта заполнения (арифмети­чес­кую и геометрическую прогрессию, даты и Автозаполнение).

Перед вызовом команды нужно в первую ячейку диапазона ввести начальное значение изменяемых данных и выделить весь диапазон, а в диалоговом окне задать шаг изменения данных и  OK. Вместо выделения диапазона данных можно задать параметр Предельное значение.

Создание своей (новой) последовательности: - выбрать команду Сервис-Параметры-Списки-Добавить, - в список последовательности ввести свой набор имен, нажимая <Enter> после каждого имени, - OK и возврат в таблицу. Ещё проще  ввести свои данные прямо в таблице один раз, выделить их, выполнить Сервис-Параметры-Списки, чтобы перейти в окно последователь­но­стей, и нажать кнопку Импорт .

Клеткам и интервалам таблицы можно дать имена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал (или ячейку) выделяют, выполняют команду Вставка-Имя-Присвоить и вводят имя.

Ввод и копирование формул. Ввод любой формулы в ячейке должен начинаться с ввода знака равенства. Тогда в строке формулы отображается формула, а в ячейке после завершения набора и нажатия клавиши <Enter> - результат ее вычисления. При помощи формул можно прис­ва­ивать содержимому выделеной ячейки числовое или тексто­вое значение. Например, формула =" Наташа" запишет в ячейку "Наташа", выражение =3+2 вернёт 5. Но 3+2 без знака равенства воспримется системой как текст.

Если одна и та же формула используется для данных в последовательных строках или столбцах, её набирают один раз (обычно в 1-й строке), а затем копируют при помощи маркера заполне­ния или командами Правка-Копировать, Правка-Вставить. При обращении к ячейке в формуле, обычно указывается ее номер. Такая ссылка называется относительной. Например, A1, С4. При перемещении или копировании формулы относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения. Если при копировании формулы необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной ссылкой. В абсолютной ссылке, когда указывается номер ячейки перед именем столбца и перед номером строки ставиться знак "$". Например, $A$1, $B$1 и т.п. Кроме этого, можно использовать смешанные ссылки, например, A$1 или $A1. Часть ссылки, не содержащая знак "$", будет обновляться при копировании, а другая часть, со знаком "$", останется без изменения. Вставка сразу двух дополнительных символов доллара выполняется клавишей <F4> сразу после набора адреса. Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде: арифметические: +   / % ^ (cложение, вычитание, умножение, деление, процент и возв. в степень), сравнения: = < > <= >= <> (не равно), текстовые: & - конкатенация (соединение) символов, логические: И ИЛИ НЕ  логическое умножение, сложение, отрицание. Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Правка-Спе­циаль­ная вставка. Эта команда даёт возможность копировать отдельно значения, формулы, форматы и, кроме того, выполнять копирование в ячейки, содержащие другие значения, применяя при этом одну из операций: сложение, умножение, вычитание, деление между новыми и имеющимися в ячейках значениями. Исполь­зовать при переносе несмежные обла­сти нельзя.

Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к наборам данных, содержащим однотипную информацию). В качестве аргументов можно брать целую строку, стол­бец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого  результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответст­вующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например, =А1:В5 / С1:D5 и  <Ctrl-Shift-Enter> (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо <Enter>).

Просмотр таблиц. Предварительный просмотр (меню Файл) выдает на экран документ, подго­товленный к печати. Выход из этого режима - кнопка Закрыть. Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы.

Команда (Окно -Разделить) делит окно на 2 окна или на 4. Во всех окнах находится один и тот же рабочий лист и есть независимое упра­в­ле­ние окнами, что позво­ляет просматривать одновременно разные части одного документа, часто удаленные друг от друга. Можно изменять данные в некоторых строках или сто­лбцах и наблю­дать изменение данных в другой части таблицы. Убирают панели командой Окно-Снять разделение.

Сохранение табличных данных. Выполняется при помощи команды Файл-Сохранить как. Команда Файл-Сохранить как.. может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:

- для работы в этой же системе; в зависимости от типа объекта (таблица, диаграмма) файл получит расширение  .xls или .xlc;

- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением.xlt;

- Text или CSV  кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей  табуляторы или запятая;

- DBF  для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.

Опции команды Файл-Сохранить как-Параметры позволяют сохранять предыдущий вариант таблицы с расширением .bak, устанавливать пароль доступа к файлу и пароли защиты данных.

Выход из системы Excel реализуется командой Файл-Выход или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами <Alt-F4>.

Практическая работа № 1. Сначала я создала таблицу по расчету заработной платы, где с помощью ввода формул нашла подоходный налог, пенсионные отчисления и результирующие выплаты, а также сформировала итоговые ячейки по окладу и выплатам.

Наглядно показываю что и как я делала:

1. 3.

2. 4.

В следующем пункте задания нужно было создать 2 аналогичные таблицы с удвоенными значениями данных двумя способами  с использованием массивов и специальной вставки:

В последнем пункте задания надо было в столбцах А и В создать таблицу значений функции

y = при изменении x от 0,5 до 4 с шагом 0,1.